周中林

提要本文在对高校资助管理流程进行介绍的基础上,全面分析其信息化的需求,给出系统总体功能,提出系统总体结构及数据库的概念模型,详细分析每个子系统的功能要求,并对贫困生基本信息表的结构进行设计,总结了信息系统B/S架构的开发途径。

关键词:B/S架构;高校资助管理;信息系统

中图分类号:TP315文献标识码:A

随着我国经济的不断发展,政府及社会各界对高校人才培养的投入力度也在不断加大,如各种形式的奖助学金、助学贷款、勤工助学、生活补助等,涉及的学生数量众多,金额庞大,牵涉的面广,政策性强,情况复杂,面临的困难很多。为此,有必要通过信息技术,设计出一套功能完善、易于操作、运作精确的管理信息系统,实现高校学生资助管理的科学化、规范化、信息化、高效化,使资助政策最大限度地发挥激励和助困作用。

一、系统的需求分析

传统的资助管理方式基本上都是以书面形式进行流转,效率较低,耗时较多。确定高校学生资助信息管理系统目的在于实现资助管理的无纸化、信息化、高效化、透明化。通过在网站发布资助信息,学生登录网站,根据资助条件判断是否符合要求,然后在网上填写相关资料进行申报,数据提交后保存在数据库;然后由学院相关人员提取数据库保存的申报数据,进行审核,符合条件的,提交给学校相关部门进行审批,符合的进行公示,并办理相关手续。学生可登录网站随时查询审批过程及结果。根据目前高校学生资助工作的实际需要,系统主要应实现以下功能:贫困生管理、勤工助学管理、助学贷款管理、奖助学金管理、系统后台管理五大部分。系统总体功能如图1所示。(图1)

(一)贫困生管理。贫困生数据库是整套资助管理系统运行的基础,因为助学金、助学贷款和勤工助学都是针对贫困生开展的资助项目。此功能中的贫困生申请和审核工作是各项资助工作顺利开展和发挥作用的前提。所有学生在规定时间内均有权申请进入贫困生库,系统可以实现学生注册登录提交数据,学院及学校分级审核,自动生成学生的贫困等级。

(二)勤工助学管理。主要包括勤工助学岗位的信息查询、申请、审核等功能。所有贫困生在规定时间内均有权进行勤工助学金申请,提交申请后系统自动将申请信息保存至数据库,然后学院、学校相关机构及工作人员进行审核,最后会自动生成批准或未获批准的信息,并保存在数据库中。

(三)助学贷款管理,主要包括助学贷款的申请与查询、审核等功能。学生登录后可以进行助学贷款的申请及查询,提交申请后系统自动将申请信息保存至数据库,然后学院、学校相关机构及工作人员进行审核,最后会自动生成批准或未获批准的信息,并保存在数据库中。

(四)奖助学金管理,主要包括奖助学金的申请与查询、审核、发放等功能。学生登录后可以进行奖助学金的申请及查询,提交申请后系统自动将申请信息保存至数据库,然后学院、学校相关机构及工作人员进行审核,最后会自动生成批准或未获批准的信息,并保存在数据库中。

(五)系统管理。系统管理的功能较多,包括学生信息管理、资助学生信息管理、角色及权限管理、用户管理、信息审核及发布、数据统计分析等,是保障系统正常运行,实现学生信息管理、用户管理、权限分配、资助项目发布、数据安全等的重要管理模块。其中,学生信息管理主要进行在校学生信息导入、添加、修改、删除等功能,形成资助管理系统的初始数据。

系统用户主要有:(1)学生(贫困生),可以查看资助通知,申请资助项目,查看申请状态等;(2)辅导员,可以查看贫困生信息,对提交申请的学生资助项目进行审核,查看审核历史数据等;(3)学院审核人员,可以查看贫困生信息,对辅导员审核通过的学生资助申请项目进行复审,查看审核历史数据等;(4)学校审核人员,可以查看、审核学院审核通过的学生资助申请项目及贫困生信息,查看资助项目审核历史数据等;(5)管理人员,可以对系统初始数据进行处理,审核发布资助信息,分析统计资助信息并生成报表,对系统用户及权限进行管理等。

二、系统的总体设计

根据高校资助管理的政策规定,结合当前传统管理方式的运作过程,通过系统分析,理清了高校资助管理系统的基本要求,在此基础上,可以确定系统的总体结构和数据库的概念模型。

(一)系统总体结构设计

1、贫困生管理子系统。学生提交申请后系统自动将申请信息保存至数据库。辅导员登录系统后进入贫困生审核页面,系统自动将该辅导员管辖范围内的所有学生申请信息显示给辅导员,辅导员审核学生填写信息和上交的证明文件是否相符,若信息不属实或不符合条件则返回未批准通知;若确定信息真实有效且符合贫困生条件,审核修改系统判定的贫困等级,然后点击确定按钮将审核信息提交至数据库。辅导员审核工作结束后,依次由学院审核人员和学校审核人员对贫困生认定申请进行复核和终审,批准则将贫困生信息保存至数据库;不批准则返回未批准通知。

2、勤工助学管理子系统。首先由学院相关人员录入岗位信息,再由学校系统管理人员审核后发布。接下来,贫困生在规定时间内登录系统,选择勤工助学管理,进入勤工助学申请页面,按要求填写相关信息并将申请表提交,系统自动将申请信息保存至数据库。辅导员登录后进入勤工助学审核页面,系统自动将该辅导员管辖范围内的所有学生申请信息显示给辅导员,辅导员审核学生的申请信息,若不批准则返回未批准通知,若批准则将审核信息提交至数据库。辅导员审核结束后,由学院或学校审核人员登录系统,系统自动将辅导员审核通过的学生的申请信息按照院、校级别显示给学院或学校审核人员,若批准申请则将勤工助学信息保存至数据库,并返回工作通知,对于不符合要求的申请则返回未批准通知。

