曾 萍

（萍乡高等专科学校图书馆，江西 萍乡 337055）

1 图书馆公共关系活动概念

公共关系是社会组织为了塑造组织形象，通过传播、沟通手段来影响公众的科学与艺术，是一种管理活动。其目标是内求团结，外求发展，运用合理的原则和方法，通过有计划而持久的努力，协调和改善组织机构的对内对外关系，使本组织机构的各项活动符合于广大公众的需求，以谋求公众对本组织的了解、信任和合作，从而在公众中树立良好形象。

图书馆公共关系活动，就是图书馆运用传播手段与公众进行沟通，使其与公众相互了解、相互协调、获得良好共同利益的一种行为活动。具体来说，就是图书馆通过有目的、有计划的行动，了解公众对图书馆的意见和要求，促进相互之间的了解，对内不断加强团结，对外不断扩大影响力，树立良好形象，争取社会支持与协助，为图书馆的发展创造有利条件。

2 公共关系与图书馆文献资源采访工作的联系

最早在图书馆管理中引入公共关系的是美国学者约翰·科顿·丹纳 (John.Cotton.Dana 1856-1929)，他通过广告牌、图书馆通报等媒介，向社会宣传图书馆的功能、藏书和服务内容，并邀请社会名流作报告和演讲，促进了社会公众对图书馆的了解、认可和支持。初景利博士于1987年在《黑龙江图书馆》发表《公共关系是图书馆管理的重要环节》一文，拉开了我国图书馆界公共关系研究的序幕。多年来，图书馆界在理论与实践上都进行了许多有效的研究与探索，图书馆公共关系学也已经发展成为图书馆管理学的一个重要分支。

文献资源采访工作是图书馆为建立馆藏而进行的有关文献的选择与获取，是图书馆工作的一个重要组成部分，也是图书馆首要的根本任务。运用公共关系的有关原理去做好图书馆的文献资源采访工作是一种客观需要，图书馆应根据自身的宗旨、目标、性质、任务，结合公众的需要和愿望，有目的、有针对性地采取有效的方式、方法和手段去做好文献资源建设工作。文献资源采访工作运用公共关系学的目的是加强图书馆与其公众的交流，了解社会需求，争取公众的理解、认可和支持，并通过公众及图书情报用户反馈的信息，提高图书馆员的积极性，最终增强图书情报管理的能力。

公共关系与文献采访有着密不可分的联系，一方面，将公共关系原理运用到图书馆文献采访工作实践中去，促进文献采访工作效率和质量的提高；另一方面，公共关系原理、原则、科学合理的工作方法在文献资源采访工作实践中的具体运用，充实和丰富了公共关系学的内涵；二者相辅相成。图书馆应该运用公共关系原理努力营造相互理解、信任与合作的氛围，提高相互协作能力，加强和提升图书馆文献资源采访者的能力，推动文献资源采访工作的顺利进行。

3 新时代文献资源采访工作者应具备的素质

3.1 了解公共关系原理

新时代的文献资源采访工作不再局限于传统的范畴，除了选择的原理和原则，征集技巧和程序外，关于图书馆文献资源发展规划、评估、各种媒体的调查与比较、资源的配置和共享、文献采访自动化、网络采访等实质问题，都直接地融入公共关系的基本原理，这使得文献资源采访工作和各方面的联系更为广泛，关系更为紧密。文献采访工作作为一个整体，理论与技术、思想与行动相结合，既要总体设计，又要具体执行，和公共关系一样，同样具有外向型、交际性、网络化的行为。做好文献资源采访工作，掌握公共关系学知识与图书馆学知识同等重要。

3.2 不断更新知识

文献资料采访工作者必须不断学习新知识。多途径开展继续教育是提高工作者专业技术、做好人力资源开发的有效手段。图书馆可以通过举办短期培训班，定期开设周期短、针对性强的专业知识讲座，开展学术研究活动，帮助文献资料采访工作者更新知识观念和知识结构，适应现代化图书馆工作的需要。2l世纪是信息技术飞速发展的时代，要适应图书馆事业的发展，就必须掌握现代技术。采访工作者要不断学习，不断完善知识结构，掌握计算机基本技能，敢于创新，做适合图书馆事业发展的全方位复合型人才。

3.3 加强交流能力

文献资料采访工作者应该加强与公众的交流，向公众采集信息以及向公众传播信息。采集信息就是对公众进行调研，对现有馆藏进行评估，制订文献采访计划，使馆藏具有目的性、系统性、实用性、形成馆藏特色，建立合理的馆藏结构。传播信息就是向公众传递图书馆的各种有关信息，特别是文献采访信息，以赢得公众对图书馆工作尤其是文献采访工作的理解、支持与配合，促进文献资源建设。

4 文献资源采访工作中公共关系的应用策略

随着我国文化事业的不断进步，图书馆的发展也不断取得新的成绩，但总体上来说，图书馆的社会地位仍然不高，社会功能与效益没有得到有效发挥。其中一个重要原因就是图书馆公关意识淡漠，公关活动开展不力。面对种种困境，图书馆要打破原有的封闭状态，强化公共关系意识，重视工作人员的公关能力培养，让社会了解自己，利用一切机会和手段宣传自己。文献资源采访工作中公共关系的应用策略主要有以下几个方面。

