王伟义，王丽艳

(广东省电力设计研究院，广东 广州 510663)

电力建设总承包项目具有参建单位众多、项目文件数量庞大种类繁多、文件形成时间跨度较大等特点，总承包方如何克服上述不利因素，做好对项目档案的全过程管理和控制，为项目工作做好服务，是档案工作的一项重要课题。总承包项目档案管理应从管理规范、沟通协调机制、组织机构体系、信息化建设等方面入手，满足业主项目档案工作要求，并充分考虑总承包方知识积累的需要。笔者认为，需要构建一个以总承包方为管理中心、各参建单位参与、管理制度和规范为基础的项目档案管理体系，明确各方职责，将全部项目档案纳入这套体系之下进行管理。

1 构建项目档案管理体系的必要性

1.1 遵守国家及行业档案管理有关规定的需要

国家及行业档案管理有关规定从管理体系的角度对档案人员、档案管理制度及档案信息化管理等提出了明确要求，总承包方需要按照规范的要求，加强基础建设，努力构建项目档案管理体系。国家档案局、国家发展和改革委员会发布的《重大建设项目档案验收办法》，验收内容的重要一项就是基础管理工作，应“建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序”、“确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制”、“配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训”、“采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化”，办法从档案人员、组织机构、管理规范、信息化方面对构建项目档案管理体系提出了明确要求。中国电力建设企业协会颁布的《电力工程达标投产管理办法》(2006版)，考核标准的重要一项是档案工作基础管理，应“明确分管领导和项目档案管理体质和工作程序，建立健全项目档案各项管理制度”、“配备了适应档案工作需要的档案管理人员”，从档案人员、制度建设等方面也提出了建设项目档案管理体系的要求。

1.2 项目档案管理工作的基础

构建一套完整、科学的项目档案管理体系，是确保项目档案齐全、完整、准确、有效的必备基础：首先，配备必要的项目档案管理人员，文件材料才能得到及时的收集、处理、保存和归档；其次，制订档案管理标准和管理制度，才能规范参建各方的档案管理工作；再次，建立档案沟通协调机制，增进总承包方与业主、各参建单位的交流和沟通，可以更好地促使各方共同做好档案工作；最后，推进项目档案管理信息化，为项目积累和保存数字化档案信息资源，可以为总承包企业的发展提供强有力的档案资源支持。

2 项目档案管理体系的构成

2.1 管理制度体系

总承包方应建立并完善项目档案管理制度，确保项目部与各参建方的档案管理都纳入到档案管理制度体系中，使档案管理工作有章可循。笔者认为，项目档案管理制度体系由以下两部分组成：

2.1.1 国家及行业建设项目档案管理规范

这些规范作为项目档案管理制度体系的重要组成部分，总承包方及各参建方应严格遵守。相应的规范有：《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》、《城市建设档案归属与流向暂行办法》、《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》等，以上规范分别对分类、组卷、整理、档案专项验收、城建档案移交、特殊载体档案管理等做出了要求，上述规范应作为管理制度体系的基础部分。

2.1.2 总承包方自行编制的档案管理规范

总承包方应根据企业实际情况制订总承包项目档案管理规范，作为档案管理制度体系的主体。相应规范应包括：项目档案管理程序，从总体上明确档案管理职责、工作内容和工作程序；项目文件材料立卷归档管理办法，明确参建各方职责，规范项目文件收集、整理、归档移交工作要求；项目文件编号管理办法，规范各类项目文件的编号；项目文件收发管理办法，规范项目文件的接收、分发处理和发出；项目照片、声像文件管理办法，规范照片、声像文件的收集、整理、保管等要求；项目电子文件管理办法，规范电子文件形成、收集、整理等全过程的要求；项目档案专项验收管理办法，明确档案专项验收中各方职责及做法。各总承包项目可制订相应实施细则作为补充。

2.2 沟通协调体系

总承包方应建立并不断丰富和完善与业主、各参建方的档案管理沟通协调体系，共同努力做好档案管理工作。沟通协调体系由以下几部分组成：

2.2.1 档案管理交底会

总承包方在项目的启动阶段召开档案管理交底会，邀请业主和各参建方参加。交底会的主要内容是：宣传国家、行业关于档案管理的规定，阐述业主、总承包方对档案管理的相关要求，明确各方档案管理职责、工作程序、应遵循的规定等。

2.2.2 档案管理培训

视项目的实际情况，由总承包方档案管理部门、总承包方项目部组织项目部全体人员、各参建方档案管理人员进行培训，重点是：国家及行业关于档案管理的法律法规、总承包方项目档案管理规定，明确收集归档范围、项目文件的质量要求、移交的要求等。

2.2.3 档案管理检查

总承包方应于项目的适当阶段，组织进行对参建方档案管理情况的检查，方式可以灵活多样，如现场抽查项目文件材料的收集整理情况、组织各参建方互相检查的方式。检查的重点是：项目文件收集是否符合完整性、准确性、系统性的要求，签字认可手续是否完备、是否为原件、是否遗漏重要文件资料；整理是否符合系统性的要求、分类组卷是否合理等。