3、助学贷款管理子系统。贫困生在规定时间内登录系统后,选择助学贷款申请,进入助学贷款申请页面,按要求填写相关信息并将申请表提交,系统自动将申请信息保存至数据库。辅导员登录系统后进入助学贷款审核页面,系统自动将该辅导员管辖范围内的所有学生申请显示给辅导员,辅导员审核学生的申请信息,若不批准则返回未批准通知,若批准则将审核信息提交至数据库。辅导员的审核工作结束后,由学院审核人员进行复审,最后由学校审核人员进行终审,若批准申请则将助学贷款信息保存至数据库同时发送给相关银行系统,对于不符合要求的申请则返回未批准通知。

4、奖助学金管理子系统。贫困生提交申请后系统自动将申请信息保存至数据库。辅导员登录系统后进入助学金审核页面,系统自动将该辅导员管辖范围内的所有学生申请信息显示给辅导员,辅导员依次进行审核,若不批准则返回未批准通知,若批准则将审核信息提交至数据库。辅导员审核结束后,由学院或学校审核人员登录系统,系统自动将辅导员审核通过的学生的申请信息按照院、校级别显示给学院或学校审核人员,若批准申请则将奖助学金信息保存至数据库,对于不符合要求的申请则返回未批准通知。

5、系统管理子系统。管理员登录后,通过学生信息管理导入学生数据;通过用户管理可以实现系统角色的管理及权限分配,对用户信息进行添加、查询、修改和删除等操作;通过信息审核与发布,可以在指定的时间内,向所有用户发布相关的资助信息,以便贫困生申请,同时控制审核工作的及时进行;通过数据统计与分析可以对资助项目、资助学生、资助金额等进行汇总统计,跟踪执行结果,及时发现问题。其他用户登录后,通过系统管理子系统只能修改自己的密码。系统总体结构图如图2所示。(图2)

(二)数据库设计。数据库的概念模型主要通过E-R图来表示,根据E-R图进行表的设计,然后选择不同的数据库管理系统建立表的物理结构。通过前面的分析,系统所涉及的实体集很多,但主要有以下几个:贫困生、辅导员、学院审核人员、学校审核人员、管理人员、资助项目。系统的E-R图如图3所示。(图3)

数据表的设计要体现冗余少、灵活、有必要的约束规范等原则。主要的数据表(贫困生基本信息表)的逻辑结构设计如下:贫困生基本信息表(学号、姓名、性别、民族、身份证号、出生日期、学院编号、专业编号、班级号、固定电话、移动电话、寝室地址、月生活费、密码、是否贫困生、家庭户口、家庭人口数、家庭人均收入、家庭联系地址、家庭邮政编码、家庭固定联系电话、家庭移动联系电话、家庭经济来源、家庭欠债情况、是否有经济情况调查表、自然灾害情况、意外事件情况、是否低保户、家庭失业情况、其他情况说明、已获资助情况、是否获得助学金、是否助学贷款、是否勤工助学、申请认定理由、辅导员意见、贫困等级、学院审核人员意见、学校审核人员意见)。其他数据表可根据E-R图进行相应的设计。

三、系统开发

(一)采用B/S架构。由于资助管理系统需要满足学生、审核人员等从不同的地点,以不同的接入方式进行访问,实现资助信息的查询、资助项目的申请、审核等工作,因此有必要采用B/S架构来进行开发设计。B/S(Browser/Server)架构即浏览器/服务器架构,是当前主流的信息系统实施模式。它是一种三层结构,即所谓的“浏览器-Web服务器-数据库服务器”三层结构。在这种结构下,用户端不需要安装任何用户程序,用户只要能上网,就可以通过WWW浏览器随时随地去访问Web上的页面,而页面数据主要由Web服务器通过各种方式实现与数据库服务器链接,并从中提取需要的数据由Web服务器生成,数据主要存放在数据库服务器中。B/S结构的优点主要就是维护和升级方式简单,原因就在于客户机把事务逻辑大部分都给了应用服务器,不再负责处理复杂计算和数据访问等关键事务,只负责显示部分,所以维护人员不再为程序的维护工作奔波于每个客户机之间,而把主要精力放在应用服务器的程序更新上。

(二)选用数据库。可根据情况选用Access、SQL Server2000、Oracle等数据库管理系统,建议选用SQL Server2000来进行数据存储。

(三)选用开发环境。可用ASP、Java、C#等进行代码设计,最终实现高校资助管理系统的正常运行。

四、结束语

高校资助管理是一项复杂的工作,由于面临的学生众多,需要提交及审核的数据庞大,传统的纸质材料申报及审核方式已经显得越来越不适应,因此高校资助管理的信息化是一项必然趋势。在这个过程中,有必要对高校资助管理的需求进行认真梳理,对其流程进行规范,并采用适合各高校自身实际的开发技术,特别是通过B/S架构,实现高校资助管理的网络化、透明化、规范化及高效化。

(作者单位:1.四川大学工商管理学院;2.西南科技大学经管学院)

主要参考文献:

[1]张海藩.软件工程导论(第四版)[M].北京:清华大学出版社,2008.

[2]张成洪.高校信息化的规划与评价[M].上海:复旦大学出版社,2006.

[3]全国学生资助管理中心.高等学校学生资助政策简介[N].中国教育报,2007.