档案管理的现代化趋势

2013-12-04保定市第二医院赵鹏保定市中医院孙川

办公室业务 2013年11期

文/保定市第二医院赵鹏；保定市中医院孙川

管理现代化是发展的必然趋势，是科技发展到一定阶段的必须结果。档案管理必须早日现代化，与信息社会发展同步，从根本上实现档案管理的社会主义现代化发展。

一、档案管理中的问题

第一，档案管理制度化问题。自二十世纪中业以来，档案管理作为公共管理中一种常规性的工具对我国的国家安全、信用建设、干部管理等诸多方面作出了创造性的贡献。随着社会主义现代化进程不断的加快，市场经济不断纵深发展，传统档案制度无论是从身份还是体制上都显露出很多弊端。死档弃档、人质档案、虚假档案、档案克隆等现象日趋突显，而二元化体制所形成的人才壁垒、制度交易、单位封闭、身份阻隔等负作用日益显现，在有些人心目中，这种档案事实上已变成了食之无味弃之可惜的“鸡肋”，处境相当尴尬。

第二，档案立卷不规范，卷宗质量较低。档案卷宗内容前后填写不一。有些档案卷宗的前半部分写的是一个方面的内容，而档案卷宗的后半部分则是另外一个方面的内容，二者之间没有太大的联系。二是案卷纸张的规格不一。由于纸张规格不一，导致部分表格在印制时超出了装订线，给归档工作制造了很多麻烦。三是档案材料归类混乱。普遍存有的现象是该归档的散材料没有及时归档，而有些不该归档的却归了档。很多材料像表彰和处分类似的材料比较容易散失，还有一部分没有加盖人事部门的印章。

第三，在档案管理的实际操作中，技术滞后，效率太低。在档案的整理过程中，某些单位大部分靠人手工操作，费力费时，效率低，没有运用电子信息化管理人事档案，不适应行业的科学现代化管理水平。我们的工作思路、视野容易受到封闭的管理工作和陈述的管理方法的束缚。要在思想上转变，必需弘扬开拓创新精神，为档案工作创新营造良好的氛围。认真吸取档案管理工作中好的经验，掌握档案工作的规律和特点，用新思路解决新问题。

二、实现档案有效管理的策略

基于以上对当前档案管理中存在的问题及其成因分析，笔者认为可从以下几个方面着手应对:

（一）必须转变传统的档案管理观念，增强现代化意识

现代化档案管理必须要求有现代化的管理观念。档案管理的主要内容是要有现代化的管理思想。假如档案工作者不具备现代化思想意识，就会直接影响管理档案的现代化进度。没有现代化档案管理思想，即便是有先进的档案管理和保护设施，也不能被称作现代化的档案管理。在实现这种现代化管理的进程中，相关档案工作者一定要树立科学管理的思想观念，并建立起与时俱进的档案管理意识，彻底转变重管理轻利用和封闭保守等观念，将传统被动式服务的档案管理转变成主动式服务管理，由封闭式服务模式转化成开放式服务模式，更好的使档案工作适合社会主义现代化经济的发展。

（二）建设好硬件设施，具备现代化的技术和装备

在档案管理中，要充分运用现代科技，及时配备科技现代化所必须的计算机、光盘记录机和互联网等办公设备，开发新的档案管理软件，加快管理档案的现代化进程。这就要求政府增加财政支持的力度，相关档案部门也应大大提高工作水平，得到更多的财政支持；与此同时，相关档案部门应利用自身存有的档案资源，从各个方面挖掘潜力，开发出种类多样的档案信息来适应社会的需求，把档案的内在价值变成经济效益。

三、加大开发档案资源的力度

首先，要想迅速的获取档案信息，必须要凭借现代化科技手段。基于档案信息量的不断增加，再加上电子载体的大量涌现，档案工作必须应用计算机及多媒体技术，打破传统的纸质载体的信息储存方式，对档案信息进行文图声同时储存，实现现代化多层次、全方位的档案管理。要快速了解档案信息，就必须要选择统一标准的软件，软件要首先具备先进性，与此同时，还要符合我国的国情，使档案的管理达到现代化水平。

其次，在档案的收集和管理中要介入电子文献。电子文献具有很多特性，比如信息共享、动态文件特征、载体稳定、不可识别性、依赖性、形式多样性等，再加上寿命短，体积小的特点，所以应尽快建立电子化信息管理系统，自其产生便对有关业务进行监督，从而来确保拥有持久性的信息。