论档案数字化建设中的质量控制

2012-08-15刘金梅

太原城市职业技术学院学报 2012年9期

刘金梅

(漯河职业技术学院,河南漯河 462000)

随着计算机和网络技术的发展，社会已进入信息化时代，与之相适应，在档案管理与应用上，全国各地档案馆普遍采用计算机与网络技术对档案进行数字化管理。目前，档案管理已从最初的目录、卷、宗等的数字化向全文数字化管理方向发展，一些大型档案馆普遍建立了自己的档案数据库和信息资源管理系统，部分单位实现了档案计算机网络传递与资源共享，档案数字化建设已取得了初步成就。2005年4月国家出台了《纸质档案数字化技术规范》，对纸质档案数字化过程中的卷字设置、目录分配、系统管理、资源利用等做了原则性规定，指导了档案数字化建设的方向。在此基础上，全国档案数字化建设从硬件、软件、人才到资源利用都得到了迅猛发展。

但档案管理不同于图书、产品、人事等其他方面的管理。档案管理不仅牵涉到保密、安全等方面，在档案卷宗的分类、著录、档案数字化的技术手段、参数设置、数字化格式、传递手段等方面都有自己的特点。在档案数字化建设初期，如果不加强质量控制，势必会影响档案数据库建设的整体水平，影响档案的有效利用，最终违反了档案数字化建设的初衷。论文试从当前档案管理与数字化建设中存在的问题入手，分析建立档案管理数字化质量控制的具体措施，为档案管理科学化、标准化、系统化以及资源共享打下基础。

一、当前档案数字化建设中存在的问题分析

（一）不同档案部门开展数字化的基础不同

虽然档案数字化建设已进行了一段时间，各单位对档案数字化都相当重视，但由于地区不同、行业不同、单位性质不同，能够提供给档案管理部门的经费、设备也各不相同。而档案数字化是一项复杂的系统工程，需要稳定安全的工作场所，需要开展数字化所必需的计算机、扫描设备、转换设备等高新技术装备。但由于各单位基础不同、经费各异，能够提供的技术设备水平也不相同，从而导致各单位各系统档案数字化水平参差不齐。当前现状是一些部门、一些单位已经完全实现了档案数字化，建立了自己的数据库，开发了自己的信息管理系统，另一些单位只是进行了卷宗的手工计算机录入。总体来说，国家行政事业单位与国家省部级档案馆经费较有保障，硬件设施较好，档案数字化水平较高，而一些企业和县区档案馆、档案室在设备配置、领导重视方面都不如前者，档案数字化水平较低，部分部门和地区甚至尚未开展此项工作，仍由兼职档案管理人员进行手工录入与记档，这势必会影响到档案的利用效果。从长远说，是对社会资源的浪费，对整体经济发展水平不利。

（二）档案数字化的标准和规范不健全

目前，有关档案数字化的法律规范主要有1987年由全国人大常委会发布的《中华人民共和国档案法》、1990年由国务院发布的《中华人民共和国档案法实施办法》，但这些法规都没有涉及到档案数字化的具体规范。2005年4月国家档案局发布了《纸质档案数字化技术规范》，虽然涉及到档案数字化的内容，但只是对档案数字化做了一些原则性的规定。如在《纸质档案数字化技术规范》中，只是建议“对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。”“需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。”而随着技术发展，这种分辨率远远不能满足社会需求，不能满足档案原状保存和OCR识别精度的需要，对现有计算机资源也是一种浪费。另外，档案数字化是一项复杂的系统工程，不仅仅是将现有档案进行数字化和计算机管理，还包括档案的开发利用与资源共享等长远规划。即使在数字化方面，还包括对不同类型档案的数字化水平，所采用的技术方法、数字化后的档案技术特征，各类型档案数据化格式，系统参数设置、元数据描述、电子文档的标引方法等一系列技术问题。除此之外，档案数字化后的知识产权保护、安全管理、资源利用方式、开发水平、档案公开的方式方法等都与纸质缩微、音像等档案资料不同，只有对其进行详加规范，才能最终保证档案数字化水平和档案综合利用的完美统一。

