潘 波

QHSE管理体系与企业内部控制体系有效融合的初探

潘 波

中国石油化工股份有限公司上海石油化工研究院

随着全球经济的一体化，资源能源的竞争日益加剧，我国企业尤其是大型石油石化企业越来越多参与到国际市场竞争，为了使产品、技术或服务得到国际市场的认可，为了满足上市公司基本法规的要求，为了提高企业自身管理水平，各企业都纷纷建立了QHSE一体化管理体系、内部控制体系或是多个管理体系并存。而多个管理体系并存的运行给企业的管理带来了新的挑战，如何提高企业的经济效益，如何从各种管理体系中找到共性并进行有效融合成为企业管理的重要问题，也是实现企业的持续经营、合规管控的必经之路。本文旨在从QHSE管理体系与内控体系的异同点的分析，找出其管理的共性，旨在对其如何进行有效融合进行初步探讨。

两个管理体系的基本概念

QHSE管理体系指在质量（Q）、健康（H）、安全（S）和环境（E）方面指挥和控制组织的管理体系，是在ISO9001标准、ISO14001标准、GB/T28000族标准和SY/T6276《石油天然气工业健康、安全与环境管理体系》的基础上，根据共性兼容、个性互补的原则整合而成的一体化管理体系。

QHSE一体化管理体系既引用了国际质量、环境、职业健康安全的标准，又充分考虑了石化行业高风险高回报的行业特点 ，因此从某种角度说，QHSE对石油石化企业的意义体现在其参与国际竞争与合作过程中，既有国际公认的标准体系，又有国际大石油石化企业通用的HSE体系，具有参与全球经济一体化的竞争性。

内部控制体系是指一个企业的各级管理层，为了保护其经济资源的安全、完整，确保经济和会计信息的正确可靠，协调经济行为，控制经济活动，利用企业内部分工而产生的相互制约，相互联系的关系，形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序，并予以规范化、系统化，使之成为一个严密的、较为完整的体系。

内部控制体系是规范企业内部治理、提高经济效益的重要保证，是现代企业稳健发展不可或缺的“稳定器”，是一个系统化的框架，它建立在风险管理的基础上。按其控制的目的不同，内部控制可分为会计控制和管理控制。会计控制是指与保护财产物资的安全性、会计信息的真实性和完整性以及财务活动合法性有关的控制；管理控制是指与保证经营方针、决策的贯彻执行，促进经营活动经济性、效率性、效果性以及经营目标的实现有关的控制。

QHS E一体化管理体系与内控体系的共性

■过程方法都采用PDCA循环

PDCA循环是能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序，在QHSE一体化管理体系中广泛应用。P（Plan）计划 ,包括方针和目标的确定以及方案的制定、环境因素与危险源识别、法律法规识别；D（Do)-执行，就是具体运作，实现计划中的内容；如明确职责，资源保证、编制文件、信息交流和沟通；运行控制、应急准备和响应；C（Check)检查，总结执行计划的结果，明确效果，找出问题；包括日常工作的检查、安全检查、内部审核、法律法规符合性的评价等；A（Act)行动，对总结检查的结果进行处理，以便于持续改进。包括不合格品的处置、事故的调查与处理、预防与纠正措施的实施。四个阶段周而复始，循环往复，不断解决问题又不断出现新问题，把新问题放到下一个PDCA循环里，是螺旋式、呈阶梯式上升的过程。

内控体系的建设与执行，也包涵于PDCA循环框架中。P阶段是企业所作的宏观布置和总体规划。计划得当与否，通过影响管理职能的具体发挥，直接影响管理工作的效率和效果。D阶段是计划的执行阶段，是内控制度和标准的具体执行，即按照内控规范的要求，在内控基本原则的前提下，通过对五大要素的宏观分析，将主要业务流程的风险识别与控制落实为具体的企业行为。C阶段在内控体系循环中即为考核检查阶段，可与企业的内部控制自我评估工作结合起来。A行动阶段也称之为改进阶段，是循环链中的关键环节，也是下一个PDCA循环的催化剂。一个制度只有不断的持续改进才能更加有效，因而也是螺旋式、呈阶梯式上升的过程。

■体系文件架构基本相同，业务流程的管理基本一致

体系文件是描述企业体系结构、工作职责、业务流程控制的一整套文件，它由不同层次的文件组成。QHSE一体化管理文件一般分为三个层次，包括管理手册、程序文件、作业文件如规章制度或作业指导书等三个层次。管理手册是企业体系管理的纲领性文件，位于体系文件的第一层次。描述体系的宗旨、目标及标准要求所作的原则性规定，是制定程序文件的依据。程序文件是管理手册的支持性文件，位于第二层次，重点描述为实施体系所涉及的企业各职能部门的管理活动，是制定作业文件的依据。作业文件是程序文件的支持性文件，位于第三层次，描述具体岗位及工作现场完成某项工作的具体做法。

