张中宇

【摘 要】近年来，日本的TPS（丰田生产方式，又名精益生产方式）已经风靡全球，国外先进企业ERP管理也在大力推广并且已经深深的影响了我国企业的经营模式，特别是JIT（准时化技术）、CRM（客户管理管理）和 SCM（供应链管理）等先进的管理技术。这就要求我们企业必须控制好系统内的每个环节，特别是企业的供应链环节尤为重要，因为他它涉及到生产、物流、销售和财务等部门。那么，作为供应链的输入端——采购，如何来更好地管理就显得举足轻重。

【关键词】采购流程；供应商管理；成本控制

随着经济的发展和社会的进步以及西方先进管理模式的引进，我国企业的经营方式和管理方式也出现了一些新的思想。其中之一就是传统的企业单纯地以增加每年的销售额来加强自己盈利能力，而现代企业中，逐渐把节约成本看着是盈利的一种方式——成本的减少等于利润的增加。而对于一个企业特别是制造型的企业来说，想降低销售产品的成本，除了在生产技术和管理上下功夫外，采购环节不可忽略。

一、采购工作在企业运作中的重要性

采购作为物流活动的起点，涵盖了从供应商到需求方间的货物、技术、信息或服务流动的全过程。企业通过实施有效的计划、组织与控制等采购管理活动，合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点，以有限的资金保证经营活动的有效开展，在降低企业成本、加速资金周转和提高企业经营质量等方面发挥着积极作用。

1.采购在企业生产及供应链中的重要性。

采购成本是企业成本控制中的主体和核心部分。对于典型的制造型企业来说，采购成本（包括原材料和零部件）要占产品总成本的60%，例如汽车行业的采购成本约占一辆车成本的80%。合理采购能保证经营资金的合理使用和控制，从而以有限的资金有效开展企业的经营活动。

2.采购在保障质量方面的重要性。

制造业产品的质量，在设计不出现差错的前提下，首先决定于采购物料的质量。TS16949把采购质量放在极其重要的位置，提出一系列质量保证措施的要求，说明采购作业是把好产品质量的第一关。

3.采购在新的生产模式中的重要性。

现在，准时化技术（JIT）、供应商管理库存（VMI）等"按需生产"模式对企业提出了更高的要求.企业生产的Lead Time不断缩短的同时，库存却需要不断的减少。如何能够以最少的库存来满足企业生产的物料需求？更进一步说就是如何能以最小的代价满足客户的订单需求？市场的需求是很难捉摸的，不管现在的统计和预测技术如何高超，销售部门的需求预测与最终的订单差异还是如此之大需求预测和订单之间的差异成了采购流程中最重要的一环，采购需要对两种可能的情况作出最快的反应。

二、采购工作中存在的主要问题

目前，我国企业采购已基本实现市场化运作，现行采购模式主要有三种：传统的不透明采购方式、公开招标采购方式、电子商务采购方式。由于经济环境和企业的管理环境，现代采购工作的某些理论在实际操作中并不是那么全面，某些理论很难在工作当中实施的，所以我们在正常的工作中还是存在不少问题的：

1、供应商信誉管理意识淡薄，提高采购风险，间接提高采购成本。供应商的信誉评估是采购供应链管理的重要环节，而多数汽车企业至今未意识到供应商信誉管理的重要性，缺乏公平合理的信誉评价体系，无法有效地将供货准时率、售后返修率等作用到供应商信誉评估中，在过程中无法衡量和分析供应商的信誉程度和变化情况，提高了采购的风险性，一旦出现采购订单执行失败等现象，将对采购和生产造成严重影响，间接升高采购成本。

2、在我们日常的工作中，大量协作费用成为降低采购成本的直接瓶颈。协作费用主要发生在事前准备合同和事后监督及强制合同履行的过程中。有时由于在采购供应链中缺乏有效的信息传递机制和手段，造成企业需要花费大量的人力和物力，支付大量协作费用，无形中加重了企业成本负担，增加了采购供应链的运作成本。

