张素歌

（驻马店职业技术学院教务处 河南驻马店 463000）

高职院校教师业务档案建立与管理

张素歌

（驻马店职业技术学院教务处 河南驻马店 463000）

教师业务档案于高职来说好比一个人力资源库，已经引起领导及档案人员的日益重视。教师业务是指从事教学、科研、教研及参加各项教育实践活动中产生的。能够反映教师本人政治思想面貌、教学业务水平等文字材料及其他载体材料，是经过收集、整理、立卷及信息化管理形成的。

高职院校；高职教师；业务档案；档案管理；建立与管理

高职教师业务档案的建立为正确评估教师业务能力、学术水平、工作实绩和贡献大小提供了切实可靠的依据。弥补了人事档案的不足，对合理调整师资结构，提高教师总体素质，起到了真实可靠的效果，使学校教育管理趋向科学化。

一、建立高职教师个人业务档案的必要性

1.高职教师是完成高职教学的主体。高职教育的目标是培养适应生产、建设、管理、服务第一线需要的高素质高技能人才。高职教师的职责就是传授系统文化知识，培养学生的实践创新能力。作为一名称职的教师，不仅要为人师表，知识渊博，而且在向学生传授知识的同时，还要固化已储备的知识，续而不断地积累知识、更新知识，才能保持教学的活力，高职教师作为高职院校的主力军，培养高素质高技能，能适应经济建设的创造性人才的使命是通过教师直接完成的。

2.高职教师是高职院校战略转变的实施者。国家教育部明确提出了高职教育要实现战略转变：即重视规模的发展向重视教学质量的转变。新的战略的核心就是教学质量。教学质量关系到培养人才，人才的质量又关系到高职院校的可持续发展、关系到国家的强盛、发达。高职院校教育战略转变同样是靠教师直接实施。

3.高职院校的教学辅助应服务于教师。高职院校的档案管理部门作为教学辅助部门。教师业务档案不仅要服务于学院的党政管理、教学管理、科研管理还应主动服务于教师。教学辅助部门有责任让专业性强、科研价值高的信息资源为学校利用，为社会利用。让教师有良好更大的教学空间，发挥其教学的作用。使教师于教方面能专心设计教学；于学方面能创新工作，潜心科研。

二、建立高职教师个人业务档案的方法

1.教师专业技术评审所形成的个人材料，它比较全面的反映该教师在一定时期专业技术水平。不仅有本人详细的方面内容填报，更有各级评审组织对该教师的全面评估。

2.年终教师个人的科研统计及教师年度考核总结，反映了该教师该学年度的任课、任职、科研工作量课外活动等情况。这些材料反映该员的动态状况，逐年积累，也是评职的必备材料。

3.学历证明、进修、考察、讲学及参加学术活动等情况的各类荣誉证书的原件或复印件以及学术成果复印件，这些材料能从不同角度反映出教师工作态度和业务能力。

4.每学期学校以青年教师为主的公开课，老教师上的示范课、观摩课以及院级以上的优质课竞赛教案。

5.每学年教学实习经费中学生和教师经费的开支情况及每年教师指导毕业生毕业论文及毕业设计选题，优秀毕业设计及论文指导情况。

教师业务档案是随时产生的，不可能一次搜集完备，而且要随时积累。如现在高校评估，每年都应该有专门的人员进行收集整理，并逐一验收。这些档案的收集与整理有利于在评估中的主动性，也具有了可靠的真实效果。

三、教师个人业务档案管理的特点

教师个人业务档案管理要求做到完整、真实、实用，每人一袋，专人管理；随时收集，定期整理的。它主要体现在：

1.教师个人业务档案的内容包含了文书、教学、科研档案内容，但不完等同这几类档案固定，它是个人业务专卷。具有随人流动，人在档案在，人调离档案随之调离。其次，它可以随时利用，它既不像人事档案那样保密程度高，非经一定的组织手续不得随意查阅、摘抄、复印和调离。再次，它是集分散于各管理部门的资料信息为一体的实体，即专业保管、保管安全、又可一站式准确利用。