内部控制体系的文件建立企业各有特点，一般包括总则、业务流程和权限指引三部分。总则是对内控制度的概述，包括建立内控制度的背景和必要性、应遵循的基本原则和适用范围、内控制度的定义、企业内部控制现状、内控制度的管理机构和工作机构等，相当于QHSE管理手册。 业务流程是内控制度的主要内容，是根据企业经营管理工作的实际需要，针对物资采购、生产、销售、投资、成本、资产、资金以及监督、检查等各个领域的各项经济业务，制定的风险控制措施和业务处理流程。业务流程采用统一的模式，由目标、风险、业务流程步骤与控制点、流程图表、相关制度目录和主要控制点相关资料等方面内容构成。相当于QHSE程序文件和各种记录表单等三级文件。权限指引是将业务流程中重要控制点对应的决策部门、决策人、决策权限等情况进行具体规定和列示。

两个体系都把本企业的制度作为三级文件进行受控管理。各项制度的制定与执行都是对控制程序文件执行的基本保证。

■采用“风险管理”的思想，对风险进行评估并制定相应的风险控制措施

风险是未来的不确定对企业实现其目标的影响，风险评估是对风险进行预见和识别的过程。QHSE体系与内控体系均采用风险管理的思想，识别、评价流程中的风险因素并进行风险评估，制定相应的控制措施。

QHSE一体化管理体系中，风险识别与风险评价是整个体系中最重要的内容之一，它要求企业识别生产经营过程中的质量、环境、健康安全风险，制定合理可靠的控制措施，从而防止事故的发生或降低其影响。鼓励动员各级员工参与危害因素和环境因素的识别，建立判别准则，对已识别危害因素的风险和环境因素的影响进行定性或定量评价。

内控体系要求企业针对战略目标、经营目标、报告目标、合规目标，分别开展战略、经营、报告和合规风险评估。通过对风险进行评估后，针对这些风险所设计和执行的各种制度、政策和方法就是控制措施。

■都要求进行监督与审核，强调体系的内部监督与外部审核

QHSE体系的审核和评审要求对管理体系的符合性、有效性和适宜性进行监督与测量；监测的过程是对活动的开始到结束的整个过程记录。是否按照规划阶段建立的程序、作业指南、控制措施实施，对事故时间是否进行调查和处理，调查的重点在于找出原因和管理缺陷。QHSE体系审核有内部审核和外部或第三方对企业的外部审核与监督审核。做好企业的内部审核是对QHSE一体化管理体系有效运行的重要保证。

内控体系的监督是对内控系统有效性进行评估的过程，是企业内控框架的特殊构成要素。它相对独立于各项具体的生产经营活动之外，是为了保证内部控制的合理性、完整性及有效性所建立和执行的监控制度。它分为内部监督和外部有关部门或团体对企业的外部监控。通过持续性的监督活动、独立的评估或两者并用来实现企业内部控制的有效性。持续性监督活动发生在经营正常的过程中。

■都强调信息沟通，沟通渠道通畅是体系良好运行的根本保证

QHSE体系要求建立信息沟通相关的程序文件。文件要求将质量、环境、健康、安全等方面的信息传达给顾客、外界、员工及相关方，建立并保持与员工、承包商、公众组织的信息交流。

内控体系的信息与沟通要求企业有一套能够支持信息确认、获取和交流的系统，从而在各个层面进行信息的有效沟通并传达到相关方。信息系统利用企业内部生成的数据及外部的信息，为管理层提供与企业目标有关的、有事实依据的信息。

两个体系不同之处

■两个体系的关注点不同

在QHSE一体化管理中，质量管理体系关注的对象是产品及产品实现过程和相关过程，目标是保证产品质量，增强顾客满意度；环境管理体系关注的对象是环境因素和环境行为，即关注产品、产品实现过程对环境造成的影响，目标是通过对环境因素的识别、评价和控制，使相关方满意、社会受益；职业健康安全管理体系关注的对象是围绕生产活动，产品、服务对人员安全、健康和环境造成的影响，目标是通过对危险和环境因素的辨识、评价和控制，确保组织工作场所内人员安全、健康。满足内部相关方的要求，使社会受益等等。

QHSE管理体系其最根本的目标就是满足顾客的需求、保证员工的安全、保护周边的环境，做到无事故、无伤害、无损失。

内控制度是企业制定的家法家规，其目的就是要对可预见的风险进行“预警”，并针对个别风险制定有效的控制措施，从而形成完整的内控制度体系、责任体系和运行及监督机制。内部控制体系的基本目标是确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经营信息和财务报告的可靠性。因此是以保证财务报告为出发点，超越传统的财务工作范畴，强调全方位和全过程管理，体现企业管理理念的变革，使各项规章制度成为一个有机整体，以此进一步保障管理制度的落实，进而实现总体经营目标。