3、采购管理观念的转变滞后。随着我国改革开放的进展，经济效益观念日益加强，大而全、小而全的企业组织形式将逐渐被专业化生产和企业之间的协作模式所替代。

（1）前期对供应商考察时间过短，常出现不合格的供应商影响整个项目或生产正常进行；根源主要是整个项目开发周期过短，强调速度，直接导致采购部门应有的时间周期缺乏。

（2）本地供应商少，外地供应商多，直接导致协同开发成本偏高，引发采购中标准不一致的问题；主要是由于对本地供应商扶持力度不够，平时都是选市场上现有供应商，而外地供应商在对企业的现场支持、包括送样、JIT方面存在很大问题，而且运输成本也偏高。

除了上述问题外，采购员本身的职业素质培养也存在某些缺陷，比如有些采购员不愿去花费业余时间来充实自己，不愿去主动了解最新的市场动态，更不愿去研究采购产品的制造工艺，这就导致采购员的创新思维受限，工作无法提升。同时，由于激励体制的不尽人意，有些采购员没把公司利益放在第一位，影响到采购质量增加企业成本。

三、改进采购管理、降低企业成本的思考

针对出现问题，个人觉得应该采取以下策略。

（一）优化采购管理体系，降低整个的采购成本

采购工作中，如果采用先进合理的采购流程和制度也会大大降低整个的采购成本，我们公司自从引进通用全球先进的管理体制降低了不少采购的管理成本。与其他企业相比，我们采购员主要通过以下工作来降低采购成本及成本控制。

在一个采购项目的发生后，我们会成立采购小组，坚持合理分工、相互制约、不相容职务分离、明确责任，定期组织小组人员学习业务知识，提高业务能力，以理论知识为指导进行业务交流，学习知名企业先进的采购管理方法，在总结企业实践经验的基础上，根据自身的情况和特点加以修正，把先进的管理体系己有化，形成规章制度并不断的充实和完善，形成一种动态的管理机制。

同时，在工作中，我们采购团队也会建立严格的采购制度，这既能规范企业的采购活动，还能预防采购人员的不良行为。依据企业的性质、规模建立完善的采购框架及采购流程控制。采购流程分权运作、相互制约，严禁一人完成采购的全过程。首先，根据工作需要由申请人填写请购单，经有批准权限的授权人审批，做到有效的监控。然后进行市场询价，了解市场行情，做到货比三家，商品质高价低。一定要选择信誉度高的供应商、选择进货渠道、进货方式，看哪种方式更有利于降低进货成本。了解市场行情后进行报价、议价，对议订的价格由相关责任人审批。对于大宗材料和零件的采购一定要签订采购协议，对双方的权利、义务及商品的数量、质量等加以明确。收货方必须对实际收到的商品进行数量核对、质量鉴定，并由采购员和仓库保管验收签字，办理入库手续，账单齐全后再付款。在以上采购过程中，相关责任人要以书面签字形式一层一层把关，以便财务、内审、质检等部门的监督和控制。生产过程中由于采购商品的质量因素出现问题，要追究相关采购人员的责任，该罚则罚，并向供货单位索赔。

有时，对于某些产品的采购我们会采用电子商务的方法来精简采购周期，以降低成本。通过企业信息门户，汽车制造商与供应商可以直接进行信息交互，精简冗余的信息传递环节，优化采购流程。减少非增值环节的占用时间，缩短了采购提前期，缩短订货与交货的时间间隔，为按订单生产提供时间保障。

为了部门间的沟通顺畅，我们采购员会定期组织相关部门（技术中心，财务部，供应商质量管理部，物流部等）人员开个交流会，会议主要交流协调问题，每个部门会根据流程及规章制度对其他部门提出相关建议以便建立有效的沟通机制，简化某些工作的流程和时间。

