江苏省采供血机构档案工作现状调查及思考

2012-09-10蔡新华江苏省血液中心江苏南京210042

档案与建设 2012年9期

关键词：采供血机构档案管理

蔡新华（江苏省血液中心，江苏南京，210042）

采供血机构档案是指采供血机构在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像和机读等不同形式、载体的历史记录。它是采供血机构的宝贵财富，为采供血事业的发展起到指导、凭证和查考作用。

为贯彻《档案法》、《卫生档案管理暂行规定》和《血站质量管理规范》，江苏省血液中心举办了首届“采供血机构档案工作研讨班”。会议期间我们对参会单位的档案工作现状进行了调查。本次参会共计31家采供血机构，外省5家，省内26家。

一、档案工作现状调查

1.调查对象与方法

表1 档案管理措施

表2 人员结构

表3 档案设施

表4 档案设备

表5 计算机管理系统

表6 档案开发利用

我们选取江苏省内的26家作为调查分析对象，通过问卷、访问、座谈方式，最终得到有效调查资料25份。其中血液中心2家；中心血站12家（包括军队1家）；血站11家。

2.调查内容设计

本次调查内容主要是根据《江苏省机关团体、企业事业单位档案工作规范》的要求，包括各采供血机构档案管理措施是否建立“三纳入、四参加”；各档案室基本建设包括人员配置、档案设施、档案设备和现代化建设；档案开发与利用包括利用效果、编研成果。

3.调查数据统计（见表1-6）

二、档案工作存在的问题

1.档案管理措施不到位，人员配置不合理

少数单位对档案工作的重要性认识不足，意识不强，重视不够。档案工作没有列入年度工作计划和领导岗位职责，档案工作人员未参加单位的重大活动和重要会议，尤其是重大项目的验收只占64%，项目开箱只占44%。档案工作经费投入不足，档案工作人员办公室和阅档室没能有效分开，不符合档案管理基本要求。必要的防护措施不到位，档案安全保管存在一定隐患。档案工作人员配备不到位，长期以来，部分单位对档案工作认识不到位，观念落后，“重藏轻用”的现象还普遍地存在于档案工作中。许多人片面地认为档案室的主要任务是保管档案材料，档案工作人员只要具备基本的应用操作能力就可以了，因而致使档案人员兼职过多，专职人员较少，人员变动频繁，部分工作人员专业能力不强，没有经过档案业务培训，档案业务不熟，档案工作人员的职责不能正常履行。

2.档案信息化建设相对滞后

一些单位档案信息化建设没有纳入本单位发展规划，没有将档案信息化与单位信息化建设同步实施，少数单位档案室没有配备计算机及档案管理软件，没有建立档案信息检索系统，档案检索仍停留在原始的手工检索方式。档案信息网络服务基本为空白，在档案信息数字化方面，只有南京红十字血液中心做了一些工作。总之，我省采供血机构档案现代化管理还处在初级阶段。

3.档案提供利用方式单一，编研缺乏深度

大多数单位档案的利用主要还是被动的你查我找，档案编研工作薄弱，停留在大事记、组织机构沿革等编研材料，层次不高，精品不多，服务单位中心工作的能力不强。多数单位不知编研该如何选题，缺乏主动服务意识和创新理念。各采供血机构也缺少相互之间的工作交流，例如，虽然25家都制定了《文件归档范围和保管期限表》，但都觉得缺乏规范性，因为采供血工作过程中产生的业务档案，占采供血机构档案的绝大部分，如何管理只能靠各自对国家档案局8号令和血站质量管理规范的理解，所以造成档案归档、保管期限不规范。

三、加强采供血机构档案工作的几点思考

1.明确职责，发挥档案室组织管理作用

首先采供血机构档案工作必须列入单位工作计划和长远发展计划，必须作为单位的一项重要工作列入领导的议事日程，明确分管领导的职责，及时协调解决档案工作中产生的困难和问题，不断改善档案的保管条件，保证档案工作的发展与单位其它工作的发展同步。第二要明确档案室的管理职责，不仅是对本单位档案的管理，还应对本单位档案工作加强管理。特别是要加强对各科室档案工作的指导和监督，要形成一套完整的管理考核制度，建立一个完整的管理体系。

2.提高档案人员素质，加强继续教育

档案工作人员要主动适应时代的变化和档案管理技术与手段的变化，与时俱进，不断创新，在不断提高自身业务水平与技能的同时，不断提高自身的科学文化素质。

要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识到档案事业发展、档案服务质量提高的根本出路在于档案人员整体素质的不断提高。继续教育应从实际出发，分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。第一，档案专业知识。继续教育应给档案工作人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，提高其专业水平。给档案工作人员提供吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。第二，采供血业务相关知识。采供血档案是在采供血活动中产生的，只有认真学习、深刻领会，才能制定出科学、合理、规范的规章制度和归档范围保管期限。第三，现代信息科技知识。档案工作人员应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。这样才能适应信息化、规范化、科学化的档案管理要求。

3.加大投入，推进采供血机构档案管理的现代化建设

推进采供血机构档案管理现代化建设，就必须加大投入，配备计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、录像机等现代化办公设备，以提高档案信息的管理质量和效率。采供血机构档案管理的现代化不仅是档案设施设备的现代化，更需要档案人才队伍的现代化。目前采供血机构档案队伍人才结构的不合理现象，导致档案工作缺乏深度，业务水平难以提高。领导要重视档案工作，围绕采供血事业发展规划，根据采供血机构现代化发展的需要，制定档案人才规划，确保人才队伍能够长期适应采供血机构档案工作的发展。

4.增强服务意识，拓宽服务领域

档案管理人员要增强主动服务意识，深入到各职能部门和业务科室调查，了解他们对档案信息的需求，根据各类需求特点，有针对性地为领导、科研、采供血业务等提供信息服务。只有将档案信息提供给各方面利用时，才能使各部门在实践中充分认识到档案对其工作起到的作用，从而更进一步地了解档案的价值所在，增强利用者的档案意识。从这个意义上讲，档案信息资源的开发利用也是最好、最直接、最实际的档案宣传工作。