陈 晴

摘要:根据高校贵重仪器设备管理使用及使用效益的审计调查情况,目前高校贵重仪器设备管理中还存在封闭式管理使用,重购置、轻管理,经费不足、维修困难,管理人员不到位等问题。建立良好的运行机制,构建贵重仪器设备共享平台已成为各高校贵重仪器设备管理的当务之急。

关键词:高校;设备管理;审计建议

随着社会进步与科技的发展,高等学校的贵重仪器设备在不断地更新、增加,特别是近几年国家实施“面向21世纪教育振兴行动计划”以来,国家投入了较多的科研经费,因学科发展、科学研究以及人才培养的需要,购置了大量的贵重仪器设备,高校的设备管理面临着严峻的挑战。根据高校贵重仪器设备管理使用及使用效益的审计调查情况,目前高校贵重仪器设备管理中还存在着一定的管理难度与管理缺陷。如何完善贵重仪器设备管理,利用有限的教育经费配置最合理的设备、最大限度地发挥贵重仪器设备的使用效益已成为高校共同关注的课题。

一、高校贵重仪器设备管理使用现状

(一)设备管理情况

从审计调查情况看,仪器设备由学校各院系进行具体管理,各院系均有专兼职人员负责。新增和处置的固定资产能按照学校规定的程序进行,变价收入均纳入学校财务处统一核算,设置台账统一管理,资产标签基本完好,能按规定认真执行资产购置、使用、保管、调拨、报废的有关审批程序,能执行定期核对清查制度,做到账账、账物相符。绝大部分单位能及时记录使用情况,能按照学校设备管理部门的要求进行管理和使用,但也有个别单位因使用频率较高等原因未及时记录使用情况或使用情况记录不完整,设备管理员更换未进行工作移交和监交,因人员编制较紧、兼职管理设备计算工作量较少等原因造成设备管理工作不到位等。

(二)设备维修情况

从贵重仪器设备的维修情况看,设备在保修期内各院系都能及时按照规定进行维修,对设备在保修期外的维修各院系不一致,有些院系因有经费来源能进行及时修理并使用,有些院系因无经费来源不能进行及时修理,设备闲置不用,由于学校没有贵重仪器设备维修专项经费,绝大部分设备的维修费用是在院系和老师的科研经费列支的。

(三)设备对外开放使用和收费情况

贵重仪器设备对外开放使用各院系管理要求不一致,有些单位由于是专业设备等原因基本上不对外使用,有些院系对外开放使用并制订了对外使用的有关规定;对外开放使用收费和收费标准各院系亦不一致,有的院系对外使用不收费,有的院系收费,收费标准一般依据同行业和物价部门的规定,所有收费收入均能纳入学校财务处统一核算和使用。

(四)仪器设备使用效益情况

对贵重仪器设备使用效益的评价指标主要包括使用机时、测样数、培训人员数、教学实验项目数、科研项目数、社会服务项目数、获奖情况等指标考核。根据有关文件要求,仪器设备中通用仪器设备的定额机时是1400小时/年,专用仪器设备的定额机时是800小时/年。从调查情况看通用性较强的设备一般使用频率较高,获得的使用效益也较好,专用性较强的设备使用频率不等。总体来讲,贵重仪器设备的使用效益不高,与教育部所要求的定额机时还有较大差距,但考虑到贵重仪器设备的特点,绝大部分为科学研究和技术开发所购置的,单纯用于教学的服务机时很少,因此,其使用机时要达到定额机时比较困难。

二、高校贵重仪器设备管理使用存在的问题

(一)封闭式管理使用,影响使用效益

目前,大多数贵重仪器设备都只限本院(系)或实验室使用,形成了“单位或个人所有制”的封闭形式,普遍存在校内外开放不够。仪器设备的使用范围被限定在特定的小圈子里,阻碍了设备利用率和效益的提高。还有些仪器设备是专门为某些特定业务或科研课题购置的,专业化程度高,应用范围窄,通用性差。总体来说,贵重仪器设备对外开放、资源共享程度差、协作共用少,相应影响其使用效益。

(二)重购置,轻管理

贵重仪器设备购置经费的来源主要是国家拨款,学校通过加强设备购置审批权限制度和招标、采购过程管理,对设备的购置环节重视程度很高。但由于各使用部门可以无偿占有和使用,不涉及到本单位和个人的切身利益,在管理上亦没有相应的奖惩机制,管理人员、教师、实验技术人员对仪器设备的使用、功能开发和维护等工作缺乏主动性,使仪器设备在教学、科研、社会服务中难以发挥更大的作用。

(三)维修困难,经费不足

审计调查中反映较多的问题之一就是缺乏维修经费,一部分仪器设备因无维修经费而暂停使用,绝大部分设备的维修费用是在院系和老师的科研经费列支的。因仪器设备购置论证过程中未考虑以后设备运行时正常的运行经费和昂贵的维修费用,学校所拨维修经费极少,没有正常的资金来源作保证,使得设备得不到充分利用。出现故障时无资金保障,造成设备不能正常运行而闲置。

