李 瑛 吴晓进

采购工作作为设备管理流程中承上启下的中间环节,其重要性不言而喻。近几年,为适应市场需求,提高公司加工手段,在购买设备经费投入不断增加的同时,设备采购管理的规范化、制度化建设显得愈加重要。否则,不仅会造成钱财的轻易流失,而且难免造成设备采购中的盲目性,为公司发展带来不必要的经济损失。随着公司的快速发展和改革的不断深化,国家对机械加工、科研工作的投入增加,采购经费和渠道也呈现出多元化的状况,公司设备采购总量日趋增加。我们主动适应市场经济环境,物资供应从建立和健全申请、立项、论证、审批、确定采购方式、验收等制度入手,严格按章办事。

一、ABC分类法在设备采购中的应用

ABC分类法又称帕累托分析法或巴雷托分析法、柏拉图分析、主次因分析法、ABC分析法、分类管理法、重点管理法、ABC管理法、平常我们也称之为“80对20”规则。它是根据事物在技术或经济方面的主要特征,进行分类排队,分清重点和一般,从而有区别地确定管理方式的一种分析方法。由于它把被分析的对象分成A、B、C三类,所以又称为ABC分析法。

ABC分类法是由意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托首创的。1879年,帕累托在研究个人收入的分布状态时,发现少数人的收入占全部人收入的大部分,而多数人的收入却只占一小部分,他将这一关系用图表示出来,就是著名的帕累托图。该分析方法的核心思想是在决定一个事物的众多因素中分清主次,识别出少数的但对事物起决定作用的关键因素和多数的但对事物影响较少的次要因素。后来,帕累托法被不断应用于管理的各个方面。1951年,管理学家戴克将其应用于库存管理,命名为ABC法。1951年～1956年,约瑟夫·朱兰将我BC法引入质量管理,用于质量问题的分析,被称为排列图。1963年,彼得·德鲁克将这一方法推广到全部社会现象,使ABC法成为企业提高效益的普遍应用的管理方法。

此规则通过对同一类问题或项目进行排序,来认明其中少数争议较大的。帕雷托通过长期的观察发现:美国80%的人只掌握了20%的财产,而另外20%的人却掌握了全国80%的财产,而且很多事情都符合该规律。于是他应用此规律到生产上。他的主要观点是:通过合理分配时间和力量到A类-总数中的少数部分,你将会得到更好的结果。当然忽视B类和C类也是危险的,在帕雷托规则中,它们得到与A类相对少得多的注意。

我公司是怎样在设备采购中具体应用ABC分类法的呢?以上所购设备共30台,所用资金总额1650万,所购设备通过以上实例有着这样的规律,少数设备在总金额中占有很大比重,而占品种数很大比重的设备,在总金额中所占的比重又很小。设备的ABC分类法,就是根据设备品种和总金额之间的不均衡性,将其划分为A、B、C三类,对占用资金大的设备实行重点管理加强控制,对占用资金少的设备则采取一般控制,从而加强设备管理的一种方法。A类设备品种最少,占公司全部采购设备的10%,共三台,占用65.7%左右的总资金额;B类设备较A类多,约占36.7%左右,占用29.6%左右的总资金额;C类物资品种最多,约占53.3%左右,只占4.7%左右的总资金额。因此,最重要的是A类,金额在150万元以上的设备,公司对这类设备采用委托招标方式进行采购;次重要的是B类,设备金额在20万元~149万元之间的,采用自主招标的方式进行购置;不太重要的是C类,19万元以下设备,采用自我购置方式进行。

二、招标实践中应注意的一些问题

1.切实做好对投标方的资格审核。无论是公开招标或自主招标我们均须重视对投标方的资格预审工作,制定资格预审的必要条件。一是根据投标人提供的相关资料和我们已掌握的信息对其资格是否满足必要条件进行审核。二是招标人赴潜在投标人处进行实地考察,了解质保体系建立情况、企业规模、设备、生产工艺等。在招标工作中有的企业提报的企业规模、设备、生产工艺与实际状况存在较大差异。三是通过第三方对投标方的资格能力进行审核,即按投标方提供的其产品在行业使用表中的信息,向兄弟单位了解投标人的相关情况,综合上述信息,确定投标人的投标资格。

