刁文涛

高校档案是学校管理工作的一部分,是一个重要的信息源,是学校的宝贵财富,是高校建设发展面貌的真实历史记录,对于学校各项工作的顺利运行具有不可忽视的意义。高校档案工作是办好学校的一项基础性工作,是学校管理不可缺少的环节,也是衡量学校管理水平高低的重要标志。因此,高质量的档案管理工作,能为学校管理和发展提供高质量的服务。下面笔者针对高校档案管理工作的现代化模式谈一下自己的看法:

一、高校档案管理数字化和网络化的客观必然性

1.高校档案管理数字化和网络化是时代发展的要求。首先,档案管理数字化和网络化可以使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑,即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。其次,档案管理数字化和网络化使档案业务工作变得更加方便、快捷、高效。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件,并注上处理意见,年终归档时,只需向档案管理部门移交一份分类组卷清单,把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理部门,减少了档案数据录入工作。

2.高校档案管理数字化和网络化是计算机大量应用于高校管理的必然结果。高校档案部门出于自身管理需要,使用计算机管理档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变。

3.高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟。20世纪90年代以来,我国先后筑起了中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网,并均与Internet接轨。1997年以来,由于“211工程”的推进,很多高校纷纷着手建设校园网。至1996年底,已有220所高校建成校园网并连入CERNET,800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起,为高校档案管理部门网络化建设提供了前所未有的条件。与此地同时,高校档案管理部门自动化建设经过10多年的努力,开发出数百个自动化专用软件。许多档案部门均采用比较成熟的计算机管理系统,已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主权服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案部门的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。所有这些,都为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、进一步完善服务功能,迅速转变管理模式

随着高校教育改革的深入发展,办公自动化的广泛推行,档案管理部门也要相应地对传统的管理方法加以改进。

传统的档案管理工作从收集、整理、装订到提供利用,都是手工操作,费时费力,浪费了大量的宝贵时产。在对文件材料立卷时,为了便于保管和利用,尽可能保持文件之间的历史联系,有些是很牵强地集中到同一卷中,查找时很不方便,管理人员只能凭经验和记忆来进行检索,有时难免会影响提供利用的速度和质量。随着计算机应用管理的推广,文件的管理也正在向办公自动化方向发展,在查找文件资料时,输入关键词或发文号等,就能很快通过计算机检索出来。因此,各高校应适应新形势的要求,加大投入力度,建立真正的档案管理系统,让档案管理人员从原始劳动中彻底解脱出来,集中精力从事档案管理研究工作。加快高校档案信息服务原有体制、机制的改革步伐,摆脱传统的服务模式,尽快形成新形势下的现代化档案管理模式。

三、加快档案管理工作现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程,尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲,由于馆藏案卷多,著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清轻重缓急,循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排队,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率

2.分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.分门别类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4.要加强档案信息素质教育。加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育,利用档案信息守法意识,加强档案工作者的档案信息保密意识、传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备、获取档案信息技术和设施武装档案信息网络、不断提高档案信息的效益功能。

5.要科学地制定、贯彻和修订各项标准,使档案工作逐步实现标准化。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心,而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案,计算机是无法进行管理的,即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此,要适应知识经济发展要求,加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

6.要强化服务意识,拓宽服务领域。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来,变“封闭型”为“开放型”,主动面向知识经济主战场,把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来,做到知识经济发展到哪里,档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时,要向企业和科技事业单位倾斜,在注重国有经济领域档案工作的同时,把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。

7.培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。要尽快培养既懂专业知识,又懂信息技术,具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才,为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

总之,知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机,赶上这次浪潮,我们就会缩短与先进国家的差距,在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力,我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章,画出最新、最美的图画。□ (编辑/穆杨)