□文/吕慧燕

（河北省交通运输厅公路管理局 河北·石家庄）

随着信息时代的到来，人们的工作方式与生活方式发生了前所未有的变化。在全球化、信息化和网络化的浪潮下，互联网络作为一种信息传播的载体，实现了整个社会的资源共享，拉近了组织、机构和个体之间的距离。Gartner研究小组指出创建和管理文件档案将花费整个组织总收入的6%～15%。因此，为了提高基于文件档案信息的创建、使用和管理的效率和水平，一个行之有效的解决途径就是电子化文件档案。目前，我国各级政府部门、企业和院校的电子政务、电子商务系统中大量的电子文件档案通过互联网发布和流转，文件档案摆脱了以纸质形式存在的历史，以磁、光、电等多种介质为主要载体的电子文件档案应运而生。随着电子文件档案管理的逐步普及，各个单位管理电子文件档案没有统一的标准，文件格式、管理系统、安全程度等方面不尽相同，产生的问题也随之而来，电子文件档案管理正面临着信息泄露、信息丢失、非授权访问、病毒侵害、木马感染等问题。因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个重要的研究课题，引发了人们越来越多的思考。

一、电子文件档案概述及特点

各国权威机构对电子文件档案均有明确的定义。美国联邦管理法规中对其的解释是：“包括数字的、图形的以及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”《美国联邦文件管理术语手册》将电子文件档案解释为：“其存储形式是只能由计算机处理的文件，也叫机读文件和自动化数字处理文件”。2002年国家质监总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文件档案定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”可以得出，电子文件档案是以数字编码形式记录于磁盘、磁带、光盘等多种存储载体，依赖计算机系统处理，并可在通信网络上传输的文件。

电子文件档案依托于计算机的软、硬件系统。文件档案的接收、制作、处理、归档、检查等全部管理操作都必须通过计算机系统才能完成。电子文件档案在计算机系统中是按照数字编码的形式进行存储的，并且一般的管理操作也基于数字编码来实现，只有通过特有解码程序才能识别。在计算机系统基础上的信息管理能够很容易进行增删查改，在信息数据不断增加的情况下，适合文件档案的动态维护。综合以上，电子文件档案主要具有以下几方面特点：

一是高效快捷。信息化的普及使得文件档案能够依托信息习惯进行方便、快捷、高效的管理。相比人工档案管理而言，避免了检索查找、立卷归档等困难因素，使得工作人员可以从繁重冗余的体力劳动中解脱出来，极大地提高了档案信息检索的速度、档案信息的归档质量。文件档案通过信息化、网络化管理后，能够实现按“件”归档，改进了按“卷”归档的局面；通过随机管档，能够实现平时整理立卷，改进了集中立卷、顺序管档的局面。这些改进将集中的工作量转变为分散的工作量，提高了归档效率，实现了电子文件档案管理的高效快捷。

二是归档便捷。电子文件档案具有灵活的存储方式，其存储位置包括磁盘、光盘、云存储等环境，根据管理的需求而产生改变。其存储信息能够通过通信网络在不同的终端之间、不同的网络间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，在不同的管理软件之间进行交互，而电子文件档案的内容不会发生变化。传统的归档方法较为复杂，当文件立卷遇到归档文件缺失时，需要进行补漏增缺，唯一的方式就得拆卷重新归档，开销非常大。而通过计算机系统管理电子文件档案，仅通过数据库的事务操作即可补漏增缺，管理省时省力，能够大大减少工作人员管理档案的工作量。

三是质量提升。文件档案管理并不仅仅是将档案信息进行保存，做归档处理，其本质目的在于二次开发和利用，通过数据查询分析、数据挖掘等方式，提取相关信息，分析潜在数据。通过计算机管理电子文件档案后，档案人员就可以把时间和精力放在档案编研上，提升文件档案的质量和水平，并有精力进行二次数据信息开发，从而提高文件档案利用的效率，能够发挥出时效价值，更好提供服务。

二、电子文件档案管理面临的主要问题

电子文件档案在管理过程中也面临着一些问题：

一是信息技术发展过快，电子文件档案保管面临难度加大。如果仅对电子文件档案中的文字进行管理，标准化程度较高，管理内容较为单一，应用环境较为简单，采取一定的安全管理等级，并定期进行电子文件档案信息的备份，长久保管并不十分困难。但是，随着多媒体技术的发展，在实际工作中，电子文件档案就成了多种媒体信息的混合体，各种格式、各种类型的影像、图像、声音资源使得电子文件档案的存储结构、技术环境、管理方式更加复杂。电子文件档案的格式并无统一的标准，主要采用流行和广泛使用的应用程序中标准的电子文件格式：超文本标记语言（HTML）、可移植文档格式（PDF）、Word 文 档 （DOC）、ASCII文 本 文 件（TXT）、微软读书阅读器（LIT），等等。而在电子文件档案管理中具体使用哪种格式依赖于应用程序、欲解决的问题、使用习惯和使用传统等因素。同时，各单位各部门的信息化发展水平不一，应用失衡，信息化软硬件基础设施建设参差不齐，即使同一政府部门，从机关到基层没有统一的管理规范，标准不能统一，电子文档管理系统可能版本问题而导致接口不同，无法在整个系统内部互联互通，而在软硬件系统更新后可能导致电子文件档案信息的完整性受到破坏。

