高校档案管理质量保障体系建设探析

2013-04-02王丽勇

赤峰学院学报·自然科学版 2013年21期

关键词：队伍管理人员档案管理

王丽勇

（赤峰学院院办综合档案室，内蒙古赤峰024000）

高校档案管理质量保障体系建设探析

王丽勇

（赤峰学院院办综合档案室，内蒙古赤峰024000）

高校档案管理工作一直以来都是学校日常工作的一个重要的组成部分，高校档案管理工作的质量同样对学校教学产生直接的影响，它也是衡量学校教育水平的一个重要标准.本文就目前高校内档案管理工作出现的问题，谈了几点改进的意见和看法.

高校；档案；质量

高校档案管理工作对于学校未来的发展至关重要，它是学校文化建设的一个重要内容.因而提高高校档案管理质量有利于学校的建设，同时这也是适应社会新形势的需要.

1 管理工作存在的问题

1.1 工作不够规范

目前的高校档案管理工作从整体上来说，缺乏规范化、制度化的管理，这主要表现在以下几个方面.其一是在档案收集过程中没有严格的要求和规定.档案管理人员在收集档案的时候工作散漫，并且没有考核制度，并且缺乏规范的管理制度，对于一些资料是否需要收集到档案中去并没有合适的规定.这样一来就会出现一个问题，当收集档案的时候，完全看自己的意愿，原意交的就交，不愿意则可以不交，所以才会在收集过程中问题频出.其二是工作人员在整理档案的时候不够规范.这个问题是由多方面的原因引起的，对其影响最大的是档案人员的专业素质.目前很多档案整理人员的专业素质存在着很大的差别，有的管理人员素质低，专业能力不够，因此在整理文档的时候并不能很好的完成工作.还由于档案整理过程中缺乏规范性，所以档案人员在排序分卷的时候，完全按照自己的个人想法来操作，而忽视了卷内文件应有的顺序，这样一来造成文档排序不合理，并且资料有时候还存在着缺漏.其三是管理人员对档案保管不妥当.这主要表现在当档案向外借出的时候，工作人员由于疏忽而忘了做好记录，因此很多档案不能够按时的归还，并且档案在外借过程中遭到了损坏，致使档案资料漏失.

1.2 管理意识不强

高校管理人员自身对于档案重视不够是影响到档案管理质量最根本的原因.档案是高校文化建设的重要内容之一，加强对档案管理是提高高校档案管理质量的必然要求.然而高校档案管理的现状非常不容乐观，其原因是档案管理人员自己对于档案的认识不够，他们并不了解高校档案的重要意义，在档案管理工作的时候往往只是浮于表面，而不将工作真正的落到实处.在我国很多高校中对于档案管理的方案和规划并不多，因此档案管理缺乏一定的规范，有些高校虽然有明确的规定，但只是停留在口头上，并没有的哪敢管理的质量，这样直接影响到高校档案管理的质量.除此之外，高校内档案管理人员责任意识不强，因此在工作上无法尽心尽力，有的管理人员自身缺乏档案管理知识，所以在管理档案时候只能做一些浅显的工作，例如从外界接收档案、保管档案、将档案进行分类等，因而一旦在工作中遇到新的问题，管理人员往往不能独自的解决问题，在建立档案的时候由于业务不熟悉，可能还会出现档案不齐全、不完整现象.

2 高校档案管理质量保证体系建设

2.1 加强队伍建设

加强高校档案管理质量保障体系建设首当其冲要提高管理人员的专业素质，管理人员的素质与其工作质量息息相关，从某种程度上来说，管理人员业务素质直接对管理质量起着决定性的作用，因此提高档案队伍的整体素质是非常有必要的.高校档案管理人员队伍中有专业的档案人员也有非专业的兼职人员，兼职人员并不属于高校档案部门，因此他们的业务能力与专业人员相比较为落后，所以在档案管理的过程中，可能会给管理质量带来安全隐患.所以要提高高校档案管理质量，必须缩小管理人员的素质能力差距.各个高校在提高档案人员专业素质时候，应该从整体入手，加强整个档案队伍的建设，这样才能保证档案队伍的质量.加强档案队伍建设的手段有很多，最有效的就是要定期的对档案工作人员进行业务培训工作，在培训工作中，应该重点向档案人员宣传档案管理的重要性，普及档案相关的知识和信息，最重要的是要让管理队伍学会如何的使用计算机等新技术，将这些技术应用到工作中去.不仅如此要加强档案管理队伍专业能力的培养，还需要培养他们创新思维，让其在工作中能够不断的创新.在高校内建立激励机制对于改善档案管理工作来说同样有效，现在档案管理质量得不到保障的关键原因是管理人员在岗位到感受不到工作的压力，因而他们很难约束自己，在工作上无法全身心的投入，所以高校需要建立激励体制来调动管理人员的积极性.除此之外，激励体制还能够给档案工作人员无形的施加压力，让他们感觉到工作的危机感，这样在工作时候才不会态度散漫，并且有了危机感之后，工作人员还会转变工作态度，主动的参加学校的再教育，充实自己的知识，提高自己的业务水平.

2.2 实现管理信息化

随着社会信息化的发展，人们在生活的各个方面都会大量的运用到信息化技术带来的产品，它们在人们日常的生活之中占据着重要的位置.不仅如此这种新形势之下，人们的思想也开始发生转变，他们一边在享受着信息化带来的方便时效，一边更加希望信息化技术能够渗透到生活与工作的各个方面中去，因此高校档案需要采用信息化技术进行管理，这样才能够满足人们的意愿，同时也是与时俱进的必然要求.高校如果需要实现档案管理的信息化，需要转变他们的工作方式与工作理念.这需要高校档案管理者改变自己的工作思路，从实际出发.具体的方式是在互联网上建立一个档案管理网站.设置专门的校园档案管理网站其实对于档案的质量管理有着重要的作用.现在传统的档案管理方式早已经不符合新形势的发展，这是因为传统的方式大多都是纸质的资料，这种纸质的档案在很大程度上限制了其使用价值的发挥，很多纸质档案只能一直收藏在档案室里，而无法得到很好的利用，这样一来就自然而然的失去了其使用的价值.不仅如此纸质档案与现代信息化管理方式相比工作更为困难，因为纸质档案的采集量非常多，因此在归档的时候相当麻烦，而且对于技术的要求也很高.由此可以看出高校领导应该大力的引进信息化技术，采用先进的办公技术才能提高高校档案管理质量.具体的操作是在建立网站之后，将各类的档案进行归类，然后再将这些信息存入到互联网中去，这样一来就能够非常便捷的使用网站来管理校园档案，除此之外建立网站加强对高校档案的管理还有一个其他的优势，就是它能提高档案的利用率.这是因为高校内大部分的大学生都会上网，对网络的依赖性强，因此利用互联网来管理和宣传学校档案，可以引起学生的关注，从而有利于档案的进一步共享.

2.3 建立考核机制

档案管理工作人员的工作态度不够端正，行为散漫是导致高校档案管理质量较低的主要原因之一，因此加强队伍管理，建立考核机制是非常有必要的.高校应该在档案工作人员中建立考核机制，除此之外要定期的对管理人员工作进行检查，对每一个管理人员的服务质量以及工作能力进行考核，如果一旦发现有服务质量差，工作不认真的员工，可以给予一定的处罚，同样对于认真积极工作的员工在经过一定的考核后要给予其奖励.这样才能调动档案管理人员工作热情，提高档案管理质量和水平.