文/深圳观澜街道人才人事服务中心 张新星

人事档案管理中存在的问题及解决对策

文/深圳观澜街道人才人事服务中心 张新星

随经济、社会各项事业快速发展，人事档案管理工作也随之受到人们的广泛关注。人事档案管理工作需要不断的完善，不断的规范化，才能更好地发挥人事档案在干部管理工作中的重要作用。本文对人事档案管理存在的问题及如何解决进行了探讨。

干部人事档案；人事管理；信息化；安全管理

一、人事档案的重要性

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。一在公民日常生活、工作，包括技术企业、教师、公务员等行政、企事业单位岗位评定和正常职位更换调动等社会活动中，最能提供最具权威的信息资讯，为组织部门全面地、历史地考察了解和使用人才提供依据，同时也为国家积累了档案史科。

二、人事档案管理中存在的问题

（一）档案材料不齐全、失真

人事档案的内容是由若干份材料组成的。它的来源十分广泛，内容和形式多种多样。由于单位的不规范，一些年度考核表、履历表缺少盖公章或是缺少履历表，后续的在职学历、培训、职称、奖惩等材料没有及时收集归档，仍在个人手上或是工作调动后留在原单位。这些材料的不齐全、失真现象严重影响到人事档案的质量，甚至人事档案的利用价值。

（二）档案工作人员身兼多职并不专业

由于企事业单位对人事档案管理工作不重视，觉得档案工作不能直接给单位带来经济和社会效益，又浪费大量的人力物力，所以并没有配备专职人员，也没有经过档案专业培训，只配备了兼职工作人员。往往兼职人员身兼数职，并没有档案专业知识，只是拿着钥匙管理库房，档案有材料来了就放入库房。只是一种简单管理，更不会去追补缺少的材料，也不会审核档案材料是否真实、是否齐全。这样就严重影响对档案材料的收集，无法保证档案的完整性和安全性，无法全面地提供服务。

（三）人事档案管理信息化程度落后

人事档案材料的原始状态是记载在纸张上的信息，现阶段的人事档案管理系统设计简单，具有与人事信息档案系统可以连接数据库，共享信息，打印档案目录等一些简单功能，就没有设计电子档案方面的功能。传统的人事档案信息化简单管理模式已不再适应当前企事业单位的运行与发展。因没有人事电子档案，经常查找人事信息，必须查阅原始纸张档案，就会使档案的原始纸张受损坏，无法确保永久保存，信息也无法得到很好的利用，查借阅人事档案就会产生很多的不便，就无法提供更全面更好的人事信息服务。

三、加强人事档案管理的建议

（一）重视人事档案材料收集工作

收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，干部人事制度的改革，考察、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求及规定。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

（二）加强人事档案管理人员的队伍建设

人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员及领导的重视和支持。档案管理必须配备档案专人管理，成立档案工作领导小组。档案工作人员要不断的提高自身的政治素质和专业素质。根据文件规定，人事档案管理人员必须是党员。由于社会的发展，党员的限制性，实际不可能做到每个档案管理员都是党员，但不是党员的档案管理员也必须提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看成是一项政治性工作。

（三）增强档案信息化及制度的建设

人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段充分地应用在人事档案管理中，达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。在管理档案中必须建立建全相关工作制度，在现有的中组部规定的八项档案制度外，还要根据档案管理工作的需要成立自身的档案管理制度，有电子人事档案存在，还必须建立电子人事档案管理制度。

我们必须加强干部人事档案工作，科学地建立和管理好干部人事档案，将人事档案工作作为积累历史资料、提供人事信息的重要任务，为行政、企事业单位发现人才、识别人才、培养人才、使用人才提供真实、准确的信息，为今后的社会发展过程中人事档案能够在更大范围内，更多的服务类别中，人事档案以更好地服务于社会。

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