胡桂琴

（十堰市中医院，湖北 十堰 442012）

当前，随着现代信息技术的迅猛发展，各行各业都已充分认识到信息技术对于提高工作效率和管理水平的重要作用。作为与医院档案管理相关的部门，必须顺应时代的发展潮流，高度重视和认真思考医院档案管理的信息化建设问题，改革传统档案管理模式，不断促进医院服务模式和管理水平的提高。

1 医院档案管理信息化建设的重要意义

1.1 有利于原始档案的保护

原始档案是非常珍贵和重要的资料。在传统的档案归档方式中，档案资料大多以纸质化的形式存在。随着时间的推移，档案资料日积月累，数量越来越多，占用了大量的储存空间。另外，由于纸张的特性，档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作，在管理模式上存在着管理成本高、使用效率低、原件容易损坏等问题。将医院的各类档案进行信息化手段处理后，一是可以有效地保护档案原件，避免档案原件被过多地直接使用和借阅而导致原件的损坏甚至丢失；二是可以对档案进行安全备份，做到有备无患；三是可以大大节省储存空间，缓解医院普遍存在的办公场地不足的紧张状况。

1.2 有利于改善档案的归档方式

在医院档案管理工作中，档案部门要对各类文件进行及时的归档和整理。采用传统的归档方式，不仅需要耗费大量的时间和人力，而且还需要大量的空间用于存贮档案资料。将档案进行信息化处理后，可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来，有效提高工作效率，并且可以利用档案软件提供的功能和统一信息格式，随时进行录入、转换和提取档案信息，查阅文件的归档情况。若发现未及时归档的或不符合归档条件的材料也可以及时进行督促和整改，这样就大大改善了档案的归档方式，使档案管理工作更加规范。

1.3 有利于档案信息资源的利用和整合

传统的医院档案管理方式不利于档案信息资源的利用和共享。由于档案存贮于不同的部门和医疗科室，给各部门相互调阅资料带来了很大的不便。将档案进行信息化处理后，各部门可以利用医院的局域网方便快捷地查询有关资料，检索速度快、效率高、范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。

2 当前医院档案管理信息化建设存在的问题

2.1 医院档案管理信息化建设的意识薄弱

受传统观念的影响和制约，我国一些医院尤其是医院的领导层对档案管理信息化的重要性认识不足，导致档案信息化建设的意识薄弱，不愿意对档案信息化建设所必须的软硬件设施进行投入，造成档案管理还停留于传统模式。

2.2 医院档案管理信息化建设的制度缺失

部分医院在进行档案管理信息化建设时，缺乏科学统一的档案管理制度标准和模式，使得信息化建设领导和运行机制不健全，思路不清，职责不明，建设和管理处于混乱状态。

2.3 医院档案信息化管理人员的素质欠缺

目前，大多数医院的档案管理人员都没有经过专业化的档案管理培训，对信息化的档案管理知识不甚了解，导致其档案管理的信息化素质参差不齐，日常管理工作处于被动状态，直接影响了医院信息化档案管理的科学和规范。

2.4 档案管理软件系统开发相对落后

目前，我国关于档案管理软件方面的开发速度和水平还明显落后于计算机硬件技术的发展，尤其是在医院档案管理软件方面显得更为欠缺。随着医疗档案数量和种类的快速增长，以及对档案信息化的利用需求的不断增加，单版机计算机档案管理已经无法适应当前形势的发展，缺乏可兼容性和可扩张性，急需升级和更新。

2.5 标准化程度低

档案管理信息化建设标准程度的高低是衡量医院档案管理信息化水平的重要标志，是保证归档信息有效利用的关键。当前，不少医院的档案管理信息化建设标准程度低，，医院收费系统、统计系统、病历病案系统、检验系统、影像检查系统等部门系统不全一致，规格不一，不能通用，也与档案管理系统存在着接口、存贮档案数据方式不同和无法交换等问题，档案信息资源无法实现共享。在各医院的信息网络建设中，档案信息系统和网络建设各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。没有统一的规范和标准，医院内部的数据分析不统一，不能实现档案信息共享的要求。

3 加强医院档案管理信息化建设的对策和建议

3.1 转变观念，充分认识医院档案管理信息化建设的重要性

由于医院档案管理的信息化管理对医院的发展具有极其重要的意义。因此医院上下尤其是医院领导层要切实转变观念，充分认识到医院档案管理信息化建设对于促进医院事业发展的重要意义，确立科学完善的管理体制，从多方面推进信息化建设工作，促进医院事业的长远发展。

3.2 建立健全档案信息化建设的管理制度

建立完善的规章制度，可以减少档案信息化管理的随意性，保证档案管理工作的健康和可持续发展。一是，要明确岗位职责，责任到人；二是，建立医疗档案管理信息化规范体系。医院应依据国家有关档案信息化建设的规定和规范，建立规范化的档案管理软件，适应多种文件存储格式、支持实时浏览，具有互联网及内联网检索功能。能够实现收集整理、数据存储、借阅管理、权限控制、检索浏览、统计报表、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足医院档案的一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要，从而保证医院内部信息网、卫生系统网和档案系统网之间的档案信息存储、交换工作的顺利进行；三是，制定软硬件定期维护制度，保证信息管理系统的正常运行；四是，制定科学的用户权限管理制度，保证信息的安全性；五是，设立一定的奖罚机制，以此来激励工作人员的责任心。

3.3 提高档案管理人员的信息化技术和水平

现代化的档案管理人才是实现档案管理信息化的有力保证，因此必须提高档案管理人员的信息化技术和水平。一是引进专业人才，尤其是引进既掌握档案管理知识又通晓计算机和网络技术的复合型人才，以此改变管理队伍的素质结构，做好人才储备工作；二是对现有人员进行档案管理信息化知识的培训。要制定培养规划和目标，实行人员的淘汰制度，培训合格者才能上岗。

3.4 加强基础设施建设

医院要结合自身的经济实力，不断加大对档案信息化建设的投入力度，为档案管理部门配备相应的存储设备及软、硬件设施，实现医院档案的电子化、自动化管理，发挥现代科技的优势，提高工作质量和效率。根据档案馆室建设标准，配置档案集中管理所需要的办公室、阅档室、库房，购置工作必备的计算机、复印机、装具、档案密集架；解决保护档案必需的空调、除尘器、消防器材、安全监控器等设备装置，为目标管理工作创造物质条件。

总之，医院档案管理信息化是社会主义市场经济下对医院管理更加专业化和职业化的要求，是提升医院市场竞争力的重要手段。加强档案管理的信息化建设对于医院领导决策科学化、医院现代化建设以及提高医院的工作效率和服务水平具有极其重要的意义。