摘要：本文指出现行水利工程建设项目实施过程中档案管理存在的制度性缺陷，对建立健全水利工程建设项目实行资料员持证上岗管理制度提出建议。

关键词：资料员持证上岗制度

中图分类号：T-29文献标识码： A 文章编号：

水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分，贯穿于水利工程建设程序的各个阶段，在检查水利工程进度与施工质量、进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，起着重要的作用。然而在实际工作中，往往因工程档案资料不完整而导致水利工程项目完成后竣工验收工作严重滞后，根据了解，许多水利工程都处于“边建、边管、边运行”状态，有些工程建设完工后长达十几年都没有进行竣工验收，从而影响了新项目的申报立项。究其原因，笔者认为，缺乏规范的水利工程建设项目资料员制度是导致工程档案资料不完整的关键。在此就怎样建立健全水利工程建设项目资料员制度进行探讨。

1 建立健全水利工程建设项目资料员持证上岗管理制度的必要性。档案资料的收集、整理、保管与归档是一项专业性比较强的工作。通常，一项目工程从立项到竣工各个阶段形成的管理文件、报告、批复文件、招标、投标文件、合同书、通知单、有关技术文件、施工技术标准、工艺标准、施工规范、图集、施工图纸、施工组织设计、工程项目质量计划、施工技术交底、工程联系单、变更签证单、工程洽商记录、会议纪要、工序检查表、设备安装检查表、调试记录、工程隐（预）检记录、设计变更等资料往往有很多，大的项目形成的资料是堆积如山，如没有专人负责收集、整理、保存和归档，到验收时必然是一笔糊涂帐。水利工程建设项目档案管理标准又具有其特定的行业特点，专业性强。在实际工作中，水利工程建设项目各参建单位的建设资料管理往往是由其他工程类专业人员兼任，有的甚至是个人自行保管，一般地，工程类技术人员对种类繁多、数量巨大、来源广泛的工程资料无法进行科学分类；对现行档案管理标准规范的了解程度不够，缺乏必要的工程资料管理经验，工程完工后，各自散开，时间一长，项目法人要收集完整的各阶段建设档案资料难上加难。档案验收完成不了，进而就影响了竣工验收。因此有必要参照质检员、安全员管理制度建立健全水利工程建设项目资料员持证上岗管理制度。

2 建立健全水利工程建设项目资料员管理制度必须由政府制定强制性文件规范执行。

2005年，水利部印发了《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号），2009年，水利部又下发了《关于加强水利工程档案工作的通知》（水办[2009]164号），两文件均明确要求水利工程建设项目的参建单位要加强对工程档案工作的领导，重点解决好工程档案工作机构、管理人员、工作经费、设备设施与安全管理等基本问题，为保障工程档案工作的依法开展创造条件。但未明确要有由具备档案专业技术资格人员或经培训考核合格的资料员专职负责的强制性条文。任何一项工作首先要明确责任人，水利工程项目建设中有关的法规及规范性文件要求项目质检员、安全员必须经考核合格后持证上岗，但未要求资料员必须持证上岗，因而落实水利工程建设资料的收集、整理、保管与归档职责就成了一句空话。这就造成了水利工程建设项目档案管理缺乏有效的监管，是制度缺失造成的。

因此，必须要由省级水行政主管部门和档案主管部门制定出台规范性文件，明确水利工程建设项目各参建单位的档案管理职责。建设单位在申报立项时即要明确专人负责工程建设档案资料的收集、整理、保管与归档。勘测、设计单位如未明确具有资格的项目专职资料员不得承揽项目工程的勘测、设计工作，监理、施工单位如未明确具有资格项目专职资料员不得参与水利建设工程项目的投标。

3 水利工程建设项目资料员的职责任务及相应的权利。

3.1 水利工程建设项目资料员的职责任务

3.1.1 水利工程建设项目参建单位资料员通用职责（1）贯彻和执行关于水利水电工程资料管理、工程建设档案管理的各项规定。（2）负责所有工程合同、资料图纸、洽商记录、来往函件的及时接收、整理、发放、借出、保存以及工程图纸变更等各项工作。（3）随工程的开展进行同步收集和整理有关工程项目资料。（4）对需要变更的文件和设计方案，应对其进行编号登记，及时、有效地传达到工程技术文件使用者手中。（5）收集和整理工程准备阶段至竣工验收阶段形成的文件，并尽快着手进行立卷归档。（6）归档文件必须齐全、完整、系统、准确。（7）归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律。（8）归档文件必须准确地反映生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。（9）严格执行资料工作的要求，加强资料的日常管理和保护工作，定期检查，发现问题应及时采取有效措施，保证资料安全。（10）按照资料保管期限定期鉴定资料。（11）维护项目工程资料的完善与安全，对违反制度或不正确使用的行为，拒绝提供使用。（12）参与工程竣工验收档案资料的整理和移交。

