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浅谈人力资源管理系统的实施

2004-01-12 06:45:14 《中国三峡建设》 2004年5期

张维福 黄 铖

摘要:人才之争是市场竞争中的核心内容之一,为了不断吸纳并保持优秀人才,企业必须采用现代化的人才管理方法。人力资源管理系统越来越吸引企业的注目,如何有效地实施这一系统成为企业的一个重要课题。

关键词:人力资源管理系统;实施;误区

中图分类号:F27文献标识码:A

在全球的企业管理信息系统中,人力资源管理系统HRMS(Human Resource Management System,HRMS),是其中最重要的部分之一,同时实施这一系统有助于提高企业管理水平,但大多数企业在其实施中存在很多问题,因此如何有效实施这一系统成为企业一个重要课题。

1 人力资源管理系统简介

1.1 人力资源管理模块

该模块可管理较全面的人力资源和相关数据,进行一些日常性的和一般的管理工作,使得人力资源管理人员可以从繁琐的日常工作中解脱出来,这样提高了工作效率,同时报表也可存档供企业决策人员参考。

1.2 薪资和福利模块

该模块通常可用于管理企业薪资和福利计算的全过程,其中包括企业的薪资和福利政策设定、自动计算个人所得税、自动汁算社会保险等代扣代缴项目,大大减少工作量。该模块也可处理部分简单的人事信息。

1.3 培训管理模块

培训管理系统一般通过培训需求调查、培训实施、结果评估和反馈以及培训结果记载等手段,实现培训管理的科学化,并且和人力资源信息有机地联系起来,为企业人力资源的配 备和员工的升迁提供科学的依据。

1.4 考勤管理模块

考勤管理程序一般与打卡机、考勤机等考勤设备相接,根据事先编排的班次信息,过滤掉错误数据,生成员工出勤报告,并可转入薪资和福利程序中,使考勤数据与薪资计算直接挂钩。

1.5 eHR

eHR是一种基于Internet/Intranet的人力资源管理系统。先进的软件配上高速的硬件,再与处于服务中心的专业化人员融为一体,构成了eHR的基础:一个为人力资源服务的技术网络。这一网络使得向员工提供更高水准的服务成为可能。

2 人力资源管理系统的实施过程

HRMS不是一个拿来就用的软件系统,它不仅是一种融合了先进的人力资源管理理念和流程的工具,同时为了满足不同地区、不同行业、不同规模、不同管理方法的客户需求,它也是—种一般化的系统管理框架。人力资源管理系统的实施过程就是将商品化软件系统的客户化过程,通过设定的目标,对本企业将要采用功能和信息进行取舍、整合、输入和系统设定,从而形成适合本企业特点的人力资源管理系统。那么,在企业中究竟该怎样进行人力资源管理系统的实施呢?根据笔者的观察了解和一些企业实施人力资源管理系统中的经验教训,笔者认为,应做好以下几个方面:

2.1 准备工作

实施人力资源管理系统前的准备由专业咨询机构对企业的人力资本构成现状及其期望效果预先进行分析诊断(企业自身有能力,可自行分析诊断),开出对症下药的处方后,装到软件供应商的系统平台中去。还应与供应商配合进行需求分析与流程设计,同时要做好调整和相应的培训。

2.2 组建专门负责系统实施的项目小组

人力资源管理系统实施的工作量大、涉及面广,数据的采集、确认和最终入库,以及一些原始信息数据格式的转换,会涉及到企业的每个部门和每个员工。因此,组建一个专门负责系统实施的项目小组来合理分工,是保障系统顺利实施的必要条件。但是,项目小组必须具备一定的条件,才能发挥其关键作用,这些条件是:具备相关项目管理经验、掌握必要的专业知识(业务方面和技术方面)、办事效率高、处事果断、勇于创新和协调沟通能力优秀等等。

此外,在系统实施项目小组中应设置两类成员,一类可以称为项目小组的指导委员,主要职责就是对项目实施过程中重大问题进行决策,定期听取项目实施小组的工作报告,并在 部门协调、人员配备等方面对项目小组进行支持。另一类是项目小组的具体工作人员,他们是系统实施的具体执行者,主要由人力资源部、计算机中心的业务骨干和其他相关人员组 成。项目小组中的两类成员扮演不同的角色,发挥不同的作用,相互配合,相互支持,因此这两类人缺一不可。

2.3 制定合理的系统实施计划

“凡事预则立,不预则废”,一个合理的实施计划是保证系统顺利实施的前提条件。首先,实施计划应包括明确的系统目标和时间安排。这里的系统目标与系统选型时的目标是有 区别的,系统选型时确定的目标仅是认识上、粗放的目标,而实施计划中的目标是明确的、既定的。只有目标明确才能做到有的放矢,才能对系统实施后的效果进行评估。实施计划的时司安排是指将整个实施过程划分为若干个实施步骤,明确界定每个步骤的时间跨度、需要的费用和要达到的结果。再次,明确每一实施步骤的具体负责人及负责人要承担的责任。最后,制定了实施计划,就要严格按计划来组织实施。

2.4 控制重要的实施环节

在系统实施的过程中应包括这些主要步骤:(1)软、硬件系统的选购和安装;(2)数据采集;(3)建立系统原型;(4)基础数据库的建立;(5)系统试运行和系统测试;(6)系统切换和相应文档的建立;(7)系统验收;(8)系统维护和完善。在这些实施步骤中,最为重要的环节就是建立系统原型、系统切换和系统的维护与完善。

