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民办高校档案信息化工作初探

2009-06-09

新课程学习·下 2009年9期
关键词:档案室民办高校档案管理

徐 健

摘 要:本文从研究民办高校的档案信息化工作现状入手,分析制约民办高校档案信息化发展的因素,并有针对性地提出对策,通过“机制创新、制度完善、监管强化、资源整合”四方面举措,破解民办高校档案信息化难题,实现民办高校档案信息化工作的良性发展。

关键词:民办高校 档案信息化

进入二十一世纪以来,信息技术的发展日新月异,由此带来文件和档案的信息化已经成为所有档案工作者无法回避的焦点问题。作为一名高校专职档案管理员,笔者一直注意对民办高校档案工作现状的观察与思考。在信息化的大环境下,民办高校的档案工作状况如何?是否还停滞在纸质文件的管理阶段?民办高校的档案信息化进程存在哪些阻力?出路在哪里?这些都是笔者想要与大家共同探讨的问题。

一、民办高校的档案信息化现状

民办高校作为我国高校群体中的特殊一员和新生力量,一直是众多专家学者关注的焦点。民办高校的发展状况也关系着我国高等教育改革的成效。不过,目前民办高校的发展还存在许多问题,其中档案工作发展是比较突出的一个问题。民办高校的档案工作主要存在以下几个难题:

1.档案管理机制不健全。民办高校的管理体制和公办高校有很大区别。许多民办高校采用企业化的管理机制,为减少开支,举办者往往尽力压缩人员编制、缩减资金投入。这种情况下,民办高校的档案工作不受重视,人员编制和经费投入都难以得到保证。陕西省的一项调查统计显示:全省受调查的民办高校中,有20%的民办高校未真正建立学校综合档案机构,档案工作一直没有统一管理,缺少全校性的档案管理制度;有60%的民办高校未真正建立学校档案工作网络,未实行部门立卷归档制度。由此可见,档案管理的基础工作都不能完全开展,更不用说档案信息化了。

2.档案管理人员的素质不高。民办高校的举办者不能保证档案人员编制和经费投入,档案员得不到培训机会,知识结构老化,专业技能陈旧。大多民办高校的档案管理员同时还要从事办公室的工作,少数民办高校甚至没有档案管理专业出身的档案员,往往以办公室人员充当档案员。这些人员本身没有健全的档案管理及计算机应用专业知识,对信息化前沿动态不甚了解,种种原因都极大地阻碍了民办高校档案信息化工作的进程。

3.档案意识薄弱。民办高校的档案工作发展缓慢,与学校管理者的档案意识薄弱有很大关系。一些民办高校的举办者看重的不是学校的发展和未来,而是眼前的利益得失。调查表明,越是档案工作发展落后的民办高校,其管理者的档案意识越是薄弱。许多人觉得档案没有用处或作用不大,不能带来现实的效益。也有的领导只看重部分重要档案如人事档案、学籍档案的管理,而忽略了其他档案尤其是电子档案的搜集和保管。档案意识的薄弱是民办高校档案信息化发展缓慢的重要原因之一。

4.档案管理机构的硬件设施落后。档案信息化不仅需要计算机、存储器等信息存储设备,还需要复印机、照相机、扫描仪等信息加工设备以及与之相配套的软件。这些设备技术先进,更新换代速度快,就算是公办高校也不一定能全部配齐,更不用说办学经费更加紧张的民办高校。

二、民办高校档案信息化发展策略

针对以上阻碍民办高校档案信息化发展的四大难题,笔者给出了以下几点解决策略:

1.完善民办高校档案工作制度。笔者认为,应该在民办高校举办条件中明确档案经费投入的比例,人员、建筑及设备的最低标准等。同时教育行政主管单位要建立健全考核机制,把档案信息化工作水平纳入民办高校检查评估项目。这样,就可以从制度上保障民办高校对档案信息化的投入。可以预见,考核机制的引入将会加强民办高校举办者对档案工作的重视,逐步改善档案信息化现状。