2.教师个人业务档案不像文书、教学档案那样可公开利用，教师个人业务档案则是教师每人一卷。即有一定的透明度，又有一定的保密程度要求。学院领导因公务调阅教师业务档案，这是很正常合理的事情，应及时提供；本人需利用应尽可能提供；其他人员出于何种动机要调阅他人业务档案是不准许的。这就要求档案人员按保密制度提供利用，即做到热情周到，同时又坚持保密原则。

3.通过实践可以掌握个人业务档案利用的规律，即针对性和阶段性。通常在教师进行年度业务工作总结、专业技术职务评聘、科研课题立项申报与教学质量相关的评估等阶段具有针对性利用。根据利用规律，学校档案管理部门应在几个利用阶段前完成新建及归档材料的增补整理。

四、加强教师业务档案管理的措施

1.加大宣传力度以增强全员的档案意识和法制观念。高校教师、教学管理人员、学生是决定教学业务档案是否完整的主要因素。因此，加大档案工作的宣传力度，提高广大师生的档案意识和法制观念尤为重要。

教育部颁布的《高等学校档案管理办法》明确规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。”教师及教学管理人员应该清楚地认识到，在从事教学活动中形成的、属归档范围的文件材料，虽然是自己劳动汗水的结晶，但是无权占为己有；这些材料是受档案法保护的学校固有财产，必须保证其完整无缺，并按照规定保管。

2.建立健全教师业务档案管理制度，实行规范化管理。要保持教师业务档案的系统和完整性，必须建立和健全教师业务档案管理制度，注重教学原始资料的收集与整理，实行规范化管理。高校要依照《中华人民共和国档案法》、《高等学校办法》和《高等学校档案工作规范》等法律法规，制定各项教学档案管理的规章制度。加强教师业务档案的管理，规范教师业务档案管理程序，完善管理体制，实行规范化管理，使教师业务档案管理工作规范统一，做到有章可循，保障教师业务档案资料收集、整理、保管和查阅工作的规范化和制度化，保证教师业务档案资料的系统性和连续性。

3.加强教师业务档案管理建设，提高教师业务档案管理人员素质。做好教师业务档案管理工作的关键是有一支既懂档案知识，又懂教务管理，并能运用现代化手段的教学档案管理。现在，大多数高职院校教师业务档案管理人员是由各二级教学单位的教学秘书负责收集和管理，没有设置专门的教师业务档案管理员。这不仅加重了教学秘书的工作负担，而且由于很多教学秘书缺乏档案管理知识，导致教师业务档案管理的质量难以保障。而且在现代信息技术迅猛发展的今天，加强网络、多媒体、计算机技术的应用，实现教师业务档案管理手段的现代化，是每一个教师业务档案管理人员应该具备的基本素质。所以，高职应当配备专职的教师业务档案管理人员，并对其进行档案专业知识系统培训，使之掌握档案工作的基本知识和专业技能；对其加强思想品德教育，使他们具有良好的思想品质，具有爱岗敬业、乐于奉献的职业道德；并采取“走出去请进来”的交流学习方式定期或不定期的对他们进行业务指导和帮助，组织他们相互交流，取长补短，不断提高他们的业务水平。

总之，高职教师业务档案是教师在教育、教学工作中自身形成的业务材料，它是学校档案工作的重要组成部分，是教师劳动成果和智慧的结晶，它反映了教师个人的业务能力，学术水平和工作实绩，对教师评职、择优、晋级等有着不可估量的作用，也是学校教学工作的真实纪录。高职院校教学档案的建立与管理是提高高职教学质量的重要保障，是教师劳动成果和智慧的结晶，它在个体上集中反映了教师个人业务能力和学术水平，在群体上则反映出高职院校的办学水平以及师资队伍的整体素质，所以建立教师业务档案管理工作有着十分重要意义。

[1]杨海清.谈高职院校“专接本”教学档案和学籍档案的管理[J].中国成人教育，2009（14）.

[2]黄金莲.高校教师业务档案的建立与管理初探[J].甘肃科技，2005（5）.

[3]李晓丽.论高校教师业务档案与高校教师业务档案数据库管理系统[J].中外教育研究，2009（5）.

[4]蔡玉芳.浅析高校教师业务档案的开发利用[J].云南档案，2009（1）.

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张素歌（1977-），河南驻马店人，驻马店职业技术学院教务处，档案员，研究方向：教学档案管理。

2010-01-16