文/临沂市城市建设勘察测绘院 盛开霞

人事档案是记录个人学习、工作及实践经历的真实历史记录，直接反映了一个人的思想状况、工作能力、学习能力等成长状况，人事档案既可以作为人们经历、学历和工作水平评价的重要依据，也可以作为个人社会关系状况及奖惩情况的参照依据，是个人求职、单位求才的有效参考。因此，做好人事档案的管理工作，对做好人力资源管理有着重要作用。随着我国政治、经济体制改革的逐步深入，人事档案也逐渐面临新的问题，需要适时地进行改革和创新，以适应新形势的发展需求。

一、现阶段人事档案管理中存在的主要不足

人事档案制度产生于上世纪五十年代，逐渐成为我国一项常规性的公共管理工具，对我国的人才队伍建设、人才管理、国家安全、福利分配等起到了重要的贡献。但随着我国实行改革开放，由原来的计划经济体制向社会主义市场经济体制转变，传统的人事档案制度所具体的身份性和体制性弊端逐步暴漏出来，急需进行改善，主要暴漏出来的问题有:

（一）人事档案内容缺乏真实性，所需材料不全

在人事档案中最重要的就是保证内容的真实性，但现有的档案材料中有些内容的真实性让人怀疑。有些材料前后不符，如时间方面，出生年月的公历、农历任意填写，缺乏正确性；档案中的考核鉴定材料中填写的只有优点，没有缺点，只反映成绩，没任何过错。这些状况从本质上反映了在档案材料填写过程中缺乏实事求是精神，只重视个人利益，只要有利于自己的内容就填，不利于自己或和自己关系不紧密的则不填或漏填，主观性较大，或者人事档案材料不全，一些应该有的履历表、年度考核表都没有，个人的学历资料、职称证书、工资材料等也不全。而相关的人事档案管理部门也睁一只眼闭一只眼，不严格审核把关，对存在的问题置之不理，任由发展，使得人事档案不能真实的反映个人你的真实状况，使得档案成为一种可有可无的工具。造成这种状况的原因主要有两个方面:第一是管理部门对人事档案的重视度不够。第二是分管人事档案管理的部门不能及时将材料收集起来进行保管归档。

（二）部分单位领导不重视人事档案管理工作，在档案硬件设施上投资过少

这种情况在过去的很长时间内普遍存在，单位领导把人事档案的管理工作认为只是简单的保管性工作，没有对人事档案形成足够的重视，单位的档案室应该是严格管理，具有优良环境的场合，但是在实际操作中，部分单位虽然在其它方面大力投资，但却不愿意在档案管理上投入资金，致使档案室陈设简单，有的甚至连计算机也没有，更为严重的是，有的单位干脆没有专门的档案室，人事档案管理太过松懈，还有的档案资料发霉烂掉，导致档案不完整，对档案的使用造成了一定的影响。

（三）档案管理人员专业水平低，管理手段陈旧

在现实操作中，因为单位对于档案建设没有引起很多的关注，档案管理人员中没有专业人员，都是身兼数职的工作人员，兼职档案管理人员经常变换工作岗位，对档案管理不专业，认识不到档案工作的标准、要求、重要性，对档案资料的集中、梳理、入档、裁订等业务不熟悉，不能有效进行干部档案的管理，从而使档案管理不规范、不达标。在管理方法上，表现为管理方法过时，因为对人事档案管理工作生疏，在用到档案时常常都是亲自动手在档案橱柜中翻找，很容易使档案的纸张受到损坏，破坏了档案的完全性和安全性。

（四）人事档案管理的信息化程度偏低

当前网络技术应用广泛，计算机应用遍及各个领域，有效提高了办公的现代化效率。但是在人事档案管理工作方面，这些现代的科技手段还没有充分地发挥作用，计算机技术没有应用到人事档案管理当中来，在人事档案管理当中，有的单位没有使用人事档案电子信息化体系，还依靠原来的手工制作，需要很多的时间和人员，并且档案管理效率不高，与单位其它方面的科学化、信息化形成鲜明的对比，这都对人事档案管理有很大的影响，在一定程度上也浪费了人力财力。

二、优化人事档案管理的方法与策略

（一）规范管理档案材料收集、归档和鉴别

资料的集中是关键，干部使用当中的考查、考试、学历、进修、晋职等有很多材料要求及时收档整理，提高了人事档案集中管理的要求。档案管理人员一定要把职工的年度考评、学历进修、晋职等多种资料主动集中，予以归档，如果遇有需要档案的，要把用过的档案及时回收，依据全国关于档案管理的有关要求，集中整理入档。

（二）领导要重视档案工作的设备建设

单位领导要高度重视档案的管理工作，设立档案专用库房，要有防火、防盗的设施，档案所用橱柜要用铁材料，档案保存库房的面积要达标，在库房内要添加空调、除湿、火灾预防设备，库房设备要具有以下标准:防火灾、防潮湿、防虫蛀、防偷盗、防光线过强、防温度过高等。要具备三个基本操作空间，即库房、档案查阅室、办公室。

（三）加强人事档案管理人员的培训与学习，提高人事档案管理人员专业水平

如何有效管理单位的人事档案，档案的管理人员在当中起了很大的作用，档案管理人员要经常进行政治理论学习和参加专业知识培训，提升自己的政治思想水平和专业能力水平。单位领导部门要对本单位的档案管理人员加强监管，录用那些政治思想过硬，为人正直，有强烈责任心的共产党员，在平时工作中，要注意这些人的各种进修学习，在档案管理的专业知识上下功夫，使这部分人经过专业知识培训，认识到档案管理工作的严重性，争取运用现代科技手段进行档案管理工作，提升工作效率，使档案管理工作的质量得到提高，主动寻求新的管理方法，力争使人事档案管理工作更规范、更合理，适应当前快速发展的经济建设。

（四）建立人事档案信息体系，提升科学管理标准

随着信息化进程的不断深入，关于人事档案的管理观念要迅速转变，应当尽快应用现代科学技术和手段进行档案管理，把人事档案管理工作提升到一个新的水平，争取提前实现人事档案信息化管理。现在，国外许多发达国家早已运用计算机进行档案的管理工作，国内运用计算机帮助整理档案的机关单位也日益增多。这种形势表明，人事档案的管理工作必须应用计算机管理，在信息化高速发展的今天，如果要做好档案的管理工作，就势必一定要运用先进的计算机技术和方法进行人事档案的管理，结合有关单位，打造适合自身档案管理的信息管理体系，使本单位的人事档案管理工作提早实行数字化管理，同时还应该对人事档案进行规范科学的管理，使档案管理工作顺利开展。

三、结语

以前人们普遍认为“人事档案”没有什么作用，这种观点在一定程度上制约了人事档案的发展管理，要迅速扭转这种认识，在完善国家制度的条件下，使我国的人事档案管理更加规范化，能够适应社会主义市场经济的发展和需要，把新时代的各种人才信息展现在人们面前，跟上时代发展的脚步，认识到档案的服务性质，使建设的档案具有重大实用价值，目前，国家关于人事档案的管理不断提出新的要求，使人事档案的发展重新具备崭新的活力，将为社会经济的迅猛发展提供强有力的支撑。