浅谈声像档案管理

2010-08-15黄惠娟

科技传播 2010年16期

黄惠娟

广东省东莞广播电视台，广东东莞 523129

0 引言

随着科技的发展，以声、光、磁为介质的声像档案的产生越来越普遍，数量也越来越多。档案的原始记录性质，赋予了档案重要的价值。我们要开发利用这些生动、形象的特殊载体档案信息资源，首先就得保住它的完好性。现阶段，声像档案保管部门环境条件较差、制度不健全，管理人员意识薄弱等问题造成声像档案管理混乱，直接影响了档案的完整及利用，严重制约了档案工作的整体发展水平。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

1 声像档案的定义及其意义

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的具有保存价值的资料或文献以照片、底片、影片、唱片、录音带、光盘等不同磁性材料或感光材料为存储载体，以声音和录像为主要反映方式，并辅以文字说明的历史记录。声像档案可以通过静止、动态的画面和真实的声音客观、直接、形象、生动地记录及再现过去发生的活动，具有强烈的空间感和时间感；声像档案通过先进的科学技术和快速的传送手段，把工作中具有重要意义、保存价值的事件以最直观的画面记录下来，能够起到现实的查证和利用作用，对历史研究具有重要的参考利用价值。具有信息记录密度高、信息传递准确逼真、信息受众覆盖面广等特点起到文字记录材料所起不到的作用和效果，因此，声像档案是开发社会各项档案信息资源的重要途径，是档案的重要组成部分。

2 当前声像档案管理存在的问题

随着经济的发展，社会办公条件得以改善，在工作中摄像机、摄录机及数码相机等使用越来越广泛。随之产生大量的声像文件，但是在对声像档案的实际管理中，还存有以下问题：

1）声像档案制度不健全或制度落实不到位

很多立档单位对声像档案管理工作没有制定健全的声像档案的收集、整理、利用制度及兼职档案员的岗位职责制度，使声像档案管理资料的管理处于无章可循的自由形成、自由处理状态。很多声像档案存放在科室或个人内部保存，不移交统一管理保存，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。同时立档单位没有制定档案使用的制约机制，档案使用混乱，久而久之容易丢失，造成档案资料失去完整性。另外，有的单位虽有制定相关制度，但落实不到位，使制度成了摆设，没有发挥制度管理的应有作用。

2）声像档案保管环境条件差

由于声像档案大都以感光材料、化学磁性材料为载体制成，很容易受光、热、潮等外部因素的影响而发生劣变，失去保存价值和利用价值。因此，声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，需要具备防磁、防光和恒湿、恒温等条件的保管专柜。但是从目前情况来看，很多立档单位未能严格按照要求配备专业的声像档案专柜，而造成一些照片变黄退色，底片粘连变质，磁带受损、图像模糊不清、效果差等问题，不利于声像档案的长久保存和利用。同时，对多次使用和已污损的声像档案没有及时修整、复制并更换保管环境，造成档案资料的更多流失。

3）档案管理人员的保管意识薄弱

由于现行声像档案从收集到归档的机制不完善，声像档案的归档工作很大程度上取决于管理人员保管意识的高低。一些声像档案长期存放在科室内部或个人，也未做相应的记录说明，导致时间过久后对大量的照片、磁带或电脑内照片、录音、录像，不能整理出资料的来龙去脉，给日后归档带来麻烦，特别是随着人员变动和机构调整，更容易造成声像档案的失控或流失。同时，有的管理人员对部分因时间较长、利用率相对较低的磁带或录像带，私自冲洗掉改录其他内容的现象较多。如事后发现又需用这些声像档案时而再进行补拍、补录，因为它已经失去了资料的真实性和凝重的历史感。甚至会导致声像档案大量流失，造成档案部门声像档案馆藏匮乏，而且不能全面完整反映当时业务活动的原貌，失去了声像档案的历史意义。

3 加强声像档案管理对策

1）加大管理部门声像档案管理的投入，提供档案资料数字化存储载体保管声像档案

立档单位可将现代管理理念和计算机技术相结合应用于声像档案管理，通过先进设备进行资料数字化转换，如：对录像资料进行计算机视频捕捉、采集及数码格式转换、制作、编辑、刻录成光盘；对照片、珍贵纸质档案材料等进行计算机扫描、修整、复原及数码格式转换。再将数字化档案资料综合集中存储，避免纸质档案磨损问题，方便档案存储，避免因科室保管环境恶劣而导致档案资料的损坏和丢失。同时，将档案资料数字化存储后，档案管理部门可以通过网络系统建立一个专门保管声像档案的数据库，设置程序实现档案资源共享和网络传播远程查询，构建数字化档案馆，方便档案资料利用和保存，提高档案管理效率。将数字化声像档案保管可以通过两个途径实现：

