望　旺

2009年6月20日,电子文件管理国家战略国际学术研讨会在中国人民大学逸夫会议中心举行。会上,美国电子文件档案馆项目系统工程主管Dyung Le先生、加拿大图书馆档案馆政府文件管理办公室高级主管Johanna Smith女士、澳大利亚档案馆馆长助理Adrian Cunningham先生、荷兰国家档案馆数字资源长期保存高级专家Hans Hofman先生分别作了主题演讲,反映了各国电子文件管理国家战略的现状、特点及其发展方向。本文归纳了四位专家发言的主要内容。

1. Dyung Le:美国电子文件档案馆(ERA)项目——现状、挑战与教训

1.1. ERA的历史与背景

美国国家档案与文件署(National Archives and Records Administration,简称NARA)自1934成立以来,始终将保证美国政府文件与档案可被本国公民利用作为其主要任务之一。

NARA管理电子文件的历史是一个漫长且不断发展的过程。上世纪60年代,电子文件这一新的文件类型开始在政府内产生。70年代,第一批电子文件移交至NARA保管。及至90年代,电子文件的管理逐渐成为NARA关注的重点。如今,电子文件的数量呈爆炸式增长,这也极大地推动了电子文件管理的发展。

为了应对电子文件管理的挑战,NARA作出了战略性的回应,也即启动电子文件档案馆(Electronic Records Archives,简称ERA)项目。ERA的目的是保管美国政府生成的具有独特价值的电子文件,并提供长期利用;同时把所有政府文件的生命周期管理纳入电子政府框架之中。ERA的建设应满足三个基本要求,即持续性、真实性和可扩展性。

1.2. ERA的发展

在发展ERA的过程中,NARA以电子文件管理理论与方法的研究为先导,进行系统开发以满足电子文件管理的要求。同时,NARA还开展组织变革管理以保障项目的顺利实施。此外,NARA充分利用外部研究力量,与许多其他项目和组织建立紧密的合作关系,以保证后期研发的顺利进行。

2008年6月,ERA基础系统(ERA Base)发布,该系统实现了ERA的基本操作功能,定义了文件全生命周期管理流程,并建立了核心摄取子系统。2008年12月,ERA检索与利用模块发布,同时将总统电子文件的管理及乔治·布什总统图书馆的建立作为工作的重点。按照规划,ERA系统将于2011年9月全部上线。

根据ERA的发展蓝图,系统将根据不同保管需求使用不同的保管方法和工具,公众可通过多种在线方式利用政府电子文件信息。

1.3. ERA的挑战及应汲取的教训

ERA是统领众多系统的系统,因而面临统筹、协调不同系统目标定义、功能需求、实施要求的战略挑战。ERA的业务挑战来自内部和外部两个方面:对内需要协调多个部门的利益,建立共识,对外需要协调超过300家的用户机构的管理机制,在模型和流程上达成共识,同时与私人企业发展增值服务。

ERA同时面临系统基础架构、数据模型、元数据等方面的技术挑战,以及摄取、保存、利用和存储等阶段的技术挑战。

经过多年发展,NARA认识到ERA的建设不可能一蹴而就,它需要全方位的努力。业务上,需要转变传统纸质环境的管理思维;技术上,需要寻求符合未来发展趋势的框架与模式。NARA是ERA的承担者,但实际上NARA不可能完全独立地解决所有问题,它需要积极寻找与外界合作的机会,借助更多的外部力量来完成目标。

2. Johanna Smith:建立信任:加拿大政府的电子文件管理

2.1. LAC TDR的背景与文件管理的危机

2004年,加拿大国家图书馆和国家档案馆合并,成立加拿大图书馆档案馆(Library and Archives Canada,简称LAC)。LAC主要根据LAC法案进行管理,此外,版权法、信息利用法和隐私保护法也对LAC的业务产生影响。

加拿大政府电子文件管理的历史可追溯至上世纪70年代机读档案部(Machine-Readable Archives Division,简称MRA)的设置。MRA制定的一整套电子文件接收和处理政策现在仍然有效,但这些政策建立在旧的档案管理理念的基础上,因而加拿大的文件管理正面临数字时代公共管理的挑战及计算机通讯技术发展带来的危机。