2.2.4 档案管理工作例会

总承包方应定期召开档案管理工作例会，组织业主、项目部、各参建方档案管理人员参加，必要时邀请各方负责档案管理的领导参加。例会的主要内容是：通报近期各方档案管理工作情况，检查中发现的问题及整改情况，明确下阶段档案管理工作重点，交流并沟通各方档案管理的经验等。

2.3 人力资源保障体系

总承包方应按照国家及行业档案管理规范的要求，在项目启动之初，及时配备项目档案管理人员，构建适应项目实际情况、满足档案管理要求的人力资源保障体系。根据项目规模的不同，档案管理人力资源保障体系有以下几种不同模式：

2.3.1 配备专职档案管理人员行使档案管理职能

适用于大型及特大型项目，以及业主对档案管理要求比较高的项目。根据档案管理职能的需要，配备足额的专业档案管理人员，对项目档案进行科学、有效管理。档案管理人员需具备较强的专业素质，档案专业知识扎实，了解和熟悉项目档案管理内容和流程。

2.3.2 兼职档案人员行使档案管理职能

适用于小型项目。由兼职档案人员如项目秘书负责项目档案全过程管理，负责与项目各参建方档案管理沟通，接受总承包方档案管理部门的业务指导。这种模式可以节约项目人力资源成本，但由于项目秘书不具备档案专业知识，工作上难以兼顾档案管理，不利于对项目档案的科学、有效管理。

2.3.3 专兼职档案管理人员相结合

适用于中型及中大型项目。部分档案管理职能由专职档案人员承担，如文件整理、对分包方档案管理的监督和指导等，其他部分职能由项目秘书承担，如文件的登记分发等。这种模式既可以确保项目档案全过程受控，也有利于项目部内部人力资源的合理优化，节约项目人力资源成本。

2.3.4 档案管理服务外包

该模式由专业档案管理服务外包商负责项目档案日常管理工作，总承包项目部负责做好统筹管理、沟通协调和监督检查工作。这种模式借助外包商专业化的档案管理服务能力，可以有效节约项目人力资源成本，但总承包方应避免“包”而不“管”，应做好对外包商的监督，不断提升项目档案管理水平。

2.4 档案管理信息系统

总承包方应配备项目档案管理信息系统，实现对项目档案信息及内容的有效管理，确保项目档案“收得进”、“管得住”、“用得上”、“交得出”。

2.4.1 档案管理信息系统功能

(1)文件收集：实现对项目文件的完整、有效收集。根据文件的类别，可以采取自动收集电子文件(无需手工签名、无需盖章的文件)、纸质文件扫描进行收集(需要手工签名、盖章的文件及无法由管理信息系统直接产生的文件)等方式。

(2)文件整理：实现对项目文件的规范整理，参照纸质载体文件的整理办法和要求，按照整理组卷的要求，形成符合要求的“电子案卷”，将案卷信息与文件级信息补充完整，便于检索和利用。

(3)文件利用：采取权限管理、角色设置等方式，在确保项目文件安全受控的情况下做好利用工作。根据人员角色及承担的工作内容，结合项目文件安全保密要求，系统对信息查询应不设限，开放多途径检索的功能，确保检索到文件条目信息；对浏览、下载等操作应进行限制，履行电子审批流程后可以进行相应操作。

(4)档案移交：实现项目档案移交(包括向业主移交、向总承包方移交)的功能。该模块应具有将电子文件导出到光盘或其他载体的功能，条件许可时，考虑实现项目档案管理信息系统与总承包方、业主档案管理系统的直接数据交换，实现电子文件与信息的直接跨系统移交。

2.4.2 档案管理信息系统的配置方式

总承包方可采取以下方式配置项目档案管理信息系统：

(1)配置专用的项目档案管理系统。适用于大型、特大型项目，以及业主对项目档案管理要求比较高的项目。总承包方应综合考虑并选用合适的项目档案管理系统。该类系统是专门针对项目档案管理而开发的，进行必要的功能完善后，即可实现对项目档案的全过程有效管理。

(2)档案管理功能集成于项目管理信息系统中。适用于中大型项目。部分项目管理软件本身具有一定的档案管理功能。配置这类软件，可以基本实现对项目档案的信息化管理，有利于档案管理与项目其他管理模块之间的信息交换和共享。

(3)直接应用总承包方档案管理系统。适用于中小型项目。总承包方档案管理系统可直接应用在项目中。这种方式相对比较经济。

3 结语

构建一套科学、合理、有效的项目档案管理体系对于做好项目档案管理工作十分重要。总承包方应从上述四个方面着手，将项目各参建方档案工作纳入这套体系中，提升项目档案管理的绩效。本文的研究成果对于总承包方如何构建项目档案管理体系有一定的指导意义。

[1]GB/T 11822-2008，科学技术档案案卷构成的一般要求[S].

[2]DA/T 28-2002，国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].