高校OA系统电子公文高效运转机制初探

2013-12-04新乡医学院院长办公室薛宏

办公室业务 2013年11期

文/新乡医学院院长办公室薛宏

随着OA系统的使用和推广，借助于网络平台和信息化手段，公文处理工作效率得到极大提高。与人工传送处理相比，OA系统中公文以电子形式进行流转，方便快捷，省时高效。目前高校基本上都采用OA系统对公文进行处理。为此，适应公文处理新形式变化，有必要逐步探索建立高效的公文处理运转机制，以进一步提升工作效率。

一、OA系统电子公文处理的基本环节

OA系统中电子公文处理主要包括拟制、办理和管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。按照公文来源的不同，可以分为外来文件和内部文件。外来文件为接收上级、平级或不相隶属的其他单位的公文，内部文件为单位内部发布的公文，二者都包含登记、呈批、运转、归档等4个基本环节。

二、高校OA系统电子公文处理的基本要求和做法

（一）登记环节：严格登记手续，做好公文相关信息录入工作

无论是外来文件还是内部文件，在开始环节就要对公文进行登记备案，以便于日常查询和管理。目前一般是本地登记与在线登记相结合。本地登记即在本地制作表格，将公文的基本信息如收文时间或者成文时间、文号、标题、附件数量等录入，以备查询和归档使用。在线登记就是在OA系统中录入公文的相关信息，内容与本地登记一致，公文登记列表可由OA系统自动生成，并可以通用的EXCEL表格格式导出，为公文的在线归档做好准备。

（二）呈批环节：严格呈批手续，按照规定程序要求逐级进行

无论是外来文件还是内部文件，办公室文秘部门都要按照职责分工和领导批示内容呈送，不可随意选择和越级进行。在OA系统中有严格的权限限制和流程规则，不同岗位的处理权限不同，不同文件的处理流程也会不同。如果不遵循预先设置的处理规则，将严重影响OA系统内公文的下一步正常运转。

（三）运转环节：严格执行流程，保证公文得到有效处理

有两个方面的主要因素：一是公文处理流程，二是执行这些流程的管理人员。流程要经过充分征求各方面的意见后设置，并在实践中不断加以改进，优化处理途径来达到最好的处理效果。负责执行的管理人员必须拥有强烈的责任意识和熟练的操作技能，才能承担起高效运转公文的重任。在实际工作中，高校一般是建立以办公室为中心的一级中转站和以部门办公室为中心的二级中转站的流程流转模式，在流程中绑定各级管理员岗位，由专人具体负责公文运转。

（四）归档环节：严格督办落实，及时做好公文归档工作

公文尤其是急件的处理有时间上的要求。要做好未完成处理公文的督办工作，及时提醒责任部门处理后进行归档。目前受技术手段限制和安全需要，高校OA系统公文归档一般采用双模制，即电子形式和纸质形式同时归档。在OA系统中，有最基本的归档功能，可以实现在线实时归档。由于并不是全部公文都具备归档价值，可在OA系统中与档案管理系统建立对接，待提交后再进行分类整理和归档。对于没有联网功能的档案管理系统，则需将OA系统中完成处理的电子公文下载并打印后进行物理归档和纸质归档。

三、建立OA系统电子文件高效运转机制

（一）成立统一协调机构

由于高校OA系统几乎涉及校内所有部门和个人，因此需要成立或指定专门机构进行统一协调管理。以作者所在高校为例，成立了教育信息化建设委员会，由校级领导担任主任委员和副主任委员，各职能部门和教学单位行政负责人为成员，宏观协调信息化建设工作。其下设有办公室，设置在负责信息化建设的业务部门，负责日常事务的具体管理。

（二）建立联动机制

为保证公文处理的各个环节畅通，应加强OA系统管理者与使用者之间的联动，一方面便于督办，另一方面便于收集反馈信息，以利于进一步改进工作。为加强沟通，OA系统应增加电子便笺、手机短信等交互功能和提醒功能，便于及时解决公文在处理过程中遇到问题。同时，适应数字化移动办公需求，应同步设计移动OA客户端，方便使用者在智能手机、平板等设备上使用，实现电脑网络和移动网络并行处理，可以有效提升工作时效。