如何做好高校档案管理工作

2013-12-04北京市交通运输部管理干部学院档案科陈秀

办公室业务 2013年11期

关键词：档案管理信息学校

文/北京市交通运输部管理干部学院档案科陈秀

一、绪言

高校档案是一所学校的历史记录，档案管理的过程是对学校发展史的回顾和思考，只有重视档案，了解学校建设的发展过程，才能更好的完成下一步计划，使学校的教学水平、校风校纪管理等各方面再上一层楼。所以档案管理工作在学校管理工作中占有相当重要的地位。

随着时代的发展，档案管理工作也面对这技术创新的挑战，现在的高校中档案管理工作存在着各种问题，“怎样做好高校档案管理工作”的问题亟待解决。

二、高校档案管理工作的重要性

高校档案是对学校教学管理、科研开发、学科建设和校纪校风管理等教学实践活动的忠实记录，是学校发展的真实反映，同时也是衡量该校教育教学水平的重要指标，高校档案，对于高校下一步教学和管理计划的制定具有很高的借鉴和推进价值。

高校档案管理对与高校教育事业具有重大推进作用，它保证了高校管理、教学建设等工作连续性，可为党政管理、学期学科建设等工作展开和推广，提供查考凭证和参考依据，为高校各学科的教学评估工作积累数据，为高校修订建校历史提供材料。另外，高校档案中收集、鉴定、整理的一些文件材料，可以为高校吸引生源提供事实证据，为高校提高声誉准备有力的数据资料。

高校档案管理工作就是把分散的、单一的、孤立的资料信息，集中起来，科学的整理、分类、归纳，完成资料的系统化和全面化。促进高校的管理、科研、教学、评估等工作的全面快速发展，高效优质的高校档案管理对于高校的发展有着至关重要的作用。

三、当前我国高校档案管理工作现状与问题

（一）认识不够深入、重视程度不够

对档案工作的重视不够，认为档案管理工作就是整理文件、处理资料，没有认识到其对学校管理工作的重要作用，认为档案整理没有经济价值，只要能应付外调，不丢失不泄露就可以了。

（二）管理技术落后，档案信息查询困难、利用率低

虽然随着办学条件改善，计算机技术已经在档案管理工作中得到推广和应用，但由于各高校档案系统的独立性，造成现阶段各高校的档案管理系统的数据库形式一般为条目数据库，全文数据库、多媒体数据库都没能得到很好的应用，使档案信息查询困难，利用率低下。

（三）档案管理人员技术水平不够

档案管理技术的创新对管理人员的技术水平提出了更高的要求，但在大多数高校，技术引进较快速但管理人员的培养和更新跟不上要求，管理人员无法最大限度的利用新技术，使档案发挥其真正的作用。

四、如何做好高校档案管理工作的思考

（一）实现档案管理工作标准化

随着新时期新技术的应用，计算机应用于档案管理工作中，电子档案的出现意味着档案信息的大量增加，也就对管理工作提出了更高的要求。制定严格、统一的标准，不仅对教学、科研等各项工作的规范化起到促进作用，同时为档案整理、检索和查询提供依据，同时为计算机技术的应用提供了标准。计算机在档案管理的主要功能有:资料存贮、信息补充和修改，完善档案内容以及查阅、检索档案；对所有已存档的信息按要求进行分析、加权、排序、比较、统计等筛选。实现档案管理工作的自动化，用计算机代替人工操作，提高档案管理工作人员的工作效率。

（二）更新管理观念:树立开放意识，提倡发展意识，鼓励创新意识

高校档案信息具有流动性，其加载着不同时期不同学科的教学、科研、管理等方面的实践活动，对学校的改革、发展具有重要的参考和借鉴作用。增强档案信息的开发利用，对于档案信息的完善具有很大的意义。

现代的档案管理观念需要适应新时期的管理技术和要求，计算机网络的应用对于档案管理中的开放意识和发展意识都是很大的促进。因此档案管理工作人员在对信息概念有深刻理解的同时，还应对信息化工作具有正确的认识。以正确的标准来确定档案信息的保密程度，完成不同高校或不同学科之间的交流，以促进工作技术的发展和档案整理工作本身意义的提高。在知识经济时代，高校的档案管理不只要实体档案资料的收集整理，更要求档案与人之间的互动关系，应在工作中大力创新，不断提高工作效率，完善工作质量。