(四)管理人员不到位

因为人员编制的限制,新增贵重仪器设备的院(系)或实验室不可能设专门的管理人员。仪器设备一般都是由原有的实验管理人员或实验教师兼管。在仪器设备管理工作量方面,由于对贵重仪器设备缺乏针对性的管理机制,使得管理人员为科研、功能开发服务的贵重仪器设备的管理工作不计入或很少计入其工作量,管理人员变动不进行相关资料和工作的移交,使仪器设备的日常保养、维护得不到完善,仪器的基本功能得不到充分的利用,更谈不上对仪器新功能的开发和利用。

三、高校贵重仪器设备管理使用的对策

(一)建立良好的运行机制

只有建立完善的管理制度,才能保证贵重仪器设备良好的运行环境。

1、进一步健全管理制度。贵重仪器设备管理制度主要包括以下方面:第一,专人管理制度。贵重仪器设备价值高、技术性强,必须选派实验技术能力强、责任感强的高、中级技术人员跟机管理。第二,日常管理制度。贵重仪器设备必须逐台制订《安全操作规程》、《管理及使用人员岗位责任制》等规章制度,要求操作人员逐台记录设备运行、维修、保养、使用时间、承担任务等情况,并将这些资料随机保存管理,作为评估使用效益的重要依据。第三,档案管理。档案管理是指对购置仪器设备的可行性报告、购置合同、安装调试、验收记录、运行情况、科研成果等资料进行收集、整理、装订成册,建立规范的技术资料档案等。

2、建立贵重仪器设备考核制度和激励机制。为了保证贵重仪器设备稳定良好运行,应进一步完善贵重仪器设备考核制度,并建立激励机制。进一步完善贵重仪器设备使用效益评估体系、贵重仪器设备岗位责任制并建立合理的奖惩制度,对贵重仪器设备进行综合效益考核,评出考核等级,公布考核结果,同时应给予精神和物资的奖励,起到督促、激励的作用。

3、设立贵重仪器设备开放基金。由于贵重仪器设备耗材昂贵,损坏的部件维修难度大,需要的经费多。一些单位由于贵重仪器设备的运行或维修经费严重缺额,导致贵重仪器设备的“停摆”现象。因此,为了确保贵重仪器设备买得起、用得活、有效益,有必要设立贵重仪器设备开放基金。开放基金的来源,可采用贵重仪器设备对外开放使用适当收费和学校安排部分专项经费相结合的方式,并实施相应的收费办法和基金管理使用办法,该款项实行专款专用。开放基金一方面可以支持教师科研工作,另一方面可以解决一部分仪器设备运行和维修经费问题。

4、加强实验队伍的建设。仪器管理人员的水平及素质决定了贵重仪器的使用水平和效益。要创新政策,积极引进学有专长的高级技术人员从事实验技术工作。制定管理人员的岗位责任制及奖惩制度,定量管理与目标管理相结合,定期对管理人员的工作成绩、仪器使用率、仪器维护情况等进行考核,并根据考核情况进行奖惩。建立实验技术人员培训制度,提高其业务技能和管理水平,建立一支思想品德高、责任心强、业务水平高的实验技术队伍。

(二)构建贵重仪器设备共享平台

从高校贵重仪器设备的管理和使用的效益看,构建贵重仪器设备共享平台,实现资源共享,有利于提高设备的利用率和投资效益,避免重复购置和造成资源浪费。

1、完善论证和招标,构建贵重仪器设备购置平台,严把购置关。在购置贵重仪器设备前,设备主管部门和使用单位应组织相关专家成立贵重仪器设备购置论证小组,结合学校发展的定位、学科建设和人才培养的实际需要,确定投资购买贵重仪器设备。在充分了解该类设备在学校及本地区、本省份的分布情况、使用率和使用效益的前提下,购置论证小组成员按照“优化配置,资源共享”的原则,对拟购设备的先进性、适用性、实验技术人员的配备、安装使用环境、效益预测、经费落实情况等方面进行科学的可行性论证。在购置贵重仪器设备时,采购单位要进行公开的招标采购,做到货比三家,力求达到较高的性价比。

2、推进仪器设备信息共享网络平台的全面使用。实施贵重仪器设备管理网络信息化,是适应新形势发展的需要,建设仪器设备共享平台的必要技术手段。在网上建立可供开放使用的贵重仪器设备平台,公布仪器设备的主要指标,如名称、型号、规格、厂家、技术指标、安装地点、技术人员、可用机时、收费标准等相关信息,开放网络查询功能,使全校教职工都能在网上浏览全校设备相关信息,查询仪器设备详细情况及各类统计数据,让各用户之间充分交流信息,促进仪器设备的资源整合,加强与校内、校外单位的横向合作,使贵重仪器设备管理更加科学、规范和高效。

参考文献:

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2、徐远卫,左楠,陈然.完善高校设备管理的构思与探讨[J].实验技术与管理,2009(7).

3、张红艳,杨仁海.加强大型仪器有偿使用的管理及其措施[J].实验室研究与探索,2008(3).

(作者单位:东南大学审计处。作者为会计师)