为此,LAC在2006年秋就信息管理和文件管理召开了一系列副部长圆桌会议,并颁布相关指令(2009年6月生效)。该指令明确指出了加拿大政府在文件问责方面的作用及职责,使政府信息管理的治理结构得到了修正和更新。同时,为了实现加拿大政府数字资源的长期保存,LAC建立了基于OAIS参考模型的可信数字仓储(Trusted Digital Repository,简称TDR)。

2.2. 数字资产的管理

TDR定义的管理流程包括预移交、移交、验证、存档、利用等阶段。

在预移交阶段,TDR通过文件处置权责方协议(Records Disposition Authority,简称RDA)实现文件形成者与档案馆之间的接口,提出件或对象一级的元数据要求,并开发本地数字格式注册表(Local Digital Format Registry,简称LDFR)和通用数字格式注册表(Universal Digital Format Registry,简称UDFR)引导文件形成者选择首选格式。

TDR通过Web上传、email、FTP、OAI收割、Web收割等多种渠道进行文件的移交。同时,TDR使用一种预设格式捕获元数据,方便将其集成至档案信息包(Archival Information Package,AIP)之中。

在数字资产成为永久文件汇集之前,需要进行特定的内容验证,以保证其真实性和兼容性。完成验证的文件将进行元数据描述,使其可被客户利用。

数字资产一旦通过验证,将被立即归档。TDR根据元数据编码与传输标准(Metadata Encoding and Transmission Standard,简称METS)模式将元数据结构化,并使用LDFR和UDFR进行格式管理。

数据资产的利用通过数字保存政策进行管理。所有内容都将进行全文索引,且这些索引可被联合搜索(Federate Search)进行利用。

2.3. 当前进展与挑战

目前,LAC在促进政府部门合作、提升文件管理活动的重要性等方面取得了重大进展,同时建立了一系列政策和技术基础架构。当前面临的挑战包括先前人工处理过程的自动化,结构化文本管理系统对移交非文本文件的限制,件级元数据审查带来的工作量的剧增,安全分类文件的分享基础架构,以及电力供应与物理服务器容量面对频繁的移交活动而产生的压力。

未来,LAC将建立数字资产的分布式保存机制,把加拿大政府看作一个整体,分担文件管理和档案保存的责任。同时,LAC还将致力于与文件形成者合作,保存数字资产的证据价值。

3. Adrian Cunningham:澳大拉西亚数字长期保存的合作机制

3.1. 背景介绍

数字文件保存是当前国际档案界普遍关注的问题。为了满足数字文件长期保存的需求,档案部门有必要加入国家和国际标准化组织,成为文件管理和档案管理标准的制定者。在国际范围内,澳大利亚数字文件管理标准制定活动起步较早,也取得了一定的成绩,其制定的一部分标准成为国际标准的基础,有的甚至直接转化成为国际标准。

之所以使用“澳大拉西亚”一词,是因为澳大利亚和新西兰共同提出了澳大拉西亚数字文件保存动议(Australasian Digital Recordkeeping Initiative,简称ADRI)。澳大利亚与新西兰地理位置相近,两国具有深厚的历史渊源,具有交叉司法管辖的传统,这些都是ADRI提出的原因。

3.2. ADRI的目标与原则

ADRI的愿景是澳大利亚和新西兰的所有政府机构在数字文件生成、保存和利用方面采用统一的途径,以确保重要文化遗产的长期保护。其目标包括:所有成员接受数字文件管理的指导原则;所有成员倡导适当的数字文件管理以支持政府执法;两国政府部门都有电子政务制度;政府部门统一执行ADRI制定的标准;电子政府的证据需被捕获、保存和利用;为数字文件管理提供专业领导和发展方向;在数字环境中,机构能有效和经济地担当其法律和行政职责;对有限集体资源进行最佳的战略性利用。

ADRI的指导原则包括:拥护和协助政府档案馆的职责;设计和实施数字文件管理系统被列入重要性首位;共享权利、共担责任,共同满足充分支持和培训的需求;承诺采用统一标准;明确文件管理要求的重要性;明确文件管理元数据标准化的重要性;以数字格式生成的文件应当以数字格式保存;数字文件需要积极地管理和维护;文件的保存格式不应受所有权的局限;需要建立可信的数字仓储;借助网络技术最大化地提供公众利用。