（三）档案管理人员素质有待提高

目前的档案从业人员很多，但真正经过系统培训的专业人员则较少，这些人员要么是从其他部门临时抽调，要么是兼职管理人员。对于国家、省部级档案馆的工作人员，尽管专业知识较为丰富，但由于随着计算机网络及其他新技术设备的更新换代，原有知识也不能适应档案数字化建设的需要，从而影响了档案数字化的效率和质量。

通过对档案从业人员的客观分析，目前档案从业人员主要存在下列问题：第一，自身素养不高。如前所述，部分档案从业人员特别是一些县区档案馆、企业档案室从业人员，有些是从其他部门临时抽调，有些是兼职从业。在自身学习、资历等方面，很难保证具有较高的素养，其对档案管理概念模糊、认识不够，不可避免地影响到其从业的效率。第二，业务水平较低。部分档案从业人员之前从未接触过档案管理，没有受到档案专业培训，对档案卷宗分类，不同档案类别的保存方式、保存要求等模糊不清，对档案著录更是不甚了解，所有这些势必影响到档案管理的科学化、系统化。第三，新技术应用水平不高。部分单位虽然配备了专业的设备，但从业人员对该设备一窍不通，或知之甚少，再加上新技术新速度过快，从业人员不能适应新技术更新的要求，影响了新技术、新设备的应用。第四，档案从业人员的自身认识存在问题。他们认识不到档案数字化对档案资源综合开发的重要性，认识不到档案资源共享对社会的促进作用，认为只要保存好自己所管档案不丢失、能找到即是完成了本职工作，这种认识上的误区严重制约了档案数字化建设的发展。

（四）档案安全与档案数字化建设的冲突

目前，在图书馆管理上，图书加工外包是各图书馆普遍采用的方法，并且已形成了较成熟的操作方法，在图书馆资源利用上，大型图书馆的OPAC数据库上网发布也已成为趋势。虽然业界普遍认为图书和档案是一家，但在档案管理方面，图书管理的这些优势就不复存在了。曾有学者就档案外包做了有益尝试和操作，但因缺乏相关条件而不得不放弃，其中最主要的问题就是档案安全问题。因为档案数字化外包对外包公司的选择，工作人员的管理等稍不留意，就会导致泄密问题。众所周知，档案设置有秘密、机密、绝秘等秘级限制，还有档案保管年限与保密期限的限制，而随着计算机与网络技术的发展，数字化后的档案保密是需要业界重新认定和规范的重要方面。

档案数字化的另一个目的是档案的利用，它不但包括档案在内部机构之间的流通和利用，而且牵涉到已公开档案的利用方法与利用效果问题。因此，正确处理好档案安全与档案数字化之间的关系问题，是档案数字化质量管理体系建立的重要内容。

二、档案数字化建设中的质量控制策略

（一）统筹规划，保证档案数字化过程中的基础设施建设

综上所述，不同地区、不同部门、不同单位的档案管理部门的硬件设备各不相同，而档案数字化建设又急需配备适应档案数字化建设的各种现代化设备，这是档案数字化建设的前提条件。解决这一问题，首先应由档案部门自身做起，加强档案事业的宣传力度，引起各级领导部门的支持；其次，由国家相关部门根据国家发展需要，制定单位档案管理的经费占总单位经费的硬性指标；对不同部门、不同单位，根据档案量与重要程度制定硬性指标。最后，由相关部门组织档案管理大检查，通过详细的检查与评估，使各单位对档案工作加强认识。特别是对一些下级档案部门来说，这种工作检查评估是推进档案工作的唯一动力。最后，适当引入竞争机制与市场化运作。因为对一些待公开或已经公开的档案信息来说，它不但是档案资料，还是潜在的生产力。对此，引进档案资料的市场化开发，对有效缓解档案部门资金状况具有重要意义。