（1）刻录声像档案光盘保管：将数字化的声像档案分类编辑，并刻录成图像光盘或VCD光盘，减少重要声像档案的人为损害，并且方便查阅；

（2）“硬盘式”声像档案保管：固态硬盘是由控制单元和存储单元（FLASH芯片）组成，简单地说就是用固态电子存储芯片阵列而制成的硬盘。“硬盘式”声像档案保管就是将已经数字化的声像档案通过共享的办公信息管理系统即时传送到档案管理部门，由档案管理人员将收到的原始声像档案通过技术手段改为“只读性”声像档案，从而识别和保护声像档案的原始结构，保证其可靠性。最后将声像档案存入硬盘，并在其他计算机上进行备份，实现声像档案“硬盘式”存储管理。而且以目前市场主流计算机硬盘技术参数来看，硬盘体积并不比普通录像带大，而且使用安全、寿命较长，成本较低，在保管上可以大大节省档案装具和库房空间，可以充分发挥硬盘存储数字信息量巨大的优势，从而降低保管成本。同时硬盘传输数据的速度非常快，可以在网络上直接查找已公开的声像档案信息，并能方便快捷地调用、复制和存储。

2）改善档案保管环境

上面谈到将声像档案数字化存储管理，但是如果立档单位不具备计算机和互联网技术，则必须改善档案的保管环境。我们首先要对声像档案独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放。其次要建立符合声像保管条件的装具和符合声像档案保护条件的库房，严格控制库房的温度和湿度，保持适宜的温度（即14℃～24℃）和相对湿度（即40%～60%）；磁盘档案必须避开30奥斯特以上的磁场。以此保持库房恒温、恒湿、防磁、防潮、防尘、防磁、防光、防火、防蛀，以免发生霉变及磁性消失。对正常保存的磁性载体档案，可每10年复制一次并检查有无问题，对录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。长期保存且不常用的录音带、录像带每隔3.5年重绕一次，对使用频率高或已经污损的声像档案要及时复制、修补，以免造成图像损失。最后接触保管档案时管理人员要戴清洁的手套，以防汗渍污染底片。

3）加大档案监督指导力度，健全档案保管制度，指导和规范档案保管程序

立档单位要加大对声像档案保管的监督指导力度，并将其列入目标管理，在实际工作中要敢抓、敢管，加强检查，对专业摄录人员及产生声像档案部门的档案管理跟不上的，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督。对于归档的音像成品，要进行系统整理，制定有效的配套措施，按照分类方案科学规范地排列档案。要将照片、录音带、录像带、计算机软盘分别装盒，垂直放置，专橱保管。录音带、录像带可采取定期倒带检查等保护措施，促使其逐步规范管理，促进声像档案工作才能健康发展。同时要改变声像档案管理混乱的状况，立档单位必须健全档案保管制度，规范档案保管程序。对声像档案的日常保管、借阅和利用要作出明确规定，加大规范化管理，对平时形成的声像资料从收集、归档到移交制定一套完整、严格的规章制度。同时立档单位要制定声像档案的归档范围、收集制度、管理标准以及相关人员岗位职责，加强与有关科室的人员沟通联系，把分散在各部门和个人手中的档案材料以及散失在外的档案资料收集齐全进行存档。减少资料流失，保证声像档案的完整、系统。另外档案管理部门针对声像档案流失严重的现状，应立即通知档案行政管理部门派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保重档案资料得以及时、齐全地归档，统一管理，方便各方面利用。

4）提高管理人员的保管意识

现代化声像档案管理工作，迫切需要一大批既负责又精通档案业务的高层次管理人员。为此，档案部门要坚持以人为本，把档案人员的培训提高，纳入专业技术人员培训的整体规划，加强对在职人员的继续教育和培训，更新知识结构，提高业务水平，同时立档单位要依照《档案法》和《著作权法》正确履行应尽的和享有的权利义务，通过宣传教育，切实端正档案管理人员的思想认识，牢固树立起声像档案是档案不可分割整体的意识。另外，立档单位在工作中还可以运用板报、展览、知识竞赛等多种形式，强化声像档案重要性的宣传教育，提高管理人员对声像档案的认识，提高管理工作的热情，自觉关心、支持、参与对声像档案的管理工作，进而提高声像档案管理效率。

5）做好声像档案的开发利用

档案管理人员同时应积极主动到科技人员和经营管理人员中去听反映、做参谋、跟踪咨询，为他们积极提供有用的声像档案材料，把有限的声像档案充分利用起来，发挥它们的保管作用。档案人员还要积极参与公开展览、学术交流等各种社会活动，利用各种声像材料，服务于社会各类建设事业，使声像档案真正发挥切实有效的作用。此外，在声像档案的开发的利用上，还要重视信息交流、合作。信息时代的特征就在于信息交流、合作，资源共享。适合公开的声像档案完全可以拷贝、复制，提供给用户。