于兴珍

(哈尔滨市勘察测绘研究院，哈尔滨150010)

1 工程勘察设计单位档案管理与利用现状

1.1 档案管理现状

工程勘察设计单位设计资料的收集、归档、整编、保存是技术管理工作的一个环节，也是档案管理的重要组成部分，提高科技档案的科学管理水平，是加强技术、质量管理的举措，也是勘察设计单位技术、资源储备，提升单位在行业竞争能力的关键。目前，勘察设计单位的档案管理已经建立了规范化的流程，特别是通过了ISO 9000质量管理体系认证的勘察设计单位的档案管理，得到了进一步的规范和提高，无论从档案保管库房等硬件条件上，还是在归档、整编等软件环节上都达到了前所未有的水平。科技档案数据库建设和多媒体数据库建设，通过对纸质、录音、录像、照片或其他类型载体档案的数字化工作，使档案资料更加便于研究和利用，提高档案检索、内容查询功能的实用性、快捷性、多样性，实现档案信息数字化、存储海量化。

1.2 档案利用现状

当前工程勘察设计档案的突出问题是档案的利用率较低，重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏足够认识，单位内部员工对档案利用效益知之甚少，对外的推介和宣传几乎没有，即使有查阅了参考利用的情况，也大多限于单位内部。由于对档案的资源性认识程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2 勘察设计档案的资源属性与资源共享可行性分析

2.1 勘察设计档案的资源属性

勘察技术档案是设计单位长期积累的宝贵资料和技术资源。这些技术档案不仅对本单位的同类工程具有参考和借鉴的价值，对本单位和其他单位的同类工程或同一地区的不同类工程也具有类比和借鉴的作用。因此，要把档案作为资源来管理和对待，作为资源就要充分地开发与利用。勘察设计档案中包括两方面的内容，一方面是设计成果中的基础资料，例如水文、气象、地质、测量、环境监测、土壤调查、社会经济等，这些资料可以被其它工程设计所用;另一方面工程设计的方法、计算数据、实验观测、研究结论等，也在科研和设计中具有参考价值。

2.2 勘察设计档案资源共享可行性分析

1)基础资料共享的可行性:勘察设计中所用的基础资料有的具有时效性，既仅在特定的时期内可以使用，比如环境监测、社会经济等，有的则没有时效性，比如水文、气象是长期观测的系列，短期的变化并不明显，而地质条件更是长期比较稳定的，只要在同一地区或相邻地区，这些基本资料是完全可以在相关的勘察设计中加以利用，具有共享的可能性的。

2)前人的勘察设计档案是后续勘察设计极其宝贵的参考和借鉴依据。某些勘察设计工作可能是由于原有的设计已经失效，需要重新修订或补充勘察设计，这样的勘察设计对原有档案资料的依赖程度毋庸质疑。在不同地区的同类勘察设计档案，其中的勘察设计方法，计算数据，实验和观测结果等，对后来的勘察设计都具有参考价值，实现档案资源的共享。

3 工程勘察设计档案资源共享的思路

3.1 建立基础资料共享的机制

气象、水文、地质、测量、环境监测、土地调查等基础资料是工程设计中不可或缺的基础，工程设计是以当地的基础资料为依据展开设计的，因此工程勘察设计档案中包含这些内容。在相同或相邻地区的后续勘察设计工作完全可以在先前的档案资源中选取可用的基础资料，不仅节省勘察设计的时间，也节省相应的费用。目前的主要问题是基础资料的共享机制没有建立起来，档案资料封锁的情况比较严重，即使是国家事业投资获得的某些水文、气象、土地利用等资料的索取也很困难，影响了事业的发展。国外的成功经验是国家获得的基本观测数据和监测结果无偿共享使用，资料收集单位仅支付资料复制的成本费用，值得借鉴。应建立勘察设计基本资料的共享机制，使前人获得的观测数据和结果得到更充分的利用。

3.2 加强勘察设计档案信息的交流与推介

勘察设计单位应加强档案信息交流，畅通交流渠道，以便相互之间了解对方的档案资源情况，为档案资源的充分利用提供方便，勘察设计行业协会应在档案信息交流中发挥更大的作用，促进交流渠道的形成和畅通。勘察设计单位的档案管理部门也要加强对本单位档案资源的宣传和推介，让更多的相关单位和部门了解本单位的档案资源信息，促进档案资源利用率的提高。

3.3 提高档案管理人员的服务意识

档案管理人员要提高服务意识，主动、积极地为档案资源利用人员提供热情、耐心的良好服务作为目标。特别是档案资料比较庞大的单位，有的时候提取保存年限很久的档案资料可能比较费力，档案人员一定要尽心尽力查找，满足勘察设计工作的需要。

3.4 规范档案资料使用的收费

应认同收取档案资料的使用费用是合理的，也是目前通行的做法。当前，主要资料收集的收费不规范。一方面有的档案资料的收费过高，超出了勘察设计项目的承受能力;另一方面政府投资获得的公共数据和观测结果也要花钱购买，乱收费现象严重。因此，有关部门要进一步规范档案资料使用的收费，实现收费的规范化。

3.5 大力提倡和鼓励勘察设计中对已有资料的利用

充分利用已有的资料进行工程的勘察设计工作，不仅可以节省大量的资金，还能确保勘察设计周期，因此要大力提倡和鼓励。严格按照勘察设计规范的要求，对不受时间限制的观测数据和监测结果，尽量利用可以借鉴的内容进行勘察设计，相关规范也应在保证勘察设计质量的前提下，提出促进利用档案资源的条款。

4 工程勘察设计档案资源共享应注意的问题

4.1 知识产权保护

勘察设计成果是技术资产，凝聚了技术人员的智慧和才智，特别是有的项目是经过编制人员的辛苦努力和开拓创新获得的成果，是勘察设计单位的技术优势和竞争资本，应该作为本单位的知识产权加以保护，不应该轻易地提供给他人。档案管理部门要对包括单位核心技术的勘察设计档案建立特别的保管、借阅、引用制度，确保本单位的知识产权不受侵害。

4.2 保密工作

严格按照《保密法》的规定，对涉密勘察设计档案实施相应的管理，涉密档案不能提供给其它单位使用，防治泄密情况的发生。

4.3 努力消除档案资源共享的障碍

消除工程勘察设计档案资源共享的主要障碍是部门利益和系统管理。我国的工程勘察设计单位分别属于不同的系统和部门管理，不同部门和系统之间的技术交流存在诸多障碍，现实共享的前提是摒弃部门利益，共同为档案资源的社会化服务做出贡献。

［1］ 陈作明.科学技术档案管理学［M］.北京:档案出版社，1998.