2.4.1 建立系统原型

人力资源管理系统原型的建立是一个漫长而复杂的过程,这一过程包括系统预算;软硬件系统的选型、采购和安装;系统功能的测试;数据的采集、转换;以及系统的试运行和测试等。在项目的实施中需要各个部门的协作和配合,在这个过程中,项目小组的实施负责人要指导系统实施涉及到的部门和员工做好项目的配合工作,完成数据的采集、转化和系统的试运行和测试工作。

2.4.2 系统坝测试

由于人力资源管理系统需处理的信息关系非常复杂,各企业的需求也不尽相同,再加上软件的商品化程度远不如已经运行多年的成熟软件产品,存在的错误较多。如果不在项目实施的初期解决这些问题,随着问题的不断暴露,不仅会浪费大量的人力,更严重的是会使他人失去信心,严重影响工作的进展。

2.4.3 新旧系统切换

新旧系统的切换是人力资源管理系统实施中的另一个重要环节。这一环节的组织和实施尤为重要。这一环节的主要工作就是让企业的人力资源管理人员、各个部门负责人和企业领导都安装和使用新系统,逐步熟悉新系统,目的就是要改变原来的工作方式,而采用新系统、新方式完成日常工作处理。由于企业的人力资源管理人员已习惯了原有的工作方式,而习惯的改变必然要有一个过渡期,并且习惯的改变也与员工各方面的素质有关,比如学习能力等。因此要充分重视系统切换的过程,采用正确的方式、方法来引导员工改变旧观念。员工的积极配合和企业领导的直接参与是系统成功切换的重要因素。此外还要有目的的组织一些培训课程,以便让员工尽快熟悉新系统、了解系统的优点,从而培训他们对系统的依赖性。此外,还可以鼓励员工提出系统的缺点和不足,这样既可以调动员工使用新系统的积极性,还为以后系统的完善提供了依据。

2.4.4 系统维护与完善

人力资源管理系统的维护与完善是系统实施的最后一个环节,也是一项长期任务,系统的日常维护、软件版本的升级、企业内的定期培训等都是这一环节要完成的工作。企业应安排有部门和专人负责系统的定期修改、调整和改进,要视企业的发展需要和系统的运行情况,完善已有模块的功能,补充新的功能和模块,从而使人力资源管理信息系统日臻完善,真正成为企业的人力资源信息管理中心,成为企业领导决策的信息来源,成为规范企业管理的有效工具。

3 人力资源管理系统实施中的注意事项

人力资源管理软件通常只是一个通用的系统框架,只是协助使用者工作。实施中根据企业的实际情况和企业所在地的政策法规,进行这个系统的完善工作就非常重要。毫不夸张地说,人力资源管理系统项目成功与否的关键就在于这个实施过程中的工作。

由于人力资源管理系统管理的是所有与人相关的数据,信息量大,变化频繁,内部关联性较弱,数据的采集、确认、更新和检查都比较困难,而且其管理的信息与员工的切身利益密切相关,特别是工资计算不能有任何错误,因此,实施工作尤为繁琐和困难,其难度和工作量远远大于一般人的预计。笔者认为,为了最大限度地提高企业的人力资源管理水平,成功地实施人力资源管理系统,需要特别注意以下几点:

3.1 培训

要想使人力资源管理系统真正地发挥应有的效用,必须通过培训转变人们特别是中高层领导的思维方式和行为方式。要让他们学会并习惯于通过系统来进行科学的管理,而不是决策凭感觉,分析凭经验。培训不光要使员工明白采用人力资源管理系统的好处,更重要的是使他们了解系统的功能和系统的运行方式,学习软件系统中蕴涵的先进理念,主动积极地反思现行的体系,探讨改进的方案。

3.2 改进企业的相关制度和信息结构

由于历史的原因和条件的局限,很多企业现行的相关制度、人事相关信息的组成和报表不尽合理和科学。而实施人力资源管理系统正是一个非常好的契机来回顾本企业不合理、不科学或不符合国家相关法律和规章的地方,重新合理地组织人事相关信息和报表,从而减少企业运行的潜在风险,将人力资源部员工的工作放在刀刃上。因此,实施人力资源软件不应只是单纯地将现行的制度和报表计算机化,而是应该充分地回顾本企业的相关政策和信息组成,去掉不合理的成分,将改进的建议报告给企业的决策领导并争取付诸实施。

3.3 建立科学的程序性文件

人事相关信息的特点是信息量大、变化频繁、采集和确认困难而且无内联关系。采用计算机系统来管理人事信息要求数据的采集、更新能够完整、准确和及时。这两者之间的矛盾会因为新系统的投入运行而变得越来越突出。新系统在运行后无疑会迫使一部分员工改变已经熟悉了的工作方法和习惯,学习包括计算机知识在内的新知识、新方法、新程序,一部分人的利益也许会受到影响。在系统的实施过程中,很多企业由于有关人员素质较低、工作责任心不强,加上某些管理人员的随意指挥,会造成系统的实施和运行事倍功半,而且降低了系统的功效。所以,除加强培训外,建立必要的科学的程序性文件,做到有章可循,减少和杜绝各种特例情形,才能为人力资源管理系统的实施和正常运行提供有效的保证。

人力资源管理系统的实施不只是人事部门或计算机部门的事。为了保证数据的完整、准确和及时,需要企业内各个部门和全体员工的积极配合。同时,采用人力资源管理软件。需要在充分回顾企业政策的基础上,根据先进的人力资源管理理念,从程序到操作进行全面改进。对于人力资源的投入往往是长期效应,因此,急功近利的做法或是一蹴而就的想法是不可取的。