2.规范评标过程。规范的评标程序、严格认真的评标过程是保证所有投标人具有相等机遇的基础。实际操作中有些单位对投标书的评标过程缺少规范性,主要以评议法和合理低价法为主。招标组织机构的成员对各厂商的投标法,进行大致的评判就确定预中标单位,评标过程可操作性不强,易受权威或主观因素的影响,也不便对各评委的责任作出鉴定。笔者认为在评标中应建立评委责任制和报告制度,确保个人或组织对其行为和结果负责。提倡采用易操作、公平合理的百分法,由专家对评分内容进行分类,从投标人信誉和业绩、能力、技术条件、报价等方面制定平分标准,各评委独立打分汇总,总分量高者为预中标单位。该方法考虑因素较多,体现科学、公平、合理,对所有投标人一视同仁,评标结果分岐较少。

3.投标方的报价并非越低越好。投标方在制订某项设备报价时,一般会从自身的实力、技术、质量、信誉、服务及竞争对手等情况制定报价。采用的报价策略有:高标-理想利润,中标-中等利润,低标-保本薄利。有些设备生产厂家为了某种目的的也会低于成本报价。作为招标企业应根据招标设备的技术要求、交货期限、备品配件、专用工具、技术服务以及国内同类产品市场价格等情况制定招标设备的标底,使自己对招标设备的预算价有一参考依据,也便于对投标方报价的合理性作出公正客观的评价。

在各投标方其技术能力、质量、信誉、服务均能满足要求的前提下,那些报价低的投标者自然被选中,招标方也会从经济角度选择那些低报价的投标方为预中标单位。我们知道在有些设备的招标中各投标方的最高报价与最低报价竟相差一二百万元,如此大的差距让人不知如何取舍。这其中有的是投标方计算错误,有的是低于成本竞争。作为招标方拟定合理标底,可先排除那些超过标底规定偏差的厂家,对剩余投标方再进行比较,经过综合评价选出满意的投标方。如果一味的选择低报价,将损害招投标双方的利益。低报价难以确保高质量,过低的报价只能使投标方偷工减料或粗制滥造,在这方面已被无数事实所证明。

4.建立评标专家库控制招标过程。为便于招投标方式的推广和应用,使招标过程趋于规范,在机械设备制造行业中,通过考核选取那些具有高级职称或相应资格且有较高专业技术水平的人员为专家库成员。技术专家应熟悉本专业有关设备的国内外技术水平及发展状况;经济专家应熟悉有关法律,有实际商务工作经验。专家任职采用聘任制,在进行某项设备招标前可随机从“评标专家库”中选取与本次招标无利害关系的专家作为技术组和商务组成员。为完善评标专家库制度,应建立评委责任制,考评专家的工作态度、业务水平等,并以此作为任职的依据。

5.加强对招标相关人员的专业知识培训。进行招标的机械设备种类多、技术复杂,在组织招标时,有的招标人员对招标程序不熟悉,缺少不同设备、材料的招标范本,在招标操作中不甚规范。《招标投标法》生效后,该法规明确了招标双方的权利义务、法律责任等内容,是招投标工作的准则,对招投标活动的规范进行,维护双方的利益有着重要作用。今后的招投标活动都应以《招标投标法》为标准,结合本公司实际情况,积极开展该方面的专业知识培训以利于招标工作的顺利进行。

三、招标工作中需改进的地方

我公司机械加工设备三种采购模式为:重要的为A类,金额在150万元以上的设备,这类设备采用委托招标方式进行采购;次重要的是B类,设备金额在20万元~149万元之间的,采用自主招标的方式进行购置;不太重要的是C类,19万元以下设备,采用自我购置方式进行。三种模式的得出虽对今后工作有很大的帮助,但也有许多需改进的地方。

首先,我们认为B类设备采购跨度有些大,在这个价位的设备应进行更细致的划分,接近高位的设备应采用自主招标和自我购置相结合的方式采购,杜绝在设备购买中参与人员过少,购买过程不透明,专业面太窄,造成购回设备不理想,公司钱财浪费的结果。

其次,在实际工作中,我们感觉无论是过去现在和将来,生产企业与供应商的关系是一种相互依赖、相互依存的互助合作关系。现代采购管理的趋势是减少供应商,并建立稳定的合作伙伴关系,从战略的高度认识供应商、管理供应商。由于企业竞争已从企业之间的竞争,发展到企业供应链的竞争,这就要求企业实施有效的供应商管理,同供应商建立长期良好的伙伴关系,实施一定程度的纵向整合,形成“虚拟式”的企业联盟,使企业得到长期稳定的供应和及时回馈的市场信息。

(作者单位:西北机器有限公司)