对信息时代背景下档案保护工作的思考

2013-12-04枣庄市人力资源服务中心尚文宇

办公室业务 2013年11期

文/枣庄市人力资源服务中心尚文宇

一、引言

档案是一种珍贵的社会财富，对于国家各个领域的发展都有着重要的保存和参考价值，档案一旦丢失后果不堪设想。随着社会的飞速发展和进步，档案资源的开发力度越来越大，档案利用的频度越来越高，档案需求的开放性越来越强，因而，档案如何被及时、有效的安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命等问题，也相应地突现出来。档案从存储介质上可以分为纸质档案和电子档案两大种。传统的档案保护方法一般是针对纸质档案进行的，然而纸质档案和电子档案有着本质上的区别，因此对两者的保护理念、方法和技术都有很多大的差异。

二、传统档案保护方法和技术概述

传统的纸质档案保护虽然有较丰富的内涵,但可总结为一个主题,即对档案载体——纸张的保护(包括修复),以期延续档案的寿命。对纸张进行保护可从两个方面进行，一是纸张本身，主要是在防霉、防蛀、对这破损的纸张的修裱加固和对扩散字迹的恢复等方面下工夫,或进行一些必要的缩微、复印等复制工作①。另一方面是对存储纸质档案的外部环境进行控制。档案库房温度过高或过低，湿度太大或太小，都会影响档案制成材料的耐久性，因此，对档案库房的温湿度进行控制与调节，尽量使其保持在一个合适的范围是传统档案保护的常用手段。

三、信息时代下档案保护工作面临的新挑战

随着信息技术的发展和广泛应用，电子档案是未来档案业发展的趋势。对电子档案的保护工作也显得尤其重要，然而由于目前技术的不成熟也为电子档案保护工作带来了不少难题。

（一）储存载体寿命短

电子档案的载体与纸质档案不同，其材料是磁性物质和光盘。而制成这些载体的材料有其固有的特性，对保管条件更有特殊的要求。磁性物质容易产生静电、吸附灰尘，保护不当磁粉容易脱离，伸长后不易恢复，这些缺点都给文档保存带来很大难度。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应②。与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要短得多,磁盘、磁带一般不足十年,光盘也不过二三十年。

（二）网络环境的安全问题

电子档案的使用和传播是和互联网分不开的，电子文档只有依赖于网络技术才能将其资源共享性发挥到极致。然而互联网是把“双刃剑”，它在给人们带来方便、高效率的同时也带来了网络威胁。比如电脑病毒、系统或程序漏洞、黑客攻击等都会使电子档案面临被修改、盗窃甚至被删除销毁的危险。尤其是电脑病毒，它可以通过修改其它程序,并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的污染，造成整个程序软件甚至整个系统的瘫痪。如今电脑病毒已经是电子信息保护方面的主要隐形杀手。