浅谈科技档案的收集

2010-08-15李文琴

黑龙江交通科技 2010年7期

关键词：业务部门单位科技

李文琴

(黑龙江省哈同高等级公路管理处)

1 按制度接收归档

1.1 科技文件材料的形成、积累

(1)向科技业务部门和科技人员介绍、讲解组成保管单位的方法,要求和科技文件材料价值鉴定、确定保管期限以及密级划分等基本原则、方法和要求。

(2)协助科技业务部门对应归档的科技文件材料制订归档的具体进度,及时督促,按时完成归档工作。

(3)对科技单位部门的保管单位的内容和科技文件材料是否完整、准确、系统,特别是重要的保管单位和重要的科技文件材料,要详细检查。

(4)对保管单位内科技文件的纸张材料、字迹、编制格式进行检查和指导。

(5)及时向归档的科技业务部门提供归档用的表格、表样等。

(6)亲自协助科技业务部门对归档的科技文件材料进行价值鉴定、保管期限的划定和密级划分等工作。

(7)对组成的保管单位,检查标题与内容是否相符,书写是否简练,字迹是否工整,整个卷面各项内容的书写是否准确和符合要求。

(8)检查组成的保管单位的编目、张号的编目、备考表的填写是否准确。

(9)检查组成的保管单位,装订是否准确和符合要求,金属物是否去掉。

(10)检查重要的科技档案是否具有三套,需送科技专业档案馆储存的科技档案是否符合要求。

1.2 接收科技文件材料的归档

(1)科技文件材料的归档范围

科技文件材料的归档范围,主要以服务和服从本单位生产建设科技活动的现行利用和长远利用为总的出发点,结合业务部门的职能任务加以确定。

①文件材料的归档范围

技术任务书或技术协议书、设计方案、计算书、工作图、标准化审查报告、试验记录、定型试验总结、技术经济分析报告、发展建议书、鉴定总结、产品检验大纲、说明书、合格证明书、易损件图册、精度检验单和装箱单、反馈意见等。

②科研文件材料的归档范围

科研工作长远规划、年度计划、技术委托书、技术协议书、研究任务书、上级有关的批准文件及重要指示、专题报告、技术措施规划、国内外考察报告、专题分析报告、技术方案说明书、可行性分析报告及批准书、研究试验大纲、研究试验方案、阶段性研究报告、试验总结、初步设计说明书、技术设计说明书。

③基建文件材料的归档范围

可行性研究报告、工程地质勘测报告、设计计划任务书、初步设计、技术设计、施工图设计、施工记录、载荷试验、材料试验、结构试验、隐蔽工程记录、工程质量检查评定书、主要建筑物的测量记、竣工图文件材料等

(2)科技文件材料的归档时间

根据不同类型的科技文件材料形成过程的特点,正确地划定归档时间,对于维护科技档案的完整,促进科技档案工作的开展,都有重要的现实意义。

科技文件材料的归档时间有随时和定期两种。所谓随时归档,就是在设计任务完成后,将形成的科技文件材料加以系统整理组成保管单位,填写保管期限,注明密级,由负责人审查完毕立即归档;另一种是结合本单位的具体情况和各种科技文件材料形成的特点,按规定的归档时间归档。

(3)科技术档案材料的归档份

为了维护科技档案的完整和满足日常工作需要,合理地确定科技文件材料的归档份数是完全必要的。

(4)科技档案的归档要求

①凡属归档范围内的科技文件材料,必须收集齐全,保证科技档案内容的完整、准确,对归档时有缺损的情况无法补救的,在“备考表”中注明。

②凡属重大工程目,尖端科学技术,具有重要历史意义的科技档案,要根据有关要求,向科技专业档案馆移交。

③归档的科技档案,必须由归档单位技术负责人签字。

④归档的科技档案,必须符合国家和行业的图样标准,材质优良,图样清晰、字迹工整,不得用圆珠笔、铅笔书写,不准使用复写纸。

⑤几个单位共同协作完成的科技项目,主办单位应保存一整套完整的科技档案,协作单位保管自己承担任务部分的科技档案,并将复制本送交主办单位保存。

⑥归档的科技文件,由项目负责人根据行业和本单位的保密规定和保管期限表,在保管单位封面上另注密级和保管期限。

⑦归档的科技档案,应编制移交目录一式三份,向科技档案部门移交时,交接双方在归档交接单上签字并各存一份备查。

2 收集零散的科技档案材料

(1)正常情况。这就是对已归档的成套科技档案的零星补充。有许多科技档案不仅记述和反映科技活动的过程,也记述和反映对象实体的历史和现状。人们在对实体的使用、维修、改造过程中,总要不断地产生新的科技档案补充到原已归档的成套档案中去。这是产生零星科技档案的正常情况,因此必须对实体继续产生的科技文件材料进行归档,以便保持科技档案同它所反映的实体对象的一致性。

(2)非正常情况。这是由于有关的规章制度不健全,应该集中保存的科技档案没有完全集中起来,有一部分还散落在科技部门或科技人员手中,于是就要开展零散科技档案的收集工作。还有一种情况是由于保管或使用不当,损坏或丢失了一些科技档案,也需要零星补充。