（二）制定详尽的档案数字化运作方案

在计算机和网络技术刚引入档案工作时，由于各单位情况不一，各单位纷纷开始进行档案数字化工作。但由于各单位互不联系，工作水平差异较大，致使各单位各自为战、闭门造车，最终影响了档案数字化进程，影响了档案资源共享与利用。因此，制定详细的数字化技术方案对档案工作至关重要。首先，各单位要根据自身情况，结合上下级单位与兄弟档案的档案数字化工作情况，制定符合自身发展的具有前瞻性和系统化的档案数字化工作规划。其次，根据国家法律和规范，制定数字化进程中所应遵循的数据格式、系统参数，设定信息库或数据库的规模。最后，在每一工作程序完成之后，制定检查、监督、验收的工作程序与工作标准。在以后档案数字化工作中，严格按照先前制定的规划推进工作开展。

（三）推进全行业法律规范、标准制定与参数设置工作

目前，有关档案数字化的工作标准和工作规范，只是简单对国家档案数字化工作做了原则性规定。而具体到各部门、各单位，由于工作情况千差万别，原则性规定明显不能满足实际工作的需要。各部门要在国家标准的基础上，制定本行业、本部门的工作规范与工作标准。该标准应能指导本行业、本部门一定时期内的实际工作，如规定档案卷宗的目录级次、电子分类规范，规定不同类型档案数据化格式内容与规格、图片保存的方式，甚至图片分辨率高低等，规定网络环境下档案传输的范围、工作日志的编制方法等。

上述内容可由档案权威部门组成专家组，由国家部委牵头，制定完毕后，下发给相关部门执行。相信按照这种标准进行档案数字化建设，对于档案长远利用规划具有重要意义。

（四）加强档案从业人员的培训工作，提高工作人员素质

在各项工作中，人具有决定性的因素，档案工作也不例外。根据当前档案从业人员的现状，首先，由上级部门牵头，制定详细的培训计划。其次，在培训方式上，采用脱产、非脱产、成人教育、网络教育等多种形式。最后，在培训内容上，注重加强档案从业人员职业道德教育、培养工作，以及人员的责任心和使命感，注重加强工作人员的业务素质培训，使之掌握一定的专业知识，能够顺利开展档案工作。最后，加强对工作人员应用新技术设备和系统软件的应用培训，使之具有先进技术和创新精神。

相信经过专业的培训教育，档案从业人员一定会有一个崭新的面貌，对推进档案数字化工作和其他相关工作具有重要意义。

（五）加强档案安全管理工作

档案保持、档案利用、档案公开与保密安全始终是档案管理工作中对立统一矛盾的整体。在现代技术发展的今天，这一对立统一的关系更加明显，因为档案数字化是为了档案保存和档案利用，进而为将来档案公开、档案开发等打下基础，但档案数字化又给档案安全带来了新的隐患。首先是数字化工作进程中的安全问题，如部分纸质资料在数字化强光扫描过程中会老化毁坏；在工作过程中会造成毁损灭失；在档案转移、交接过程中会造成泄秘和丢失等；在数字化完成后，会由于管理措施不到位、网络黑客攻击等造成丢失或泄秘；在档案利用中，由于数字化文件易修改易删除，会导致档案不能反映事物真相，甚至导致假档案的出现。

加强档案数字化安全管理是档案数字化质量控制的重要内容，主要应注意以下几点：第一，在数字化进程中，选拔具有严格责任心、较强业务素质的工作人员参加数字化工作。第二，制定严格的档案交接、使用的工作规章和工作制度，用制度确保安全。第三，加强计算机安全管理，使计算机局域网与外网物理断开，避免黑客通过网络进行攻击；另外，还要加强病毒检查和日志备份工作。第四，实行实体档案与数字化档案双套制管理，对工作人员逐级采用访问控制授权管理，确保工作程序。第五，加强档案的验证与鉴定工作。在档案传递中，通过计算机和每份档案的随机验证，确保档案安全，对于一些模糊问题，组织档案鉴定专家组进行鉴定，使假档案无所遁形。