陈玉英

保定市望都县人事劳动和社会保障局,河北保定 072450

电子档案管理信息化在人才流动背景下的应用

陈玉英

保定市望都县人事劳动和社会保障局,河北保定 072450

本文分析了人才流动背景下电子档案管理出现的新问题，在此基础上，探讨了人事电子档案管理信息化的新方式，以保证人事档案的安全性和完整性，并提高档案的利用价值。

人才流动；人事档案；问题；管理

1 人事档案及其人才流动背景下的电子档案管理

人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动形成的，记述和反映个人经历、德才能绩和工作表现的，以个人为单位集中保存起来的历史记录。在当前人才流动频繁的背景下，发现人才、使用人才、预测及制订人才计划都是以人事档案为信息资源，也是落实待遇、澄清问题的凭证，维护个人权益和福利的有力保障，也是研究和撰写各类史志、人物传记的宝贵史料。因此，人事电子档案管理工作一直受到社会各界的广泛关注。

2 人才流动背景下人事档案存在的问题

2.1 人事档案保管存在一定的无序状态

人才流动背景下，在一定程度上，人事电子档案管理“政出多头”。不同性质的单位分别都保管者一部分流动人员的人事档案。由于管理机构性质的不规范，给流动人员人事电子档案管理造成了一定的混乱的局面，制约了流动人员人事档案功能的有效发挥。

2.2 维护档案的完整和安全存在一定困难

维护档案的完整与安全是电子档案管理的基本原则之一。但是，人才流动背景下，个人与用人单位多为聘用合同制的劳动雇佣关系，单位多重视人才的使用，而忽视对其工作期间形成材料的收集、归档，给档案的收集、补充更新带来困难。此外，目前各种人才中介服务机构鱼龙混杂，有些服务机构受利益驱使，没有完全按照流动人员人事档案管理条例，对档案进行严格管理，给维护档案的完整和安全带来一定威胁，给人事档案管理带来诸多不便。

2.3 部分流动人员档案内容失真

人事档案是组织对个人使用的重要依据，也成为人才流动中人事档案真实性最容易受损的信息。有些人为了个人利益，擅自涂改、伪造档案材料，在人事档案的“奖惩情况”这一项，多数只填写“奖”的内容，而“惩处”字样要少见的多，“曾任职务”中，刻意提高自身“形象”的现象屡见不鲜。档案内容真实性难以得到保证。

3 人才流动背景下改善人事电子档案管理的设想

3.1 推动电子档案管理的信息化

人才流动背景下，人事档案就有很高的流动性。信息化具有便于管理和转递的特征，更适用于人才流动背景下电子档案管理。利用计算机技术，开发新型人事电子档案管理软件对流动人员人事档案进行信息存储、检索等，以便对档案信息实行动态化管理。

3.2 规范人事档案的收集和管理

档案材料必须真实可靠、完整齐全，使档案能全面、真实、细致地反映出流动人员的全貌。由于人才的流动，各地工作单位的分散，给档案材料在收集、鉴别、归档各方面都带来了困难。根据人事档案收集补充难的实际问题，可考虑采取以下几个措施。首先，要从人事档案收集这一环节抓起进行规范化管理。应建立健全的流动人员档案材料收集网络，根据材料形成的一定规律和特点采取定时、定向、跟踪、补充收集等方法。其次，改变传统档案收集光存不管的局面，开展档案收集、保管的新模式。比如目前已经出现的“人事立户”，人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行，克服了“人档分离”——用人单位“直接用人，间接管人”，管人通过与人才流动服务机构合作管理档案来完成，聘用人员的档案材料先由用人单位收集和整理，制成正式材料后送交人才市场，并由其审核归档。

3.3 严格档案转递手续，确保档案的及时更新

为了保证档案专递的完整、安全和时效性，档案的转递应通过机要交通或派专人送取，尽量避免邮寄或交流动人员本人自带。在电子档案管理过程中，我们应坚持管人与管档并存的原则，也就是说人在档案在，人走档案走，档案与人不能脱节。同时，要实行动态管理，人才流动服务机构要与组织、人事、劳动就业等部门建立经常性联系制度，掌握具体的人才流动、就业安置的实际情况，及时将档案转到相关部门，避免认识档案脱节现象发生，对发现的无头档案要进行跟踪管理，查清产生此现象的原因和最终人员的去向，并做出及时处理。

3.4 优化人事档案内容的构成

针对许多人事档案中应有内容缺失，以及存在不再适用当前发展阶段的内容，需要对人事档案的内容进行部分调整，不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等内容，还需要突出创建反映个人的专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。创建诚信档案，规范流动人才自身诚信状况的管理。从而，使流动人员人事电子档案的利用价值得以提升，提高档案的利用价值。

3.5 拓展流动人员人事电子档案管理方式

在社会主义市场经济条件下，人事代理是适应我国流动人员管理的新方式，是一种促进人才产业化，最终使人事管理变成一种公众服务的制度。在人事代理制度的基础上可以拓展其服务形式。如目前已经开始实行的“人事派遣（人才租赁）”制度——由人才市场担当员工的法定雇主，负责派遣员工的人事管理，实际是用工企业同人才市场签订人事派遣或租赁合同，再实现劳动关系转移，从而提高人力资源配置效率和使用效益。实行这类人事派遣后，对于用人单位而言，也打破了人事关系与劳动关系一体管理的常规局面，一方面减少行政管理事务，降低人事管理成本，另一方面也有效地促进地区人力资源的社会共享，增强人才智力的柔性交流，使租赁单位对人才“不求所有，但求所用”，并且可突破编制限额，满足用人需求。

[1]胡丽清，徐慎元.电子档案管理现状与改革研究[J].高校 图书情报论坛，2006，5（4）： 58-62.

[2]戈立华.试述人事电子档案管理的发展趋势与对策[J].科 技创新导报，2008（7）: 133.

[3]周建芬.档案信息化建设的趋势与途径[J].湖北广播电视 大学学报，2009，29（3）: 157-158.

[4]任丽杰.谈加快推进电子档案管理电子化进程[J].黑河学 刊，2005（4）: 109-110.

TP392

A

1674-6708（2010）21-0202-02