2.档案工作实行“持证上岗”制度。档案员必须接受档案行政主管部门举办的从业资格培训,合格者发给档案工作从业资格证书。这样,既可以通过培训提高档案员的专业知识和技能,特别是档案信息化所需要的计算机应用技术和信息管理技术;又可以通过考试淘汰一批不具备档案管理能力的兼职人员,促使民办高校管理者聘用专业技术人员提高学校档案管理水平。“持证上岗”制度的实行,可以有效提高档案工作人员的业务素质。

3.加强对民办高校档案信息化工作的监督检查。主管部门对民办高校档案工作的监管力度不够,也在一定程度制约着民办高校档案信息化工作的发展。有些主管单位没有把民办高校的档案工作放到和公办院校同等地位看待,总是自觉不自觉地把民办高校归入特殊群体,对待民办高校也是“得过且过”,检查可以放松,标准可以放低,要求可以放宽。上级主管部门的态度也助长了民办高校忽视档案工作的心理。所以,要从根本上扭转民办高校档案信息化工作的不利局面,主管部门一定要强化对民办高校档案工作的监督检查。鉴于现状,上级主管部门应该对民办高校倾注更多的关注和指导,使民办高校更深刻地认识到档案信息化工作的重要性。

4.通过资源整合,实现效益共享。在调查中,笔者也了解到民办高校对档案信息化建设落后的无奈心情。民办高校本身经费紧张,收入又不稳定,也得不到政府的财政支持。因此,民办高校有限的经费用于保障教学等主要工作尚有不足,更不用说投入不受重视的档案管理工作了。笔者在深思以后,提出了一个大胆的设想:借鉴当前经济领域比较流行的“优势互补,合作共赢”做法,既然单独一所民办高校难以保证对档案的投入,为何不把同一地区(或者地理位置邻近)的几所民办高校的档案建设资源进行统一整合,建立一个资源共享的档案管理机构呢?笔者暂时把这个机构称为“联合档案室”,它是相邻地域的若干民办高校因自身经费不足以支持一个现代化的档案室而把各自的档案经费集中统一使用,建立一个资源共享的档案管理机构。建立“联合档案室”的好处有以下几点:(1)“联合档案室”的举办经费由参与的民办高校共同负担,经费短缺问题迎刃而解,可以购买先进的仪器设备,从事档案信息化的深入加工。(2)“联合档案室”的档案员可以从各民办高校原来的档案员中择优录用具有档案专业知识和信息管理技术的人员,就可以实现人力资源的优化。(3)“联合档案室”统一管理各民办高校的档案,并且档案室的科研成果由各民办高校共享。这样就实现了信息资源的共享。同时,由于实行了档案的共管,可以此为切入口,在民办高校之间进行更加深入的交流与合作。总之,建立“联合档案室”对于现阶段的民办高校来说有百利而无一害,是一个解决民办高校档案信息化建设的好方法。

以上就是笔者对现阶段民办高校档案信息化建设的一点思考。当然,其中还有许多不成熟的地方,一些理论也没有通过实践的检验。笔者写出来与大家共同探讨,希望能够抛砖引玉,合众家之长想出一个解决目前民办高校档案信息化建设问题的好办法,为民办高校档案信息化水平的提高贡献绵薄之力。

参考文献:

1.冯惠玲,张辑哲主编.《档案学概论》(第二版).中国人民大学出版社,2006年5月第2版

2.党秋霞.《检查民办高校档案管理工作引发的若干思考》.《论文选登》2004年

3.王艳.《高校档案管理信息化初探》.《湘潭师范学院学报(社会科学版)》第28卷第3期

4.鲍元芬.《高校档案信息化建设的几点思考》.《山西大同大学学报(社会科学版)》第21卷,第1期

5.王德艳.《新形势下高校档案管理的构思》.《高教观察》2007年12月(中)

作者单位:江苏省宿迁市宿迁学院

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