刘明飞

电算化会计信息系统是以电子计算机为主的当代电子信息处理技术为手段的会计信息系统。电算化会计信息系统与手工会计信息系统在运算工具、信息存储介质、簿记规则、账务处理程序,在人员、组织体系及内部控制方式上存在显著区别,这些区别集中体现在电算化会计信息系统的五个“化”上,即运算工具的现代化、信息存储介质的电子化、簿记形式的共性化、账务处理程序的简单化以及会计人员业务能力的复合化。电算化会计信息系统减少了会计人员抄写、计算等手工劳动,加快了数据处理速度,提高了会计工作效率,也提高了数据处理精度,扩展了数据处理广度,为更好地发挥会计人员的职能作用创造了条件。然则,万事有其利也必有其弊,电算化会计信息系统实施过程中,在会计工作环境、会计信息安全、会计处理个性化与共性化、会计人才培养等方面也存在一些问题,只有处理好这些问题才能完全实现会计信息系统的功能,充分发挥会计信息系统的作用。

一、运算工具的现代化对会计工作环境提出了较高要求

电算化会计信息系统大量使用电子计算机和计算机网络,提高了会计人员的工作效率,也对会计工作环境提出了较高要求。

1.管理者的意识环境。电算化会计信息系统的最终目标是加强经营管理、提供会计信息、参与经营决策、提高会计单位的经济效益,与手工会计信息系统一样,都具备信息的采集输入、存储、加工处理、输出和传输功能。从长远看,电算化会计信息系统必定要取代手工会计信息系统。

2.规章制度环境。电算化会计信息系统的规章制度包括电算化岗位责任制、电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度和会计电算化内部管理制度,用于保证电算化会计信息系统的正常运行。

3.计算机硬件环境。会计单位应根据实际情况和财力状况,选择与本单位电算化会计信息系统工作规划相适应的计算机机种、机型和系统软件及有关配套设备。实行垂直领导的行业、大型企业集团,在选择计算机机种、机型和系统软件及有关配套设备时,应尽量做到统一,为实现网络化打好基础。具备一定硬件基础和技术力量的单位,可充分利用现有的计算机设备建立计算机网络,做到信息资源共享和会计数据实时处理。为保证会计数据处理的完整正确,电算化会计信息系统所使用的计算机(尤其是服务器),必须配备不间断电源。

4.计算机软件环境。电算化会计信息系统使用的计算机软件分为基础软件(如操作系统、办公软件)和专业软件(如金蝶用友等财务软件)。

会计软件是电算化会计信息系统的核心,选择会计软件的好坏对电算化会计信息系统的成败起着关键性的作用。各单位应根据实际需要和自身的技术力量选择会计软件,选择会计软件时应注意软件的合法性、安全性、正确性、可扩充性和满足审计要求等方面的问题,以及软件服务的便利,软件的功能应该满足本单位当前的实际需要,并考虑到今后工作发展的要求;选择会计软件后,要根据会计软件运行要求配置计算机硬件和计算机操作系统等基础软件,应达到财政部《会计核算软件基本功能规范》的要求,满足本单位的实际工作需要。

5.会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计帐簿、报表,作为会计档案保存的单位,可定期打印输出会计帐簿、报表;及时打印输出记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款帐日记账;尽量少采用软盘存储会计档案。

6.会计人员。电算化会计信息系统需要设置工作岗位及其工作职责:

系统管理:负责协调计算机及会计软件系统的运行工作,要求具备会计和计算机知识,以及相关的会计电算化组织管理的经验。系统管理通常由会计主管兼任。软件操作:负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证、会计帐簿、报表,和进行部分会计数据处理工作,要求具备会计软件操作知识。通常由基本会计岗位的会计人员兼任。审核记账:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核,操作会计软件登记机内帐簿,对打印输出的帐簿、报表进行确认;此岗要求具备会计和计算机知识,可由主管会计兼任。电算维护:负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据;此岗要求具备计算机和会计知识,大中型企业中应由专职人员担任。电算审查:负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊;要求具备会计和计算机知识,此岗可由会计稽核人员兼任。数据分析:负责对计算机内的会计数据进行分析,要求具备计算机和会计知识,由主管会计兼任。

