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名企怎么让开会变得高效

2013-02-01子墨

职业 2013年1期
关键词:主办者参会者会议室

子墨

相信很多职场人都听说过一个名词“恐会族”。动员会、表彰会、总结会、座谈会……各式各样的会议让很多白领头疼不已。根据中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心对2223名职场人进行的调查显示,53.6%的人表示自己在日常工作中参加的会议过多,而仅有5.5%的人表示自己对待日常会议非常认真。

调查还显示,在职场人厌恶开会的三大理由中,最主要的就是时间长、效率低。那么如何有效缩短会议时间,提高会议效率?一些新兴科技公司开始尝试一种新型的会议方式,站立式会议。

顾名思义,站立式会议是指撤去会议室的椅子甚至桌子,所有人都必须选择站姿而不是坐姿来开会。会议主办者因一件紧急议案而召集会议,相关部门的所有职员立即聚集到了会议室,但是会议室里既没有桌子也没有椅子。主办者将所准备的公开资料分发给职员们之后,拿出一只小闹钟并将响铃时间定为20分钟后。职员们就站在原地开始交换意见,就在闹钟铃响之际,对议案的结论也刚好通过。会议主持人开始对会议结论和随后的执行事项责任进行再次确认,而后结束了会议。整个会议时间不过30分钟,而通常这一过程所需的时间约为一个小时。

站立式会议的高效是如何实现的?众所周知,在办公室中召开的会议,如果坐在舒适的椅子上喝着茶、养着神,则很容易引起懈怠,讨论的内容就会逐渐开始变得漫无边际,甚至很多人干脆闲谈起来。于是一场讨论会变成了茶话会,几十分钟甚至若干小时后,本该讨论确定的问题依然悬而未决,不但浪费了宝贵的工作时间,也很大程度上影响着参会者的心情。同理,站着开会必然会让人容易感到疲劳,于是参会者就会积极努力地通过不说废话、仅简略地谈论要点来缩短会议时间。有实验结果表明,在完成等量讨论任务的前提下,站立式会议可将会议时间缩短一半。根据科学研究显示,人在站立的状态下大脑活动最为活跃,而限定好的结束时间也是激发人积极思考的重要因素。同时,在众多职场人都患上肥胖、颈椎病、腰椎病等“办公室病”的今天,白领们对于自身的健康状态已经有了相当深刻的认识,大家都意识到,长时间的静坐会引起各种疾病,因此他们也更需要片刻的站立来放松四肢、保持健康。

目前采用站立式会议的公司中,最具代表性的就是韩国的三星公司。三星将会议重点放在效率而不是形式上,早在二十多年前就有了举行现场会议和早间会议的传统,也开辟了站立式会议的先河。

社交网络公司Facebook的站立式会议也是别具一格,并且不但站着开会,还站着办公。有数百名员工选择了站式办公桌,员工可自行调节桌面高矮,站累了还可以坐在配套的高脚椅上休息。

在国内,率先尝试站立式会议的公司中最有名的要数支付宝了。支付宝于2012年4月修建了专门的站立式会议室,配备视频会议设备、计时沙漏等来提高会议的效率并调节工作节奏。

看了诸多名企的作法,做为老板,如果你不想让员工对会议产生无休止的抱怨,那么不妨也考虑一下站立式会议吧,或许可以让你收到意想不到的效果。

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