信息时代档案信息资源的开发利用

2011-08-15宋平

大连教育学院学报 2011年2期

关键词：信息时代信息化资源

宋平

（大连大学档案馆,辽宁大连 116622）

信息时代档案信息资源的开发利用

宋平＊

（大连大学档案馆,辽宁大连 116622）

分析了档案信息资源开发利用方面存在的问题,并提出了具体解决对策。

档案;信息资源;开发;利用;策略

信息时代档案信息资源的开发利用是指运用现代技术采集、传递和使用档案资源,提升档案工作水平的过程。目前档案信息资源开发利用呈现出信息种类多、工作量大、技术含量高、工作程序复杂等特点,如何搞好档案信息资源建设,更好地为社会服务,已成为每个档案工作者面临的课题。

一、档案信息资源开发利用存在的主要问题

1.信息化建设的基础设施匮乏

很多基层档案部门资金不足,计算机等办公设备不足或配置落后,规格各异,无法搭建基本的信息工作平台;有的单位花大笔资金购置硬件设施,却忽视了应用软件的配套,使硬件设备效能得不到充分发挥,导致资源浪费,档案信息资源的开发利用没有依托。

2.档案信息资源建设不够

档案信息资源开发利用的基础是丰富的并具有特色的馆藏和存储量大、准确率高的档案数字信息。由于历史、社会、体制等方面的原因,馆藏档案存在年代断层、结构失调、成分单一等问题,很多档案馆里政务档案多,科技、经济档案少;一般档案多,特色档案少。档案信息的缺失和错误,直接影响了档案信息的利用率和查全率、查准率。

3.技术标准不统一

档案信息化应该在统一的技术体制和标准下进行,这是实现档案信息资源利用和共享的基础。目前档案自动化管理工作没有统一标准,加上开发方法不统一,档案信息资源开发利用规范性不强。另外,我国还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式层次不一,不能适应档案信息资源共享的要求。

4.信息安全防护存在隐患

信息安全是档案信息资源开发利用的首要问题。从实际情况看,核心硬件、软件和技术主要依赖进口,严重影响了档案信息化建设的质量与安全,直接导致在档案信息资源的开发利用中“有网不敢用,不放心”的现象,给信息化建设的深入发展带来很大困扰。

5.复合型专业人才缺乏

随着信息技术的广泛应用,档案工作无论在内容和形式上都发生了重要变化,这就要求档案管理人员有较高的知识层次和先进的技术水平。目前,大多数档案部门都缺乏现代技术人才,其中既懂档案又懂计算机知识的复合型人才缺口更大,大部分档案人员计算机水平偏低,仅停留在一般的计算机操作水平上。

二、信息时代档案信息资源开发利用的策略

当前档案信息资源存在的问题,应当引起档案工作者的关注和重视,并针对相关的问题提出相应的解决措施,充分实现档案信息资源的利用价值,提高档案管理工作的水平。

1.提高认识,统筹规划

在信息时代,档案工作必须转变观念,强化信息服务意识。档案的开发与利用不仅要做好传统的服务工作,而且要充分利用网络和档案信息数据库等优势,开发多种多样的数字档案信息资源。同时,还要统筹规划,包括仪器设备的更新、软件的选择与升级以及馆藏档案数字化的步骤等,以保证档案信息化工作可持续发展。

2.深层次、多角度开发数字档案资源

（1）积极拓展传统载体及新型载体档案收集的渠道,使馆藏质量优良、结构合理、门类齐全,确保网络环境下档案信息资源开发利用的效率和质量。（2）对传统载体档案实施数字化。对于收集和移交过来的传统载体,要积极实施数字化,这是开展网络利用的前提。（3）进行网络式、教育式开发利用。档案部门应加强合作与协作,开发档案信息资源,协同建设各种文献信息数据库,实现档案信息资源共建共享。利用网络优势,不断开展爱国主义、集体主义、社会主义教育,扩大和促进社会对档案信息的认同度。