（二）加强供应商管理，改善供应质量

1、对于合格的供应商，要培养和加强长期合作伙伴关系

良好的合作关系首先必须得到供应和采购双方最高管理层的支持和协商，双方需要了解相互的企业结构和文化，并适当地对企业组织结构进行改造和对企业文化进行再塑造，解决文化和态度之间的障碍，尽量消除业务流程和结构上存在的障碍。在长期合作伙伴关系建立的实质阶段，双方需要进行期望和需求分析，相互之间需要紧密合作，加强信息共享相互进行技术和设计支持。可以从以下几个方面着手：

①供应和采购双方的高层领导建立经常性互访制度。供应和采购双方的高层领导应经常进行协调与沟通，建立有效的激励机制，共同分享战略协作带来的好处，努力营造一种良好的合作气氛。

②供应和采购双方经常进行有关成本、作业计划、质量控制信息的交流和沟通，保持信息的一致性和准确性，通过提供信息反馈和教育培训，促进供应商质量改善和质量保证。

③建立联合任务小组，实施并行工程。供应和采购双方的企业之间应建立一种基于团队的工作小组，采购方在产品设计阶段让供应商参与进来，同时采购方也积极参与到供应商的生产流程和产品研发过程中，及时响应顾客的需求，为顾客提供高质量的服务。

④协调供应商的计划。一个供应商能同时参与多条供应链的业务活动，在资源有限的情况下必然会造成多方需求争夺供应商资源的局面。在这种情况下，制造商的采购部门应主动参与供应商的协调计划。特别需要指出的是，要想维持长期的合作伙伴关系，相互间的信任是必不可少的。只有相互信任，双方才会共同寻找解决问题和分歧的途径，而不是寻找新的合作伙伴。相互信任比事先预测、依靠权威或进行谈判等手段可更快更经济地减少合作伙伴间的复杂性与不确定性，并能因此大大改善双方的合作绩效。

2、实施供应商的本土化战略，发挥本土供应优势

我们有很多的供应商都是外省的，这和本地供应商相比在某些方面处于劣势，比如，运输成本过高，响应不及时，经常会由于自然的原因（大雪、大雨和公共设施的改造）而造成供货不及时。并且供需双方的沟通成本也挺高。这就要求我们尽量启用本地的供应商。目前，我们会敦促本地的供应商在生产规模、技术创新和管理体系方面不断地提升。只有这样，当我们要求提高时，本地才有相应的供应商资源。

（三）建立有效的激励机制和采购员培训计划，提高采购绩效

在一个企业当中，采购员与外界沟通是最多的一个岗位，是公司和供应商产生经济关系的主导人，也就是说采购员经常和钱打交道。如果公司对采购员没有一个很好的激励机制和薪资水平，那么采购员会受到金钱的诱惑而违背某些原则，以致损害公司的利益。同时，为了公司的成本策略能和市场接轨，那么采购员需要不断的进步，不断地学习相关专业知识，这点靠采购员本身是很难实现的。这就需要公司定期的培训要让采购员觉得学习也是工作的一部分。我们采购员在平时也要加强的自己的责任心，把自己工作的每个环节（做PO、统计成本、签订合同、降价谈判等）都尽职尽责的去做，做每件工作都要把公司利益放在首位。

总之，有效的采购工作的管理将是企业在21世纪一个重要的竞争武器，我国企业必须加快提高自己的采购管理水平，以提高自身的竞争能力，才能在未来的竞争中立于不败之地。鉴于目前采购环境的日趋严峻，采购压力的日渐增大，本文旨在提醒采购从业人员改变心态，改变采购的工作思维，把经济和管理的思想同时注入日常的工作当中，主动迎接挑战，适应市场经济发展的要求，把企业的采购成本控制工作做好。

参考文献：

[1]《采购及供应链管理中心手册》作者：上汽通用五菱汽车有限公司 2009新版.

[2]《采购成本控制与供应商管理》作者：周云出版日期：2006年8月.

[3]《管理经济学》作者：李平2005.

[4]《经济学原理》作者：格里高利·曼昆 1998.

[5]《采购与供应管理》作者：（加）米歇尔·R·利恩德斯 （美）哈罗德·E·费伦 著 2002.