文/湖北省疾病预防控制中心 李忻芝

一、电子档案是时代发展的产物

进入网络时代，国家机关、社会组织及个人开始无纸办公，大量的电子文件产生，逐渐代替了传统的纸质文件，电子档案及其管理推动了档案事业的发展，也开辟了许多新的研究领域。电子档案的产生标志着档案管理进入了现代化管理阶段。档案部门作为社会信息产业的组成部分，必须采取相应的措施，以现代化管理手段，把档案信息的数字化、网络化、智能化以及个性化的形式，转化为真正有效的信息，服务于知识经济，服务于这个对于有效信息有着强烈渴求的时代。

二、电子档案的比较优势

（一）载体形式与体积

电子档案的载体非常多，磁盘、光盘等，不像纸质档案具有单一性；而且电子档案容量大，体积小，是纸质档案无法相比的，大大节省了存放的空间。

（二）复用性与利用性

档案的反复利用对纸质档案产生损失和破坏，而对电子档案的反复提取和复制对档案寿命的影响并不大。纸质档案只能到档案室里去查阅利用，而电子档案不受距离限制，传输便捷，利用方便。

（三）信息的共存性和共享性

电子档案利用方便，具有共享性。而纸质档案只能一人一件，难以做到同时使用。

（四）信息的可操作性

电子档案可以由计算机直接处理，解决了传统立卷工作中的繁琐问题，利用者可以在计算机中直接将信息转化成自己需要的形式，这些都是纸质档案无法做到的。

三、电子档案的局限性

（一）依赖性和不可识别性

电子档案的查阅和利用必须依赖于电子设备，在电子设备有误、停电等特殊情况下，要想查阅就无法实现。

（二）载体不稳定而且寿命短

磁盘、光盘等载体，由于时间长和反复利用，会造成一定的损坏。

（三）文件的形式过程难以体现

纸质文件由于内容与载体的密切结合，文件的制作、修改、完成过程全部可以通过载体反映出来。而电子文件的制作过程已不再实物化，在编辑过程中，文件的形成过程，包括草稿、历次修正稿统统被消灭，再也无法恢复。

（四）文件内容容易失真，安全性差

电子文件信息容易失真，而且由于没有“原件”，其失真程度难以核实。造成其失真的原因有三方面:其一，电子档案有易修改的特点，而且修改后不易被察觉；其二，由于电子文件的载体和读写技术的不稳定也会造成信息失真；其三，由于病毒侵入，造成电子文件信息失真。

（五）开发费用高

电子档案的管理需要高新的计算机管理软件，这不仅需要有力的硬件设备支持，还需要高级编程人员与档案管理人员的配合，就需要足够的资金保证。

四、电子档案、纸质档案的共存与互补

（一）电子档案与纸质档案的共存状态

长期以来，档案室一直以纸质载体的档案为归档的主体，对纸质文件进行收集、整理、分类、立卷、保管、利用，形成了一整套的档案管理方法，随着信息社会的不断发展和深入，越来越多的电子文件出现在我们的工作中，使我们不得不正视电子文件的存在，思考电子文件归档的实际问题和方法。

目前，电子文件的形成通常有两种情况:第一，先产生纸质文件，后因工作需要进行数字化处理，形成电子文件。第二，在平时的业务、生产活动过程中直接形成电子文件，但出于对文件证据的考虑，再转化为纸质文件。

怎样处理好两种载体文件同时归档的问题成为目前档案室的主要任务之一。要让两种载体文件发挥各自的有事为利用者提供更好的服务，必须要有完善的管理机制，形成优势互补。

（二）电子档案与纸质档案的优势互补

纸质档案具有稳定、永久、静态，而电子档案则是不稳定的，非永久性的，且为动态的。电子档案与纸质档案各自的特点决定了这两种载体形成的档案同时存在，同时存在既可以做到安全持久，又可以互补各自的不足，更好地发挥档案的利用价值。

1.两种载体档案的共存可以解决电子档案的依赖性所造成的弊端。电子文件的产生依赖于计算机，电子档案的读取识别受电子设别的制约，一旦电子设备因外界原因造成无法工作时，及时提供相对应的纸质档案既可弥补这一不足。

2.两种载体档案共存可以解决电子档案难以确定性的原始性。电子档案的原始性即法律效力，现在国家还没有明确的规定，只保存电子档案，如果后期发生难以确定的纠纷，就没有有力的法律证据加以辅助。但如果能够提供相应的纸质档案，则这种问题就会迎刃而解。

3.两种载体档案的共存可以解决纸质档案无法实现的便利性及复用性。纸质档案是唯一的，不便于多个利用者同时使用，而电子档案可以进行多个复制，可以同时提供给不同利用者，满足不同利用者的实际需求，提供不同角度的信息。当利用者在异地时，电子档案就可以跨越距离界线，及时提供，方便利用者尽早获取信息。

4、两种载体档案的共存可以保证档案的安全与永久。存储电子文件的光盘等介质保存期限有限，保存相应的纸质档案以备不测。目前电子档案的保管技术与方法还不是特别的成熟，而纸质档案的保管已经有悠久的历史，技术相对成熟，有保证。

五、“双规制”是解决问题的有效途径

鉴于电子文件、纸质文件并存且互有优劣的情况，目前通用的方法是采用“双轨制”。归档文件形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。使用不同的编目方法和贮存手段。我们可以在每卷纸质档案备考表中注明相对应的电子文件编码，同样，也在电子文件归档中注明相应的纸质文件档案，以便利用时参照互补。通过“双规制”，可以有效地做到了电子档案和纸质档案的互补，确保档案管理万无一失。

[1]李镝鸣.关于新时期电子档案与纸质档案共存的思考[J].新疆档案,2005.

[2]闫青泉.基于档案信息安全的档案数字化管理[J].晋图学刊,2009.

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