二是电子文件档案的原始性、可靠性容易被破坏。文件档案的传统载体是纸质材料，其原始性不仅能够通过内容、纸张大小、纸张材质等形式展现出来，而且可以通过字体、字迹、印迹、褶皱等方面对其原始性进行判断。而电子文件档案是“实态”的纸质形式到“虚态”的电子形式的转变，判断电子文件档案的真实性、完整性、原始性和可靠性的技术难度较大。电子文件档案出错的概率远远高于纸质的传统文件档案，单位内部管理的疏忽或恶意行为，导致电子文件档案删改、复制或篡改，内容难以识别。被篡改后的电子文件档案不会出现任何痕迹，一旦出错就很难进行正确性的恢复。同时，伴随着处理信息量的不断增大，电子文件档案的内容更趋庞大、复杂，背景信息、相关内容不断累加，软件缺乏健壮性、硬件支持不足、管理疏忽等因素可能导致电子文件档案的可靠性很难保障。

三是电子文件档案信息安全问题。随着电信网、广播电视网、互联网在向宽带通信网、数字电视网、下一代互联网三网不断融合，各种资源在网络空间漫天传播，电子文件档案以办公自动化和信息网络为基础，其传播不仅仅限于互联网络空间，在传播过程中很可能遭受第三方攻击，篡改、窃取甚至替换传输的电子文件档案内容，破坏其原始信息。钓鱼网站、网络病毒、木马的威胁可能导致接入网络的设备受到感染，病毒很可能在内网中渗透并感染其他终端，导致内网中保存电子文件档案受到破坏。同时，一些在网络中传输的档案信息可能在传输中被窃听、截取，这些档案信息被不法分子获得后将严重威胁单位的建设和发展。

三、电子文件档案管理相关问题解决对策

面对上述电子文件档案管理过程中存在的问题，可采取有以下对策：

（一）采取技术措施，保证电子文件档案的原始性、真实性、完整性、安全性。一是进行身份验证、消息认证或数字签名。电子文件档案仅授权关键维护人员使用，为了防止其他无关人员进入电子文件档案系统，防止对电子文件档案中的数据信息进行访问、修改、复制，进入文件档案管理系统时，用户必须通过身份验证，通过指纹识别或密码形式通过电子文件档案系统的系统验证，合法身份才能登录系统；二是收集电子文件档案的元数据。元数据是形成电子文件档案的基础，在形成电子文件档案的同时，保存电子文件档案相关的内容、背景、结构等元数据，一旦电子文件档案的某些信息被破坏，这些数据将作为校验电子文件档案原始性、真实性、完整性和安全性的基础依据。

（二）为电子文件档案系统部署网络监测和防火墙。电子文档在网络中传输，满足一定的协议，具有特定的传输格式，开放不同的端口。为保证电子文件档案的安全性，可通过访问控制技术，在内外网之间设置障碍，防止外网的终端对内部信息系统进行非法访问。在网络边界部署入侵检测系统、防火墙、IP保密机等网络监控、验证设备，检测内外网之间的访问流量，设定网络安全检测规则，对外网禁止开放特定的访问端口，凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，阻止电子档案信息从网络上非法输出，从而使被保护系统的电子文件档案不受侵犯。

（三）设计开发功能强大的电子文件档案管理系统。电子文件档案管理系统不同于相关电子档案辅助管理软件，其能够有效集成多种类型的电子文件档案，系统软件接口支持打印机、扫描仪、投影仪、传真机等各种多媒体设备及接口，集成了电子文件档案的接收、保管、鉴定、验证使用等各项功能。电子文件档案管理系统不仅具有一般的管理功能，而且还需具备实体档案管同等的存储能力、管理职能。因此，配备功能强大的电子文件档案管理系统是对电子文件档案进行统筹管理，保障档案管理有机运行，可持续性发展的先决条件。

（四）及时对电子文件档案进行归档。

各类信息归档是电子文件档案管理的基础。在电子文件档案管理运作中，系统能够自动进行容错校验、更新联动等工作，但人机交互的工作也必不可少，信息管理员还需要对档案信息进行定期例行的检查、鉴定、验收和签署，并有针对性地处理，及时发现并解决存在的问题。对于一些系统无法自动处理的档案信息，应在第一时间及时归档，随时变更、补充，保持电子文件档案动态有序的管理。

总之，电子文件档案是信息化条件下经济社会发展进步的产物，其发展水平还处于不断完善、不断规范的阶段。对该领域的深入研究能够及时发掘管理中存在的不足，针对问题研究行之有效的对策，改进电子文件档案的基础设施建设，改进技术措施，提高管理的规范性，使档案资源得到安全、可靠的保护，使电子文件档案准确、快速、安全、稳定地得到利用，进一步提升单位的管理水平。

［1］Electronic Document Management，Prosand Cons，GartnerGroup，1996.9.

［2］美国联邦文件管理术语手册.1993.

［3］电子文件归档与管理规范.GB/T 18894-2002.

［4］M ichalski A.M，Multi-layered Information Structure in Industrial Transformation Process in Upper Silesia Region，paper on International Conference and Exhibition“GISCroatia98”，Osijek 1998.