董舒雯

在各种信息资源中,档案以其独具的与人类社会各种活动中所载信息的原始性、真实性等特殊性质而占据着独特的地位,作为各行各业都离不开的档案工作,用电子化管理档案信息是历史发展的必然趋势。

一、档案信息电子化的特点

1.可充分利用和发挥现有计算机的潜能,提高利用率。目前,大多数基层档案馆、室对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能物尽其用。

2.缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是:选题——选材——编辑——出版,这条“慢工出细活”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用加价值。档案信息电化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。

3.档案信息电子化,可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费,但目前乃至今后一个相当长的时期内,期望国家给档案部门拨较多经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4.档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部们,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。

5.档案信息电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。“信息高速公路”在我国己经进入起步阶段,但档案事业要注意这方面发展动向,超前拿出对策,使档案工作适应这一客观形势的变化和要求,使现在的劳动电子化,为将来“信息高速公路”中完善档案信息打下基础。

二、实现档案信息电子化存在的问题

1.软件没有信息管理功能缺乏通用性各档案部门使用的计算机软件不能互用,没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果制约了档案信息电子化的进程。

2.在我国数据交换的机读目录档案系统至今还没有得到完善,档案信息系统和网络建设形式各行其是层次不一规范性开发性服务性共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。

3.标准化规范化工作有待提高,档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化,但由于历史原因馆室收藏档案业务基础差案卷质量不高特别是各类档案的著录细则相容性不强系统软件移植性差,档案自动化工作尚无统一标准仅着眼于某一个馆或某个专业系 统元法全面实施推广统一标准这也制约了档案信息工作电子化。

4.档案的技术标准组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档文件资料是磁盘光盘现行的档案整理分类方法著录标准及有关规定所不能完全适应。

5.电子档案在其形成存贮和共享利用等各个环节中都会存在各种类型和各种层次的安全问题,在网络环境下数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题表现在数字档案网络化、应用基础环境、技术方案应用系统和设备故障,这四方面无论哪一方面存在问题都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的有序的存贮状态,这样所造成的危害和损失都是非常大的。

6.档案信息管理人员的素质有待提高,实现档案信息电子化首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术 水平不能仅仅满足于一般的计算机操作。

三、对档案信息电子化存在问题的思考

1.实行档案信息馆藏传递网络化。实行档案信息馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势,激发了档案建设电子档案馆的热情。电子档案馆是一项庞大而又复杂的系统工程,而且需要巨额资金和高新技术作保证。在目前我国档案界,许多人都觉得建设数字档案馆所面临的主要困难不仅仅是资金不足,其实数字档案馆建设还处在探索阶段,除了存在资金不足的难题外还有许多难题,其中既有技术因素也有非技术因素,要实事求是地分析现状逐步解决我国档案信息管理工程的数据压缩,数据组织、数据检索、海量信息存储与调配等技术和应用软件中存在的问题。

2.搞好电子文件的收集归档工作。电子档案馆的档案信息资源设有两个方面:一方面是对馆藏档案的数字化处理;另一方面是做好电子文件的收集归档,对于后者它是今后电子档案馆建设的基础,做好电子文件的收集归档工作就成为电子档案馆建设的重要前提和步骤。因此从现在起就要做好电子文件的归档管理工作,要对本地区各部门目前己经形成的应当归档的电子文件,进行全面系统地调查和了解并进行收集归档,还应采取相应的管理手段和技术措施,以保证归档文件的真实完整和有效,如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作,就很容易使这些电子文件丢失或失真,做好电子文件的收集归档工作,不仅为数字档案馆建设提供丰富的档案信息资源,而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。

3.做好电子文件的应急措施。要求系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施,数据的异地备份等硬备份管理策略,同时要在网络的基础建设,升级人文策略系统权限等方面加强安全管理,保证档案电子数据的真实性稳定性。

4.加强电子系统人员的培养。要有一批信息电子系统的骨干力量,他们的素质水平直接影响电子信息化水平的提高,档案人员要做好电子文件的管理,既要懂得计算机技术,又要懂得进一步深化发展了的档案学理论原则和经过改革的档案管理方法与技术,只有这样才能为加快实现档案数字化网络建设提供充足的技术支持,在管理上还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力,例如引入竞争机制对某些项目实行项目管理,在保证完成档案建设的前提下开展对社会有偿服务等。□(编辑/丹桔)