梅雪伟 王 欣 秦铁军

一、档案干部队伍的现状

下面是对某地专职档案人员人数、文化程度、专业技术职务情况的调查分析:

1.有利形势

(1)专业档案人员队伍逐年壮大。从1994年的45人,增加到1997年的143人。这说明,我们有了一个较完整的网络体系,有了一支稳定的档案干部队伍。

(2)大专以上文化程度的人数占有一定比例。1994年有25人,1997年有72人,占总人数的50%。从中看出,档案干部的文化素质大幅度提高,为档案事业的发展注入了生机。

2.提高存在的问题

(1)专业技术人员偏少。从1996年至2000年这五年看,专职档案员中具有专业技术职务的人数仅占总人数的比例分别为24.4%、18.6%、17.6%、24.4%。

(2)档案专业人员贫乏。1996年专业人员占总人数的11%,1998年专业人员占总人数的18.2%,2000年专业人员占总人数的22%。

二、提高档案干部队伍素质几点思考

1.注重档案人员知识结构的优化

一是应处理好纵向与横向、基础与提高的关系。优化知识结构,一个首要问题便是如何理解知识结构的构成模式,这正是当前仍困扰人们的一个理论与过程问题。

二是应处理好系统提高与发展特长的关系。在教育学上,日本专家曾提出“能才”与“异才”的区别,这对于档案人员知识结构的优化不无启示。对于档案人员来说,所谓“能才”,是具有较高而全面发展的潜力,具有较为合理、全面、水平较高的知识结构与综合性的知识才能;所谓“异才”,是在解决档案工作某一方面、某一特殊的疑难性问题时,有着独特的、他人不具备的知识与才能。

三是应处理好知识的静态结构与动态结构的关系。目前,在心理学、教育学领域,人们已非常熟悉“认知结构”这一概念。它启示人们,一个人的知识结构不是完全静态的,而是既包含相对静态的知识内容,也包括相对动态的获得知识的过程与方法、乃至主体对态度、思维方式等,这是有别于传统的知识结构要领的。

2.注重档案管理人才综合素质的提高

一是要努力培养现代化的档案管理人才,提高档案人员素质,积极更新改善设备和管理手段是实现档案管理现代化的先决条件。但现代化设备要求管理人员素质必须现代化,为此,必须注意提高档案管理人员的素质。

二是通过对现有档案人员的继续教育来提高档案管理人才自身素质。

三是因材施教。档案专业技术人员继续教育的类型和形式方法与手段,可因人而异。有些单位的档案人员,由于人员变动,需要学习基础知识,掌握档案管理工作的基本技能;但也有些单位的档案人员稳定,又具有一定的文化知识,需要补充一些新技术、新方法,因此,继续教育的内容应根据各层次人员的情况,因人而异。

四是要提高外语水平。外语是当前档案专业技术人员在评聘和晋升档案专业技术职务时的一大考试“难关”,大多数档案干部的外语水平尚未达到初级等级证书水平,急需“扫盲”。利用各种教育方式,提高他们学习外语的兴趣,鼓励他们克服学习中遇到的困难,树立起为档案事业而奋发向上的自信心,同时也改变了档案专业技术职务人员贫乏的状况。

3.注重提高顺应信息时代发展需要的档案管理干部的信息素质

面对信息化的挑战,档案人员所必须具备的信息素养有以下几方面:

一是运用信息工具的能力。这是信息时代必须放在首要位置的一种能力,档案人员要注重自我完善,掌握计算机理论知识和运用技能,使自己能熟练使用各种现代信息工具,特别是网络传输工具,为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

二是档案信息的获取能力。长期以来,档案部门主要依靠归档制度来保证档案实体的收集,并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。

三是档案信息的鉴定、评估能力。把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作者的一项基本职责,内容十分庞杂,档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估信息的能力,对档案信息进行判断、鉴选、综合分析,从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分,为利用者提供优质的服务。

四是档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值,这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。从不同角度进行加工,剔除其中的无用成分,重新组合,将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值力,达到高效利用的目的。

五是档案信息的交流、传播能力。档案工作者的信息交流能力不仅包括传统的文字和口头表达能力,还需具备在互联网上进行交流的各种能力,如应用外语与国外同行交流的能力以及应用各种相关的现代技术信息的能力等。□

(编辑/李舶)