3.3. 澳大拉西亚统一应对数字文件挑战的举措

为应对数字文件的挑战,澳大拉西亚从标准入手采取了一系列措施。ADRI成员形成了数字文件生成与管理、保存、移交和利用等方面的公共标准,如ISO 14721、ISO 15489等。此外,ADRI成员还计划以文件连续体理念为指导,统一使用文件管理标准、元数据标准和分类方案。不过,ADRI成员在采取统一举措的同时还应尊重立法体制、利用体制、实施细节、进展情况等方面存在的差异。ADRI还开展了一些项目,并取得了一定成果,如数字文件输出标准和交换规范、档案权责方实施数字文件管理和归档的示范计划等。

3.4. 澳大利亚国家档案馆数字文件长期保存的最新进展

2001年,澳大利亚国家档案馆(National Archives of Australia,简称NAA)启动数字保存战略项目。2002年,NAA制定《数字文件保存办法》,规定使用基于XML的封装和保存专用数据格式来规范数字文件。2004年9月,NAA发布了旨在实现数字文件规范化的开源软件Xena 1.0,目前该软件最新版本为4.2.1(2009年2月发布)。2005年至今,NAA还开展了数字仓储原型/实验室的建设。

4. Hans Hofman:荷兰与英国的文件管理实施问题

4.1. 荷兰文件管理面临的挑战

在新技术、新标准不断革新,管理思想不断演化的环境里,荷兰国家档案馆及荷兰政府都面临着文件管理领域的挑战。一方面,荷兰国家档案馆需要进行重新定位,实现自身再造,同时发展数字仓储,进行元数据协调、基础设施自适应等工作;另一方面,荷兰政府需要完成向电子政府的转变,改进政府文件管理方法,并实施元数据方案,提高互操作能力。

为应对这些挑战,需建立以政府机关、内政部、教育、文化与科学部、国家档案馆、审计总署和档案监察部门等为关键成员的合作伙伴关系,同时将档案法、信息自由法及其他信息管理与文件管理相关法律法规作为行动的基础。

4.2. 荷兰文件管理的历史与现状

荷兰政府机关在管理政府信息方面采取了大量举措。上世纪80年代,政府为解决纸质文件积压问题发起鉴定与挑选项目。1996至2002年,又启动了数字信息长期可读项目,其成果成为保存电子文件最初的指导方针。随着电子文件的快速发展,政府逐渐认识到电子文件长期保存方面存在的问题。为此,荷兰政府通过提供电子服务、重组政府组织等方式应对新环境带来的挑战。

荷兰政府文件管理的主要问题包括新格式文件的保存、信息孤岛、纸质环境与数字环境并存、文件管理与业务流程脱节等。为改善这些现状,政府采取了一些措施,总体上取得了一些进步。荷兰政府在2006年启动政府信息系统化项目,2008年发布构成文件管理基础的高水平需求框架,力求将文件管理纳入电子政府的信息架构。该架构指明了实施政府文件管理的指导原则、标准、指南、规章等。

目前,荷兰国家档案馆正在经历由文件保管角色向信息捍卫角色转变的过程,同时正在研发数字仓储。该仓储预计将于2009年进行试运行,2010年正式运行。

4.3. 英国电子文件管理项目

英国国家档案馆于2004年启动无缝传输(Seamless Flow)项目,2008年具体实施该项目。该项目采用面向过程的方法进行信息内容处理,尽可能地实现信息处理环节的自动化。实施该项目将导致人力资源成本的增加,但也会获得文件利用方式的改善、重要文件的安全保护、移交过程的提前等可以预期的收益。

数字连续体(Digital Continuity)项目于2007年开始筹备,预计2011年具体实施。通过该项目,国家档案馆将在风险认识和评估以及如何降低风险方面对政府部门提供指导,该项目的主要目的在于保证核心政府信息的长期可用。

Web连续体(Web Continuity)项目研究Web归档和超链接管理,其目的在于保证政府信息的可持续利用,当网址不再可用时,利用捕获到的归档文件为用户提供重定向工具。同时,该项目还制定网站设计指南,为现有Web归档程序提供网页快照等工具。

作者单位:数据工程与知识工程教育部重点实验室

中国人民大学信息资源管理学院