4.1 强化公共关系意识

4.1.1 树立整体形象意识

从外界来看，图书馆是一个具有开放系统的整体，图书馆的集体荣誉，不仅反映了图书馆每一位成员的成绩，也体现了图书馆的整体形象。图书馆的采访工作者首先要有整体的观念，认识到自己是这个组织的成员，自己的言行举止、精神面貌、工作态度都代表着图书馆的形象，作为图书馆馆员的代表，要不断强化公关意识，提高自身的公关素质，做好公关工作。平时要多与公众联系，相互交流，联络感情。例如，国内外公函及咨询信件的回复，对寄来赠书的公众及单位要及时发回执感谢。注重礼仪，加强修养，把公众当做自己的朋友对待，争取更多公众对图书馆事业的理解、支持与合作。

4.1.2 树立信息传播意识

传播是图书馆公关的过程和手段。作为公关意识中的传播意识，是建立在对作为主体的图书馆和作为客体的读者这两个基本要素及相互关系的正确认识之上的。采访工作者需要通过宣传辅导工作，沟通与读者的关系，把读者吸引过来。

4.1.3 树立读者至上意识

读者，是图书馆公关的客体。没有读者，图书馆也失去其存在的意义。读者一方面制约着图书馆公关的范围，另一方面也给图书馆的发展提供着内容。然而，长期以来不少图书馆的采访工作者总是把注意力放在藏书的数量和组织等硬件指标上，对藏书的质量、结构、发展方针、利用情况、服务效果、读者阅读倾向与心理状况对图书馆影响诸因素研究不够。在图书馆公关活动中，应实实在在地把读者放在重要的位置上。

4.2 友善沟通，处理好各种关系

4.2.1 处理好与读者的关系

读者不仅是图书馆服务的主要对象，而且是图书馆采访工作最直接、最权威的评价者。读者对图书馆的认识和评价，对塑造图书馆的社会形象具有决定意义。随着网络时代的到来，读者的概念已不断延伸，除了到馆借阅文献资料的人称为读者，还包括那些远程登录图书馆网站和通过电话咨询的用户，可以说，只要是使用图书馆或利用图书馆信息的人们都是图书馆的读者。

4.2.2 处理好与供应商的关系

信息社会和市场经济为图书馆事业的发展提供了一个良好的平台，采访工作者可以通过多途径、多渠道收集采购到读者所需要的文献资料。采访工作者是供应商和文献资源建设工作的纽带和桥梁，应该根据图书馆文献资源采集的具体要求与他们精诚合作，不断地推进文献资源的营销与采集工作。

4.2.3 处理好与图书馆各部门的关系

图书馆是一个系统，部门是其实现目标的机构，采访工作公共关系要从沟通馆领导以及各平行职能部门的关系入手，从职能上得到馆领导的支持，部门之间相互通报信息，彼此之间互相理解支持，扬长避短，不断地完善工作中的不足。

4.2.4 处理好与兄弟图书馆的关系

图书馆馆际之间的协调为建立图书馆协作网以及网络资源共享打下良好的基础。不同的图书馆，馆藏特色、服务优势各不相同。在文献资源共享过程中，馆际之间的采访工作应增进了解和理解，互相取长补短，充分调动图书馆部门之间的合作积极性，使资源共享能够真正实现。通过馆际之间开展的各种活动去满足公众对信息的不同需要。

4.3 与时俱进，适应网络环境下的工作方式

4.3.1 利用网络环境

网络所具有的开放性和互动性使图书馆开展公关活动可以更加主动。在传统公共关系活动中，图书馆利用新闻媒介开展公共关系活动，图书馆的有关信息能否通过媒体进行报道，要取决于多方面的因素。如信息本身的内容是否具有价值、与新闻媒介的关系是否融洽等，这些并不都是图书馆所能决定的。这些问题如果处理不好，图书馆就不能做到按原来所设计的计划来进行信息传播。网络环境下文献资源采访者或其他馆员可以通过图书馆网站、BBS、E-mail等工具直接向目标公众发布信息，进行多样化的调查研究与分析，打破传统公共关系活动的模式，使图书馆采访工作与公众产生互动，达到公共关系的目的。

4.3.2 利用传播媒介

传播是公共关系的核心要素，是公共关系的本质和区别于其他社会关系（如经济关系、法律关系等）的主要特点。制作出传播内容（如新建数据库的新闻发布会、公众所需文献资源分析等）提供给传播媒介，影响传播对象（图书馆公众），起到一定的传播效果（用户对图书馆信息的需求），再将这些信息反馈给图书馆。在此过程中，任何一环的缺少或受阻都无法实现传播的完整性、达到传播的最佳效果。图书馆应尽可能利用传播媒介让公众了解有关图书馆的内容，如图书馆的类型、藏书特点及主要服务对象、服务方式、馆际互借、资源共享、图书馆专题讲座等。

4.3.3 利用名人效应

利用与图书馆联系比较密切的地方知名人士或学者的名人效应，策划各种公关活动，如书展、庆典、咨询、专题报告等活动，让公众更好地了解与利用图书馆，扩大图书馆各个方面的影响。

4.4 通过优质服务，取得读者的信赖

利用公共关系最大限度地满足读者的需求，改进与读者的关系，对图书馆的发展具有极为重要的意义。图书馆注重收集读者信息，在不同读者群体开展调研，了解读者利用图书馆的情况，及时向读者通报本馆情况。图书馆与读者是双边互动关系，双方应该互相了解和信任，图书馆根据读者意见的改进工作都应及时向读者反馈，让读者有更多的机会来监督图书馆工作。

公共关系对图书馆文献资源采访工作的作用集中体现在对实践的能动指导作用。文献资源采访部门及个人应努力根据自身情况，探索适合本部门及个人的方式与方法，塑造被社会公众认可的图书馆整体良好形象。

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