对两大管理体系进行有效的融合的几点考虑

由于两个体系的关注点不同，它们管理的侧重点也不同，作为现代化大型石化企业既要根据国际标准做好QHSE一体化管理，又要根据上市公司有关规定及相关法律法规做好内部控制体系，才能在国际市场竞争中立于不败之地。

一个企业其最根本的目的是要盈利，其财务报表中的资产负债表与损益表是一个企业经营状况的重要表征，因此以内控为抓手，并强化QHSE一体化管理才是现代企业能够持续经营发展的根本保证。如何提高管理效率，如何推行两大管理体系并进行有效融合，主要可从以下几个方面考虑。

■树立内部管理的意识，加强制度建设，实现控制活动

控制活动是内控体系与QHSE一体化管理体系优化的重要内容，一套清晰顺畅的工作流程、完整的管理制度和符合实际的岗位规范，能够约束企业的行为，使每个员工都能做到各司其职、各负其责。同时，依靠制度的科学性、严密性、连续性和可操作性，使企业的管理思想、管理方式不因人的变化而随意变化，最大限度地减少人为因素对企业管理水平的影响。

QHSE与内控体系管理都是典型的制度管理，因此必须建立相应的责任制度，并不断完善，使所有活动过程都有制度指导、约束，不留制度“管理真空”。做到制度的系统性和完整性，保证凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有据可查，凡事有人监督。

企业内部管理制度执行的好与坏，对企业管理经营有着重要作用，因此要在企业员工树立内部管理意识，加强对内部管理制度执行力，通过自身的岗位与职责的履行，切实维护企业安全生产、规范经营等各项管理工作的顺利进行。

■加强内部培训，提高员工素质

内部管理制度是现代企业提升管理水平，提高市场竞争力的重要手段，而具有高素质的员工队伍，无疑是企业管理水平与竞争力的保障。要不断提高企业员工素质，一方面，不断提高企业高层管理者与中层管理者的素质，以更科学更合理，更贴近企业经营实际的内部管理制度加强企业管理；另一方面，更要加强内控体系中执行人员与QHSE体系中内审员的培训，通过一系列内部管理知识的教育培训提高他们的素质，使员工充分理解内部管理制度重要性，从而使企业各项管理制度能够在监督、检查过程中得到有效执行，并持续改进；再一方面，不断提高普通员工的素质，企业内部管理制度覆盖了企业生产经营的各个环节，普通员工素质的提高，决定了内部管理各个环节的执行水平。

■统一体系的管理部门，提高管理效率

最好是同一个部门对内控体系与QHSE管理体系进行统一管理。从年度计划的制定、执行、监督检查过程，节奏安排与进度都可统一起来考虑，既能够站在一个全局的角度对体系进行维护与执行，又能做到步调一致，这样才能有效提高管理的效率。如在年初制定计划之中，同时考虑两个体系在年度工作计划中的安排，也可以免去许多职能部门的重复劳动。

■梳理两大体系相关文件，格式上尽可能统一

认真梳理两大体系的相关文件，格式统一主要体现在三个方面，一是程序文件，两个体系文件的程序内容要求基本上是一致的。一般包括适用范围、部门职责、工作程序或程序内容、相关制度及文件、记录表单等等。不同之处在于内控文件中需增加重要风险，QHSE程序文件中要增加目的的内容，这两项内容在职能部门的程序文件中都可统一起来。二是记录表单，通用的记录表单如合同的评审记录、人力资源的培训记录等等都可以用同一张表单；三是规章制度，各相关职能部门可同时结合QHSE管理体系的标准与内控体系要求编制本部门适用的规章制度。

■加强检查与监督力度，提高企业执行力

建立统一的考核机制。一项制度的执行效果如何，除了人是重要因素，制度执行的考核与评估，同样是重要因素。QHSE管理体系是否有效执行需要通过考核制度得以保证与提高，内控制度本身也要求执行严密的考核。这样一方面可以提高员工的积极性，另一方面，通过考核发现执行中存在的问题进行整改，不断完善，持续改进企业内部管理制度的执行力。

总而言之，一个企业建立任何体系都不是最终目的，企业管理功能和效率发挥的好坏也不能只靠某一个或某几个体系的有效性，而是靠企业管理体系的整体有效性的发挥。体系之间只有相互协调、相互补充、相互衔接，才能发挥整体功能。同时建立QHSE体系，建立内控制度体系，也都不是抛弃企业现存的一套可行和有效的管理方式和制度，而是要将其有效融合，使之成为一套与国际接轨的管理体系，才是企业运行之根本。只有体系良好运行使企业走向国际一流的管理创国际一流的品牌才是最终目的。