二、信息存储介质的电子化给会计信息生成、储存、传递带来安全隐患

电算化会计信息系统存储介质电子化使得会计信息占用空间小,查询检索、复制方便,同时也给会计信息生成、储存和传递带来安全隐患。

1.用户的建立和管理。实施电算化会计信息系统的单位明确规定上机操作人员对会计软件的操作内容和权限,严格管理操作密码,并由专人定期更换密码,杜绝未经授权人员操作会计软件;输入计算机的原始凭证、记账凭证等会计数据未经审核不得登入机内帐簿;操作人员离开机房时,应执行相应命令退出会计软件以保存操作数据,不能用直接切断电源的方式关闭计算机。

2.上机日志的记录与会计信息的备份存档。根据单位实际情况,由专人保存必要的上机操作记录,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容,明确计算机操作人员的责任。要充分利用会计软件的备份功能及时备份会计数据。对备份的会计数据最好进行压缩、加密后交由专人保管。

3.计算机病毒的防查解。计算机病毒的防治要从防毒、查毒、解毒三方面来进行。“防毒”是指根据系统特性,采取相应的系统安全措施预防病毒侵入计算机。“查毒”是指对于确定的环境,能够准确地报出病毒名称,该环境包括内存、文件、引导区(含主导区)、网络等。“解毒”是指根据不同类型病毒对感染对象的修改,并按照病毒的感染特性所进行的恢复。该恢复过程不能破坏未被病毒修改的内容。电算化会计信息系统最好安装一套信产部推荐的杀毒软件,对系统进行定期和不定期的病毒查杀。

三、簿记、报表的标准化凸显了簿记的共性化,淡化了簿记的个性特征

电算化会计信息系统的账页由会计软件根据使用者的设置生成,使用打印机打印输出后装订成账簿。账簿数据记录发生错误,不能采用划线法或红字法更正,只能通过输入“更正凭证”修改,以便留下改动痕迹。用计算机打印输出的标准化账证表,不再因人而异,淡化了簿记的个性特征。单从会计人员递交的账表,难以衡量会计人员的工作态度、业务技能和综合素质。

四、账务处理程序的简单化消弱了多人员、多环节的内部牵制,把查错和杜绝舞弊的重任较多地压在会计软件上

电算化会计信息系统对数据采集采取集中收集、统一处理、数据共享的操作方法,账务处理无需根据企业生产规模、经营方式和管理形式的区别而采用不同的会计核算形式。电算化会计信息系统一般均采用最简单的记账凭证账务处理程序,即根据记账凭证登记日记账、明细账,通过汇总登记总账,编制会计报表。凭证与凭证、凭证与账务、账务与报表、报表与报表以及账实之间的勾对稽核均由计算机自动完成,消弱了多人员、多环节的内部牵制,把查错和杜绝舞弊的重任较多地压在会计软件上。电算化会计信息系统中除会计人员外,还有计算机软、硬件技术人员和操作人员,内部控制必须扩大到对人员、计算机设备、数据和程序等多个方面。

五、会计人员业务技能的复合化对会计人才培养提出了新的要求

合格的会计人才应该是“精通业务、善于管理、熟悉国际惯例、具有国际视野的高素质、复合型人才”;电算化会计信息系统中,会计人员要用到大量的计算机、互联网、办公软件等现代化技术;会计作为国际通用的商业语言,在促进国际贸易、国际资本流动和国际经济交流方面的作用越来越突出。社会对会计人才的需求不再仅仅局限于会计知识本身,而是同时对人才的职业素质、职业判断、驾驭信息技术能力、创新意识、职业技术能力和岗位能力等提出了更高的要求。

(作者单位:广东白云学院)