3.1.2 施工单位项目部各阶段的专门职责

水利工程建设项目档案资料造成缺损或遗失的关键在于施工阶段，因此加强水利工程建设项目机构在工程施工中各阶段资料员的职责非常必要。3.1.2.1  施工前期阶段（1）收集完备工程项目动工建设前的所有包括规划、可行性研究、设计、科研等在内的工程资料与文件。（2）熟悉建设项目的有关资料和施工图。（3）协助编制施工组织设计（施工技术方案），并填写施工组织设计（方案）报审表给监理机构审批。（4） 报开工报告，填报工程开工报审表，填写开工通知单。（5） 协助编制各工种的技术交底资料。（6）  协助制定各种规章制度。3.1.2.2  施工阶段（1） 收集整理需要进场的工程材料、构配件、成品、半成品、中间产品和设备的质量保证或鉴定资料（出厂质量证明书、生产许可证、准用证、交易证、质量鉴定书等），填报工程资料、构配件、设备报审表，由监理工程师进行审批。（2） 与工程项目的开工建设同步做好有关隐蔽工程验收记录及质量检验验收记录的报审工作。（3） 及时整理施工试验记录和测试记录。（4） 阶段性的协助整理施工日志。3.1.2.3   竣工验收阶段（1） 协助完成工程质量验收资料记录工作。（2） 协助完成工程质量控制资料核查记录工作。（3） 协助完成工程安全与功能检验资料核查及主要功能抽查资料记录工作。（4） 协助完成工程施工技术管理资料记录工作。

（5） 向项目法人完成施工档案移交工作。

3.2. 水利工程建设项目资料员相应的权利

3.2.1 跟进参与水利工程项目的权利为保证资料员对所开展的水利工程项目进展情况的了解，以确定所需收集资料的期限与种类，确保在工程项目开展过程中不会发生重要资料的遗漏、缺失或延误，资料员有权要求参与工程项目开展过程中的各种重要会议，跟进和参加项目的各个环节及向相关部门咨询了解工程项目进展情况。3.2.2 调取和查阅过往工程资料的权利对于中途加入对某工程项目的资料管理情况，为对工程项目有更为全面的了解，以便于下一步各项工作任务的开展，资料员应具有调阅和查看工程项目以往开展过程中的各个文件、资料、档案记录等的权利。3.2.3 提请协作单位及时提交资料的权利为协同做好对工程项目进度的控制和管理，应具有提请相关协作单位及时提交有关文件资料和了解彼此工作开展情况和进度的权利。3.2.4 提请改善和保证资料完好保存与管理条件的权利在资料室客观条件包括办公条件、资料保存条件、资料安全保管条件等受到极大的影响或条件过于恶劣，严重影响正常工作的开展和今后工作的连贯性、统一性和安全性管理时，资料员应有提请改善资料保存环境及保证资料完好保存和管理的权利。3.2.5 否定不合格协作资料的权利对于协作或分包单位的工程技术资料，如其资料内容或质量完全或部分不能达到协作要求和质量要求者，资料员应当也应具有相关权利拒绝接受有关材料，并提请对方严格按照协作约定或合同条款要求修改完善提交资料。3.2.6 定期参加培训与继续教育的权利由于资料员的工作任务和职责涉及到工程建设程序、工程项目管理、合同管理、水利工程施工、监理、文件档案管理、原材料的市场情况与管理、相关法律法规及规范等各个方面和相关知识，因此需对资料员进行定期的培训和继续教育，不断更新和调整原有的知识和结构，提高个人素质和相关方面的业务知识能力。4 水利工程建设项目资料员的培训与考核

水利工程建设项目资料员的培训与考核应当由省级水行政主管部门和档案行政主管部门联合或委托具有相应资质的培训机构进行专门业务培训，经考核合格后发给相应的资料员证书，并应当注明一定的有效期，在有效期前三个月应当通过继续教育并经考核合格后办理延期。

2011年，《中共中央国务院关于加快水利改革发展的决定》（中央一号文件）明确提出：“力争通过５年到１０年努力，从根本上扭转水利建设明显滞后的局面”。可以预见，全国水利建设将迎来新的高潮。建立健全水利工程建设项目资料员管理制度将会直接促进水利工程建设档案资料的真实、系统、完整，为水利工程建设管理者的决策提供真实、直接的工程信息，为水利工程新建、扩建、维修、管理提供翔实的依据，为明确水利工程质量责任提供准确、直接的信息，促进水利工程项目建设规范，加快水利工程建设进程。

作者简介：张强民，男，安庆市花凉亭灌区管理局人事劳动教育科科长、工程师、政工师，从事人事劳动教育管理及水利工程管理工作。